Состав реквизитов организационно-распорядительных документов (ОРД), правила их оформления

Вопрос 1. Состав реквизитов организационно-распорядительных документов (ОРД),  правила их оформления

 

В деятельности каждой организации, учреждения, предприятия независимо от формы собственности, ведомственной  принадлежности, направления и специфики  деятельности создается большое  количество организационно-распорядительных документов. Организационно-распорядительный документ — документ, применяемый  при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций  управления. Организационно-распорядительные документы составляют отдельную  подсистему управленческой документации и обеспечивают организацию процессов  управления и управленческого труда. Именно поэтому система организационно-распорядительной документации (ОРД) самая массовая.

Так как понятие управленческой деятельности весьма многогранно, то для  документальной фиксации ее различных  сторон используются различные виды документов. Это позволяет выделить в системе ОРД следующие основные группы документов:

- распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);

- организационные (устав  организации, положение об организации,  структура и штатная численность,  штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция работнику, график отпусков и др.);

- справочно-информационные (акт, письмо, докладная и объяснительная  записки, справка и др.)

Перечень приведенных  выше документов, входящих в систему  ОРД, не исчерпывающий. Отдельно следует  выделить такой вид документа, как  протокол, который сочетает в себе черты и распорядительного, и  справочно-информационного документа.

Информационный элемент  документа, характеризующий сам  документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени, называется реквизитом.

Состав реквизитов документов, входящих в систему ОРД, а также  общие правила их оформления определены  ГОСТ Р 6.30-2003, который устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных документов:

01   Государственный  герб Российской Федерации;

02   герб субъекта  Российской Федерации;

03   эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04    код организации;

05 основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

06 идентификационный номер  налогоплательщика/код причины постановки  на учет (ИНН/КПП);

07 код формы документа;

08 наименование организации;

09 справочные данные об  организации;

10 наименование вида документа;

11 дата документа;

12 регистрационный номер  документа;

13 ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 место составления или  издания документа;

15 адресат;

16 гриф утверждения документа;

17 резолюция;

18 заголовок к тексту;

19 отметка о контроле;

20 текст документа;

21 отметка о наличии  приложения;

22 подпись;

23 гриф согласования документа;

24 визы согласования документа;

25 оттиск печати;

26 отметка о заверении копии;

27 отметка об исполнителе;

28 отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

29 отметка о поступлении  документа в организацию;

30 идентификатор электронной  копии документа.

Предусмотренный стандартом состав реквизитов следует считать  типовым, поскольку набор их при  подготовке документов одного и того же наименования в различных управленческих ситуациях может быть различным.

Состав реквизитов ОРД  можно разделить на  постоянные и переменные.   Постоянные реквизиты в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования, они идентифицируют (определяют, отождествляют) автора официального документа. Переменные наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает документам придание им юридической силы и возможность идентификации.

Так, например,  в оформлении Уставов должны присутствовать следующие  реквизиты:  наименование вида документа  – УСТАВ,  дата документа,  регистрационный  номер документа,  место составления  или издания документа,  гриф утверждения  документа, текст документа, подпись, гербовая печать.

Формуляр-образец Положения  о структурном подразделении  содержит следующие реквизиты:  наименование организации, наименование структурного подразделения,  наименование вида документа,  дата документа,  регистрационный  номер документа,  место составления  или издания документа,  гриф утверждения документа,  заголовок к тексту,  текст документа,  подпись, визы согласования документа, гербовая печать.

Формуляр-образец Должностной  инструкции состоит из следующих  реквизитов: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа,  дата документа,  регистрационный номер  документа,  гриф утверждения документа,  текст документа,  подпись, визы согласования документа.

Формуляры-образцы Приказов, Распоряжений, Решений и Постановлений  содержат следующие  реквизиты: наименование организации,  наименование вида документа,  дата документа,  регистрационный  номер документа,  место издания, заголовок к тексту,  текст  документа,  подпись, визы согласования документа (на распоряжении не проставляется).

Формуляр-образец Объяснительной записки содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения,  наименование вида документа,  дата документа,  регистрационный номер документа,  заголовок к тексту,  текст  документа,  подпись.

 Формуляр-образец Докладной  записки содержит следующие реквизиты:  наименование организации, наименование  структурного подразделения,  наименование  вида документа,  дата документа,  регистрационный номер документа,  место составления документа,  адресат, заголовок к тексту,  текст документа, отметка о  наличии приложения,  подпись.

Формуляр-образец Акта содержит следующие реквизиты:  наименование организации,  наименование вида документа,  дата документа,  регистрационный  номер документа,  гриф утверждения  документа,  место составления  или издания,  заголовок к тексту,  текст документа,  подпись,  отметка  о наличии приложения, оттиск печати.

Формуляр-образец Протокола  содержит следующие реквизиты:  наименование организации,  наименование вида документа,  дата документа,  регистрационный номер документа,  место составления или издания,  заголовок к тексту,  текст документа,  подписи.

Формуляр-образец Письма содержит следующие реквизиты:  адресат, заголовок к тексту,  текст  документа, отметка о наличии  приложения, подпись, отметка об исполнителе, оттиск печати (гарантийное письмо).

 

Требования к оформлению реквизитов документов 

08 Наименование организации,  являющейся автором документа,  должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных  документах.

Над наименованием организации  указывают сокращенное, а при  его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций  субъектов Российской Федерации, имеющих  наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный  язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации  на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке  располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации  приводят в тех случаях, когда  оно закреплено в учредительных  документах организации. Сокращенное  наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают  в том случае, если оно является автором документа, и располагают  ниже наименования организации.

09 Справочные данные об  организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона  и другие сведения по усмотрению  организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной  почты и др.).

10 Наименование вида документа,  составленного или изданного  организацией, должно быть определено  уставом (положением об организации)  и должно соответствовать видам  документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют  арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и  месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует  оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в  последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

12 Регистрационный номер  документа состоит из его порядкового  номера, который можно дополнять  по усмотрению организации индексом  дела по номенклатуре дел, информацией  о корреспонденте, исполнителях  и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя  и более организациями, состоит  из регистрационных номеров документа  каждой из этих организаций, проставляемых  через косую черту в порядке  указания авторов в документе.

14 Место составления или  издания документа указывают  в том случае, если затруднено  его определение по реквизитам "Наименование организации"  и "Справочные данные об  организации". Место составления  или издания указывают с учетом  принятого административно-территориального  деления, оно включает в себя  только общепринятые сокращения.

15 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):                                         

 Минюст России                                       

 Департамент информатизации                                        

 и научно-технического  обеспечения 

 

Должность лица, которому адресован  документ, указывают в дательном  падеже, например: 

                                                  

   Генеральному директору                                                   

 ОАО "Северные регионы"                                                   

 В.А. Лагунину 

или                                                 

 АО "Электроцентромонтаж"                                                 

 Главному бухгалтеру                                                

 В.М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций  или в несколько структурных  подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:                                                   

 Администрации районов                                                    

 Московской области 

 

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению  к самой длинной строке. Например:                                                        

 Главному редактору                                                      

  Издательского дома                                                      

  "Медиадом"                                                      

  Н.В. Семиной 

Документ не должен содержать  более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым  адресатами не указывают. При большем  числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в  последовательности, установленной  правилами оказания услуг почтовой связи.