Система мер по обеспечению сохранности архивных документов

Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей.

Высота архивохранилища колеблется от 2,25 м до 4 м в зависимости от технологического оборудования, принятого для хранения архивных документов.

Архивохранилище архивных документов на нитрооснове (опасной, горючей) территориально отделяется и изолируется  от других архивохранилищ и снабжается дополнительной вытяжкой воздуха.

 

2.3 Режимы хранения архивных документов

Охранный  режим

Организация охраны архива осуществляется в соответствии с  требованиями законодательных и  иных нормативных правовых актов  Российской Федерации, и включает комплексом мер.

Охрана архива осуществляется на основании договора между архивом и соответствующим подразделением охраны.

Обязательному оснащению  средствами охранной сигнализации и  опечатыванию подлежат архивохранилища  и помещения, в которых постоянно  или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.

Опечатыванию подлежат металлические шкафы и сейфы, где временно хранятся выданные из архивохранилищ архивные документы, учетные  документы и научно-справочный аппарат, если они находятся в неопечатываемых помещениях.

Архивохранилища оборудуются крепкими дверями, оснащенными замками повышенной секретности, должно быть не менее двух комплектов ключей, один из которых постоянно находится в службе охраны архива. В специальном журнале ведется учет выдачи ключей.

Архивохранилище в рабочее  время, если в нем не работают сотрудники, должно быть закрыто на ключ. Ключи  от архивохранилища в рабочее  время находятся у заведующего  архивохранилищем или лица, его замещающего.

На посту охраны должен быть список лиц, имеющих право доступа в архивохранилище. Другие работники архива допускаются в архивохранилище только в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.

Вынос из архива архивных документов, и других ценностей разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.

Температурно-влажностный  режим

Правилами установлен оптимальный  температурно-влажностный режим для архивных документов на бумажной основе: температура 17-19°С, относительная влажность воздуха 50-55%.

Температурно-влажностные  параметры воздуха для долговременного  хранения аудиовизуальных и электронных  документов должны соответствовать  нормам, приведенным в таблице⁵:

Вид документа	Температура, °С		Относительная влажность воздуха, %
	черно-белые	цветные	черно-белые	цветные
Документы на кинопленке:
нитрооснова	не выше +10	не выше -5	40-50	40-50
безопасная основа	не выше +15	не выше -5	40-50	40-50
фотодокументы:
стекло	не выше +15	не выше -5	40-50	40-50
пленка	не выше +15	не выше -5	40-50	40-50
фотобумага	не выше +15	не выше -5	40-50	40-50
документы на магнитной ленте и  дисковых носителях	+8 - +18		45-65

 

В хранилищах с нерегулируемым климатом должно применяться рационального отопления и проветривание помещений, а также механические средств увлажнения или осушения воздуха.

Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (±5°С) и относительной влажности воздуха (±10%) не допускаются.

Температурно-влажностный  режим необходимо регулярно измерять при помощи контрольно-измерительных приборов, а параметры записывать в журнале.

Световой  режим

Световой режим хранения архивных материалов должен соответствовать следующим условиям: чем меньше света, тем лучше – постоянное хранение архивных документов должно осуществляться в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.

Освещение в архивохранилище  может быть естественным или искусственным.

Если в хранилище  окон нет, в нем необходимо наличие искусственной или естественной вентиляции воздуха.

Естественное освещение  в архивохранилище допускается  рассеянным светом, так как ультрафиолет оказывает разрушительное действие на документы.

Для искусственного освещения  в архивохранилище применяются  лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

Защита архивных документов от разрушающего действия естественного  и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых  видах работы с архивными документами.

Санитарно-гигиенический  режим

Соблюдение в архивохранилищах санитарно-гигиенического режима, исключает возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

В помещениях должна систематически проводиться влажная уборка, не реже одного раза в год обеспыливание и обработка водными растворами антисептиков.

В архивохранилище нельзя находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранить посторонние предметы, пищевые продукты, а также курить.

