Состав реквизитов организационно-распорядительных документов (ОРД), правила их оформления

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:                               

 Государственное учреждение                               

 Всероссийский научно-исследовательский                               

 институт документоведения  и архивного дела                              

 Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393 

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:                           

                       Образцову О.П.                                                

 ул.Садовая, д.5, кв.12,                                                

 г.Липки, Киреевский р-н,                                                

 Тульская обл., 301264 

 

16 Гриф утверждения. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:                                              

 УТВЕРЖДАЮ                                             

 Президент ЗАО "Ростекстиль"                                        

       Личная подпись В.А. Степанов                                              

 Дата 

 

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой  длинной строки, например:                                                

    УТВЕРЖДАЮ                                             

 Генеральный директор                                           

 АО "Электронные технологии"                                        

 Личная подпись      Л.В. Кузнецов                               

                                  Дата 

 

При утверждении документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном  уровне.

При утверждении документа  постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова  УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например: 

 

 

                                            УТВЕРЖДЕН                                           

 решением общего собрания              

                               акционеров от 05.04.2003 N 14 

 

или                                            

 УТВЕРЖДЕНО                                           

 приказом ВНИИДАД                                           

 от 05.04.2003 N 82 

 

 

  Гриф утверждения документа  располагают в правом верхнем  углу документа.

18 Заголовок к тексту  включает в себя краткое содержание  документа. Заголовок должен быть  согласован с наименованием вида  документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных  на бланках формата А5, заголовок  допускается не указывать.

20 Текст документа составляют  на государственном языке Российской  Федерации или на государственных  языках субъектов Российской  Федерации в соответствии с  законодательством Российской Федерации  и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют  в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в  виде анкеты наименования признаков  характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы  должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк  должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем  на одной странице, графы таблицы  должны быть пронумерованы и на следующих  страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций  или ранее изданных документов, указывают  их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер  документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько  решений, выводов и т.д., то его  можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими  цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих  на принципах единоначалия, а также  документах, адресованных руководству  организации, текст излагают от первого  лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных  органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст  излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих  права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения  текста от третьего лица единственного  или множественного числа ("отдел  осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие  формы изложения:

- от первого лица множественного  числа ("просим направить", "направляем  на рассмотрение");

- от первого лица единственного  числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного  числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

21 Отметку о наличии  приложения, названного в тексте  письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают  его наименование, число листов и  число экземпляров; при наличии  нескольких приложений их нумеруют, например:

 

 

 Приложение: 1. Положение  об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

 2. Правила подготовки   и  оформления  документов  Управления регионального

кредитования на 7 л. в 2 экз.

 

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают  другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: 

 

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. 

 

Если приложение направляют не во все указанные в документе  адреса, то отметку о его наличии  оформляют следующим образом: 

 

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. 

 

В приложении к распорядительному  документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем  углу пишут "Приложение N " с указанием  наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: 

 

 

                                                      Приложение N 2                                                     

 к приказу Росархива                                                      

 от 05.06.2003 N 319 

 

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N " печатать прописными буквами, а  также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и  регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:                                                    

 

                                                     ПРИЛОЖЕНИЕ N 2                               

                к приказу Минздрава России                                                   

       от 05.06.2003 N 251 

 

22 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: 

 

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятий            Личная подпись            А.А. Борисов 

 

или на бланке: 

 

Вице-президент                      Личная подпись            А.А. Борисов 

 

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например: 

 

Исполнительный директор

ЗАО "Партнер"                       Личная подпись            Н.А. Федоров 

 

При оформлении документа  на бланке должностного лица должность  этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под  другой в последовательности, соответствующей  занимаемой должности, например: 

 

Директор института                  Личная подпись              М.В. Ларин 

 

Главный бухгалтер                   Личная подпись               З.В. Марьяш 

 

При подписании документа  несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном  уровне, например: 

 

Заместитель директора                                         Заместитель директора

по научной работе                                                 по научной работе 

 

Личная подпись            Ю.Г. Демидов                 Личная подпись             К.И. Игнатьев 

 

При подписании совместного  документа первый лист оформляют  не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности  лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: 

 

Председатель комиссии                Личная подпись       В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии                            Личная подпись       А.Н. Сокова                                    

                     Личная подпись       А.С. Красавин                           

                              Личная подпись       О.И. Рысков 

 

23 Гриф согласования документа  состоит из слова СОГЛАСОВАНО,  должности лица, с которым согласован  документ (включая наименование  организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: 

 

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации 

 

Личная подпись            А.Г. Грязнова  

 

Дата 

 

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом: 

 

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 N 430-162 

 

или 

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании "Росгосстрах"

от 05.06.2003 N 10