Составление и оформление организационно-распорядительных документов

ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ

ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ

Кафедра Экономики  предприятий и предпринимательства

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине: «Документационное обеспечение  управления»

На тему: «Составление и оформление организационно-распорядительных документов»

 

 

 

 

 

Исполнитель:

Специальность: ГиМУ

Группа: 5

№ зачетной книжки:

 

Руководитель:

 

 

 

 

 

Челябинск 2009

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………….3

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ……………………………………………………………..4

1. Составление и оформление организационных документов…..…………….4

2. Составление и оформление распорядительных документов.………………9

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….15

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ………17

ПРИЛОЖЕНИЕ………………………………………………………………….18

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, контроль, подбор и расстановку кадров и т.д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которой фиксируется в документах.

Законодательными  и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. Материальными носителями фиксированной информации являются документы. Каждая функция управления отражается в определенных документах, служащих способом и средством реализации управленческих решений.

Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами (ОРД).

Целью работы является систематизация, накопление и закрепление  знаний о видах организационно-распорядительных документов, применяемых в управленческой деятельности.

 

 

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

1. Составление  и оформление организационных  документов

Деятельность  учреждений фиксируется в документах разного вида. Согласно действующему законодательству органы законодательной  и исполнительной власти Российской Федерации издают такие документы, как решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.

Организации, учреждения, частные предприятия создают  уставы, положения, инструкции и т.д.

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Существуют, например уставы добровольных спортивных обществ, акционерных обществ, товариществ  с ограниченной ответственностью, уставы, определяющие организацию и сферу деятельности Вооруженных сил РФ (Строевой, Дисциплинарный и др.), уставы общественных организаций и т.д.

Уставы –  это сложные документы, структуру  и содержание которых определяют сами разработчики.

Текст устава состоит из разделов:

- общие положения  (определяют задачи и цели создаваемой  организации);

- организационное  единство (структурные подразделения,  их взаимосвязи);

- регламент  деятельности (формы управления, права  и обязанности должностных лиц);

- финансово-материальная база (определение размеров основных оборотных средств, источники, порядок распоряжения средств и ценностями);

- отчетная и  ревизионная деятельность;

- порядок ликвидации  и ответственность по делам  государственной власти.

Уставы общественных организаций по делам организации.

Общие уставы утверждают высшие органы государственной власти. Уставы общественных предприятий и  учреждений утверждают вышестоящие  органы (министерства, ведомства).

Уставы муниципальных  предприятий утверждают районные или  городские администрации.

Устав частных  предприятий утверждают владельцы, коллективы при администрации в  областных, краевых, городских или  районных администрациях.

Должностная инструкция – организационно-распорядительный документ длительного или постоянного  срока действия (до введения новой), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц.

Все инструкции можно разделить на две основные группы:

- инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения);

- должностные  инструкции, определяющие функции,  права, обязанности и ответственность  должностных лиц.

Инструкции  могут разъяснять порядок применения законодательных актов и распорядительных документов (законов, постановлений, приказов).

Инструкция  состоит из нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной  частью документа.

Раздел «Общие положения» устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, освобождение от должности и назначение на нее.

Раздел «Должностные обязанности» определяет виды работ, выполняемые  сотрудником.

Раздел «Права»  устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы.

Раздел «Ответственность»  конкретно указывает на то, за что  работник несет ответственность.

Разделы инструкции могут иметь и другие названия.

Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных  подразделений, отделы кадров или специалисты по работе с персоналом. Текст согласовывают с юристами, отделом труда и заработной платы. Утверждают должностные инструкции руководители организации или с помощью распорядительного акта.

Изменения в  должностную инструкцию вносит руководитель организации своим приказом или с помощью распорядительного акта.

Текст инструкции имеет характер указаний. Рекомендуется  четкие формулировки с распорядительными  словами: «должен», «имеет право», «допускается», «запрещается» и т.д. текст излагают от третьего лица или в безличной форме.