Все вентиляционные отверстия, а также окна оборудуются защитными сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

Архивные документы два раза в год осматриваются с целью обнаружения насекомых и плесневых грибов Для проведения санитарно-гигиенических работ предусмотрены санитарные дни.

 

2.4 Оборудование архивохранилища средствами хранения

Архивохранилище оборудуется  стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация деревянных стеллажей, с условием их обработки огнезащитными составами. В качестве дополнительного оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и др.

Кинодокументы, рулонные микрофильмы хранятся в горизонтальном положении в металлических или  пластиковых коробках на стеллажах  типа "елочка",

видеодокументы хранятся в вертикальном положении в заводской упаковке.

В архивохранилище с  естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. Расстояние между рядами стеллажей в главном проходе должно составлять 120 см; проход между стеллажами - 75 см, такое же расстояние должно быть между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене. Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.

Документы в зависимости  от вида хранятся в коробках или других первичных средствах хранения (папках, футлярах и т.п.).

Для того, чтобы учитывать  место хранения документов, все помещения  архива, а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении  стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки  на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо. Укладка дел на стеллажах начинается с верхних полок.

Для ориентирования в  постоянно меняющихся материалах, хранящихся в архиве, составляются топографические указатели – справочники, отражающие размещение документов в архивохранилище. Топографические указатели бывают двух видов – пофондовые и постеллажные.

Карточка пофондового  топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд, а постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. В основе постеллажного указателя лежит место хранения, в основе пофондового указателя лежит объект хранения. Таким образом у каждого вида указателя – свое назначение. Они не заменяют друг друга и даже не дополняют, потому что используются в разных целях. Однако они взаимосвязаны, так как сведения о месте хранения конкретного дела и в том и в другом указателе должны совпадать.

Ведение топографических  указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.

Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических  указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов.

Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а  также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке.

Надписи на ярлыках исполняются  типографским способом, тушью или  специальными черными водостойкими чернилами. Допускается использование  штампов и других аналогичных  средств.

 

2.5 Размещение архивных документов обособленного хранения

Обособленному хранению подлежат следующие архивные документы: секретные; уникальные; имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни; на нитрооснове; пораженные биологическими вредителями; переданные по договору на хранение в архив и не отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации.

Место расположения и  площадь, выделяемая для размещения архивных документов обособленного  хранения, определяются архивом, исходя из реальных возможностей и перспективных  объемов комплектования архива.

Размещение секретных  архивных документов осуществляется в  соответствии с требованиями нормативных  документов по обеспечению режима секретности  в Российской Федерации.

 

2.6 Размещение учетных документов

Исключительно важное значение в деле обеспечения сохранности архивных документов имеет их учет. «Во избежание расхищения документальных богатств законодательными и нормативными актами Российской Федерации предусмотрено обязательное ведение учета документов, как в государственных, так и в негосударственных архивах»⁶

Основные и вспомогательные  учетные документы архива размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работников, ответственных за учет документов архива.

Ответственными за сохранность  и использование учетных документов являются работники, осуществляющие их ведение в соответствующем структурном подразделении и по архиву в целом.

 

2.7 Проверка наличия и состояния документов – это одно из важнейших мероприятий по обеспечению сохранности документов. В ходе проверки устанавливается фактическое наличие документа, находящегося на хранении в архиве; выявляются и устраняются недостатки в учете документов; выявляются документы, требующие реставрации, консервации, профилактической и технической обработки. Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет. Кроме того, в архивах проводятся единовременные проверки наличия и состояния документов, если производились перемещения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий; при смене заведующего архива или лица, ответственного за архив; при ликвидации или реорганизации архива.

По окончании проверки наличия и состояния дел в конце каждой описи после заверительной надписи делается запись.

Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск.

На пропавшие дела, а также дела, не подлежащие восстановлению, составляются соответствующие акты, к которым также составляется справка о проведении розыска.

Проверка наличия и  состояния документов считается завершенной после внесения изменений в учетные документы проверяемого фонда.

Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. При необходимости руководство архива может продлить срок розыска.