Система мер по обеспечению сохранности архивных документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

по программе «Архивоведение»  на тему:

«Система мер по обеспечению сохранности

архивных документов»

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………..........3

Глава 1 Вопросы сохранности документов в нормативно-правовых актах..6

Глава 2 Мероприятия по обеспечению сохранности архивных документов

    в архивах………………………………………………………………8

Глава 3 Требования к обеспечению  сохранности документов (ОСД)

    при выполнении архивных работ…………………………………..19

Заключение……………………………………………………………………21

 

ВВЕДЕНИЕ

На архивы страны возложена великая миссия по сохранению зримой истории нашего Отечества. Это важно для будущих поколений. Архивы недостаточно собрать - не менее важно обеспечить их сохранность. Эта проблема тем более актуальна в свете последних событий, широко обсуждаемых СМИ и связанных с кражей экспонатов из фондов Государственного Эрмитажа, а затем хищения в особо крупных размерах рисунков архитектора и художника-графика Якова Чернихова из РГАЛИ.

К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране связана с безвозвратной гибелью документов. Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам. До сих пор бытует мнение о «бесполезности бумаг» и о «пыльном архиве» как о чем-то ненужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. Но ведь архивы - это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее - горят и гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни - это в равной мере страшно и для отдельного человека и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 1920-х гг.: «Сохраняйте архивы!» - столь же актуален и сегодня.

В настоящее время  обеспокоенность проблемой сохранения духовного и культурного наследия проявляют представители Общественной палаты Российской Федерации, Росархива, органов исполнительной власти, РГГУ, работники федеральных и ряда областных государственных архивов, а также отдельных субъектов федерации.

На Всероссийской научно-практической конференции "Архивоведение и архивное дело в России (1991-2005 гг.): осмысление пройденного", состоявшейся в Москве 19-20 апреля 2006 г., проблемы обеспечения сохранности архивных документов были подробно освещены в докладе Т.Е.Шабановой «Проблемы обеспечения сохранности документов в ретроспективе их практического решения: опыт, итоги перспективы». Большую роль в решении данной проблемы автор доклада отводит государству: «В составе триединой задачи архивной службы - комплектование, сохранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, решение средней из них, особенно в его комплексном аспекте, как ни одно другое направление зависит от поддержки государства, его экономических возможностей, достигнутого научного и технического уровня»¹.

В Общественных слушаниях «Современные проблемы сохранения, комплектования и использования Архивного фонда Российской Федерации», состоявшихся 02 октября 2006 г. в Москве, обсуждалось состояние архивного дела в нашей стране. В своем выступлении руководитель Росархива В.П.Козлов назвал проблемы, с которыми сталкиваются архивисты сегодня в своей работе. Вот некоторые из них: «Слабая материально-техническая база, значительный физический и моральный износ технических средств защиты и инженерных коммуникаций архивных объектов не позволяют в полной мере гарантировать безопасность документов Архивного фонда… В более чем половине архивов состояние инженерно-технических коммуникаций оценивается как неудовлетворительное. Грубо нарушается режим хранения… Не соответствует современным требованиям охранная и пожарная сигнализация значительной части федеральных архивов… Тормозится внедрение информационных архивных технологий в сфере хранения и учета… Серьезной проблемой является отсутствие свободных площадей для приема документов…»².

Исходя из вышесказанного, актуальность вопроса сохранности документов очевидна.

Цель данной курсовой работы: проанализировать систему мероприятий по обеспечению сохранности архивных документов.

В связи с этим необходимо решить следующие задачи:

1 Изучить нормативны акты, регламентирующие организацию хранения архивных документов.

2 Изучить и описать мероприятия по обеспечению сохранности архивных документов.

Объектом курсового исследования является проблема сохранности документов в архивах.

Предметом исследования являются меры, обеспечивающие сохранность архивных документов.

Данная курсовая работа носит реферативный характер. Автором изучены и проанализированы нормативные акты: № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук, вступившие в силу с 24 мая 2007 г; учебно-методическая литература – методические рекомендации по обеспечению сохранности архивных документов на бумажной основе - Привалова В.Ф. и периодические издания по проблеме исследования. В частности автором изучены статьи Шабановой Т.Е. Лариной В.Г. Козлова В.П. Бондаревой Т.И. и других специалистов архивного дела, напечатанные в журналах «Отечественные архивы», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Делопроизводство» а также размещенные в Интернете на сайте «Архивы России».

