Содержание управленческого документа. Докладная записка

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Брянская государственная  инженерно-технологическая академия»

(ФГБОУ ВПО «БГИТА»)

Экономический факультет

Кафедра «Государственное управление и финансы»

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине:

«Основы делопроизводства и  документооборота»

на тему:

Содержание управленческого  документа. Докладная записка

Вариант 7

Кр–2068029.080105.042.13

Автор работы   _________________  ______________  А.В.Менщиков

                                                          ^{подпись                                          дата}

Группа                      ФК-104                № зач. кн.12-7042

Факультет, форма и срок обучения            ЦДП и ДПО, заочная, 3 года

Направление                             080100.62 «Экономика»

Профиль                                       «Финансы и кредит»

Дата и номер

Регистрации       _________________  ______________ 

                                                               ^{подпись                                          дата}

 

Допуск к защите _________________  ______________  О.В.Михеенко

                                                                  ^{подпись                                         дата}

Дата защиты________________ Оценка: ______________

Руководитель

работы                _________________  ______________  О.В.Михеенко

                                                                  ^{подпись                                           дата}

 

Брянск 2013

 

Содержание

 

 

 

Введение……………………………………………………………….....           3

 

1. Содержание и форма управленческого документа. Реквизиты документа, порядок их нанесения……………………………………           5

 

          1.1  Понятия "документ", "управленческий документ"……………….           5

1.2 Основные правила составления  и оформления документов……...           7

1.3 Требования к оформлению  реквизитов документов………………         11

1.4 Требования к бланкам  документов…………………………………         18

2.   Докладная  записка: виды, состав содержательной  части,

      реквизиты……………………………………………………………….          21

          2.1 Понятие «докладная записка», виды докладных записок………...          21

          2.2 Содержание и оформление докладной записки……………………         22

Приложение №1……………………………………………………...         24

Приложение №2……………………………………………………...         24

3.   Практическое задание №34…………………………………………....         25

Заключение……………………………………………………………….         26

          Список литературы………………………………………………………         27

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

С 1 июля 2003 года введён ГОСТ Р 6.30-2003 – «Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Выход стандарта имеет  большое значение, прежде всего для  унификации оформления документов, что  должно облегчить автоматизированный обмен информацией и документацией. Применение стандарта не только повысит  общую культуру оформления документов, но и обеспечит их юридическую  силу, так как стандарт называет обязательные реквизиты и определяет порядок их написания. 

В новом стандарте унифицированная  система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой  организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее –  документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а  также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования  деятельности:

- Федеральных органов государственной власти субъекта Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления; предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

Настоящий стандарт устанавливает:

состав реквизитов;

требования к оформлению реквизитов;

требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного  документа, т.е. формуляр-образец ОРД  с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов.

Целью контрольной работы является рассмотрение таких понятий, как «документ», «управленческий  документ», «докладная записка»; отображение  основных требований к нанесению  реквизитов, оформлению бланка документа.

Также работой предусмотрено  выполнение практического задания  по написанию делового письма организации  в другую организацию.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Содержание и форма управленческого документа. Реквизиты документа, порядок их нанесения

 

1.1 Понятия "документ", "управленческий документ"

 

Формирование официально-деловой  письменной речи во всех языковых культурах  обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с  необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических  и частных лиц. Интернациональные  свойства делового письма - следствие  универсальности задач, которые  оно призвано решать, а именно - служить  инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной  информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность (объективность), актуальность (необходимость, новизна, своевременность), убедительность (аргументированность), полнота (достаточность информации).

Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом  общении документирование имеет  особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или  распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила  документирования устанавливаются  правовыми актами каждого государства  или вырабатываются традицией.

Итог документирования - создание документа.

В Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации" закреплено следующее  определение понятия "документ":

Документ - это зафиксированная  на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.95 № 24-ФЗ.

Это же определение дано и в государственном стандарте  на термины и определения "Делопроизводство и архивное дело". Для более  полной характеристики понятия "документ" следует раскрыть и понятие "реквизит".

Каждый документ состоит  из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись  и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее  определение:

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Издательство стандартов, 1998.

Различные документы состоят  из разного набора реквизитов. Число  реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного  документа. Для многих документов число  реквизитов строго ограничено. Для  ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат  закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном  материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность  передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное  возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.

Официальные документы - это  документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные  и удостоверенные в установленном  порядке.

Среди них особую категорию  составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным  стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы  выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных  частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством  их исполнения и источником для обобщений  и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством  соответствующих документов: распорядительная деятельность - изданием различных  распорядительных документов; планирование - посредством подготовки различных  планов; учет - в виде составления  и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль- путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

накопления и обобщения  информации (отчеты, акты, доклады и  др.);

передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

 

 

1.2 Основные правила составления и оформления документов

 

Основные правила составления  и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее  время в России общегосударственных  нормативно-методических документах - государственных стандартах, которые  являются основой для конкретизации  правил работы с документами в  каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

На основе законодательных, нормативных и нормативно - методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила  документирования, в том числе:

- права и обязанности  должностных лиц, отдельных сотрудников  в процедурах оформления документов;

- состав применяемых в  аппарате управленческих документов;

- компетенция руководителя, его заместителей и руководителей  среднего звена, их право на  издание различных видов распорядительных  документов;