Содержание управленческого документа. Докладная записка

При составлении текста в  виде анкеты наименования признаков  характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в  именительном падеже или словосочетанием  с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и  т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы  должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк  должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем  на одной странице, графы таблицы  должны быть пронумерованы и на следующих  страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может  содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций  или ранее изданных документов, указывают  их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько  решений, выводов и т.д., то его  можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими  цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих  на принципах единоначалия, а также  документах, адресованных руководству  организации, текст излагают от первого  лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах, устанавливающих  права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения  текста от третьего лица единственного  или множественного числа ("отдел  осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В приложении к распорядительному  документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем  углу пишут "Приложение №" с указанием  наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а  также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и  регистрационный номер относительно самой длинной строки.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и  сокращенное - на документе, оформленном  на бланке); личная подпись; расшифровка  подписи (инициалы, фамилия).

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При оформлении документа  на бланке должностного лица должность  этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под  другой в последовательности, соответствующей  занимаемой должности.

При подписании документа  несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном  уровне.

При подписании совместного  документа первый лист оформляют  не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности  лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Гриф согласования документа  состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности  лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Согласование документа  оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись  и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Оттиск печати заверяет подлинность  подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих  факты, связанные с финансовыми  средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной  подписи.

Документы заверяют печатью  организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют  заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа  заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя  документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет  храниться документ.

Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело подписывается  и датируется исполнителем документа  или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении  документа в организацию содержит очередной порядковый номер и  дату поступления документа (при  необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о  поступлении документа в организацию  проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной  копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом  нижнем углу каждой страницы документа  и содержащая наименование файла  на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые  в организации. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные  системы документации.

 

1.4 Требования к бланкам документов

 

Официальные документы, как  правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003.

Бланк документа - это лист бумаги с заранее воспроизведенными  реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации - авторе документа.

Документы изготавливают  на бланках.

Устанавливают два стандартных  формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный  как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое, верхнее и нижнее;

10 мм – правое.

Бланки документов следует  изготавливать на белой бумаге или  бумаге светлых тонов.

Бланки документов оформляют  в соответствии с приложением  А. Ориентировочные границы зон  расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Реквизит 01 (02 или 03) располагают  над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные  отметки для реквизитов 11, 12, 13 в  пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало  и конец каждой строки реквизитов  равно удалены от границ зоны  расположения реквизитов);

- фланговым (каждая строка  реквизитов начинается от левой  границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают  следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида  документа.

Общий бланк используют для  изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости  от учредительных документов организации  включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости  от учредительных документов организации  включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации  включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные  отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов  Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно  использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.   Докладная  записка: виды, состав содержательной  части,

реквизиты

 

2.1 Понятие «докладная  записка», виды докладных записок

 

         Докладная записка — документ, адресованный руководителю другого структурного подразделения, руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

           Докладная записка составляется  как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по  указанию (письменному или устному)  руководителя.

 

          Виды докладных записок

По содержанию докладные  записки подразделяются на:

• инициативные;
• информационные;
• отчетные.

          Инициативная  докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

         Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

         Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

 

 

 

 

 

 

2.2  Содержание и оформление докладной записки

 

         Оформление докладной записки  зависит от ее адресата. Если  докладная записка адресована  руководителю организации, она  считается внутренней, если она  направляется за пределы организации,  например в вышестоящую организацию,  то внешней. 

 

    Внешняя  докладная записка должна содержать в себе реквизиты:

• наименование организации;
• название вида документа (докладная записка);
• дату;
• индекс;
• место составления;
• адресат;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись руководителя организации;
• фамилию исполнителя;
• номер его телефона.

Для ее оформления обычно используется общий бланк организации.

 

   Внутренняя  докладная записка включает в себя реквизиты:

• наименование структурного подразделения;
• наименование вида документа (докладная записка);
• дату;
• адресат;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись.

        Подписывает  внутреннюю докладную записку  составитель (с указанием должности,  инициалов, фамилии).

        Внутренние докладные записки оформляют на обычном листе бумаги.

 

Содержание докладной  записки делят на две или три  смысловые части.

Первая часть – констатирующая, в ней излагается события, причины, факты, которые стали поводом, чтобы  ее написать.

Вторая часть – анализирующая, в которой содержится анализ ситуации.

Третья часть – резюмирующая. Она включает выводы и предложения  по исправлению сложившейся ситуации.

Вторая часть докладной  записки может отсутствовать. В  таком случае докладная записка состоит из констатации фактов и выводов с предложениями.

          Резолюция руководителя, рассмотревшего  внутреннюю докладную записку,  является основанием для принятия  каких-то решений, издания документов, проведения мероприятий.