Если инструкция предусматривает введение в практику документа формы (карты учета, акта, плана задания и т.д.), то проект бланка этого документа должен содержаться  в приложении к инструкции. В тексте следует описать порядок использования документа (перечень реквизитов, указание на того, кто заполняет документ, количество экземпляров, указание на того, кому передают документ и в какой период времени).

Инструкцию  подписывает автор-составитель, а  утверждает руководитель или специальный распорядительный документ.

Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана  другая дата). Инструкцию оформляют  на бланке формата А4. Должностная  инструкция может служить основанием составления трудового договора (контракта) и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.

Инструкции  по безопасности труда оформляют  отделы охраны труда и техники  безопасности.

Положение –  правовой акт, определяющий порядок  формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом и его структурных подразделений.

Положения бывают:

- индивидуальные  – об отделах, цехах, управленческих  подразделениях, включенных в схему  организационной структуры управления предприятием;

- типовые –  о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатывают  по указанию руководителей предприятия  и инициативе руководителей структурных  подразделений.

Исполнитель составляет текст положения. Положение подписывает руководитель структурного подразделения (его деятельность регламентируется вышестоящим руководителем, которому подчиняется данное подразделение), и разработчик.

Проект положения  согласовывают с юридическим  отделом. Если проект вызывает возражения и замечания, их излагают на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта.

Проект положения  представляют на утверждении руководителю предприятия.

Положение об организации  утверждают с помощью распорядительного  документа вышестоящей организации.

Датой положения  является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Положение является сложным документом. Его структура  и содержание, как правило, определяет учреждение-разработчик.

Текст может  состоять из следующих разделов: общие положения, основные задачи и функции, права, организация работы в целом или отдельных структурных подразделений.

Штатное расписание закрепляет должностной и численный  состав предприятия, указывает фонд заработной платы.

Оформляют штатное расписание на бланке предприятия, указывая перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание подписывает заместитель руководителя предприятия, согласовывается оно с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.

В грифе утверждения  указывают общую штатную численность  предприятия и месячный фонд заработной платы.

Изменения в  штатное расписание вносят приказом руководителя предприятия.

Структура и штатная численность поддерживается согласно Уставу предприятия. Указывают все структурные подразделения, должности и количество штатных единиц каждой должности.

Документ оформляют  на бланке предприятия. Подписывает  его заместитель руководителя предприятия. Согласовывают его с главным бухгалтером. Утверждает директор предприятия.

Все изменения  вносят приказом директора.

 

2. Составление  и оформление распорядительных  документов

Распорядительные  документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями.

Издание распорядительных документов обязательно: по организационным  вопросам, вопросам планирования, производства, строительства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и  кредита, труда и заработной платы.

Во всех случаях, когда действующими нормами не установлено обязательное издание документа, выбор письменной или устной формы управленческих действий лежит на органе управления (должностном лице).

Распорядительные  документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям; группам или отдельным должностным лицам.

К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения.

Схема подготовки распорядительных документов:

- всесторонне  изучение вопроса, подготовка проекта документа;

- согласование  текста, его подписание (распоряжение, указание, приказ);

- обсуждение  и принятие документа на заседании  коллегиального органа (постановление,  решение).

Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурными подразделениями или отдельными специалистами, а также рабочей группой.

Для подготовки проекта документа надо изучить  существо вопроса, просмотреть предыдущие документы по данному вопросу, учесть различия мнений и написать проект. Проект обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают и подписывают у руководителя организации. Подготовленный документ доводят до сведения заинтересованных сторон.

Приказ (по основной деятельности) – правовой акт, издаваемый указом руководителя предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.

Приказ –  это основной распорядительный документ (прил.1)

Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решение поручения по организации работы, организационные мероприятия, тоги работы, результаты ревизий и т.д.

Приказы издаются только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основе новых приказов.

Подготовка  проекта приказ включает следующие стадии:

- изучение сущности  вопроса, знакомство с законодательными  актами и другими документами,  издававшимися по этому вопросу,  проработка информационно-справочных  документов предприятия (справок,  отчетов, писем);

- подготовка  текста документа;

согласование текста;