 

 

 

Глава 1 Вопросы сохранности документов в нормативно-правовых актах

 

 

На протяжении достаточно большого исторического периода необходимость сохранения архивных документов и ответственность за их гибель были закреплены в законе. Так, Судебник 1550 года предусматривал такое суровое наказание, как битье кнутом, за порчу документов. В петровское время на смену телесному наказанию приходит денежное взыскание. В советское время положение о ГАФ СССР (1941 г.) угрожало уголовной ответственностью за гибель и хищение документов, а также за разглашение секретных сведений из документов. Одним из первых законодательных актов по проблемам защиты архивных документов стал Закон СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» от 1976 года. Закон подчеркивал, что памятники истории и культуры являются достоянием народа и составляют неотъемлемую часть мирового культурного наследия. К числу таких памятников закон относил и документальные памятники.

Действующий Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» регламентирует организацию хранения архивных документов. Так, в рамках главы 4 «Хранение и учет архивных документов» особый интерес представляет ст. 17 Закона, определяющая обязанности субъектов архивного дела по обеспечению сохранности архивных документов. Общий порядок хранения документов, образующих Архивный фонд РФ, определен ст. 18 Закона. Конкретный режим хранения выбирается в зависимости от принадлежности архивных документов к государственной, муниципальной или частной собственности и с учетом иных обстоятельств. Также в законе сказано, что важное место в организации хранения документов, образующих Архивный фонд РФ, занимает их надлежащий учет. Такой учет ведется вне зависимости от мест хранения указанных документов в соответствии с порядком, определяемым специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти (ст. 19 Закона).

В соответствии с Законом были разработаны и 18 января 2007 г. Министерством культуры и массовых коммуникаций РФ утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук (далее - Правила). Правила вступили в силу с 24 мая 2007 г. «В Правилах сохранены традиционные подходы к изложению норм организации хранения архивных документов. Вместе с тем с учетом современного законодательства о культурных ценностях, недавних случаев хищений в архивах ужесточены требования к порядку выдачи дел из архивохранилищ, нормативно закреплен порядок хранения ключей, сформулированы правила оформления временного вывоза документов за пределы Российской Федерации. Введены новые разделы «Контроль за сохранностью документов. Возвращение документов в архивохранилища», «Обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях».

Особое внимание уделено  проблемам сохранности уникальных документов»³

Новые Правила – это  свод норм и установок, не противоречащих ФЗ «Об архивном деле в РФ», и «это первый в истории отечественного архивного дела нормативно-правовой юридический акт в полном смысле этого слова».⁴

 

Глава 2 Мероприятия по обеспечению сохранности архивных документов

в архивах

 

Для обеспечения сохранности архивных документов в архиве необходимо соблюдать комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.

Для соблюдения нормативных условий хранения архивных документов необходимо  заниматься строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; созданием оптимальных режимов хранения в помещениях архива; применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов.

Эти требования содержатся в современных нормативных и методических документах - в Правилах, ряде ГОСТов, методических разработках.

 

2.1 Требования к зданиям и помещениям архива

Архив должен размещаться в специально построенных или приспособленных для хранения архивных документов зданиях или отдельных помещениях здания, удаленных от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.

Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных  помещений, предназначенных для  выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.

Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с  ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива. К помещениям основного назначения относятся:

архивохранилища;

рабочие помещения работников архива;

помещения для приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов;

помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;

помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;

помещения для копирования  и реставрации архивных документов (микро-, ксеро-, фотокопирования, фотореставрации и т.п.), обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;

помещения для хранения учетных документов;

комплекс читального зала (с участками выдачи дел и  справочно-поисковых средств, временным хранилищем);

научно-справочная библиотека;

методический кабинет;

выставочный зал.

Размещение архива в  приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке  после проведения их экспертизы. Помещение не должно быть ветхим, деревянным, подвальным, чердачным, неотапливаемым, лишенным естественной вентиляции.

Поблизости от архивного  помещения не должно быть помещений занятых службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

 

2.2 Требования к архивохранилищу

В непосредственном хранилище  архивных материалов запрещается совмещение хранилищ и рабочих помещений  любого назначения (лабораторных, производственных, бытовых). В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды. Желательно, чтобы окна в здании были с северной ориентацией.

Архивохранилище должно иметь удобные выходы к лифтам и лестничным клеткам.

Внутренняя отделка стен, полов, потолков, не должна собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества. В комнатах хранения не следует прокладывать трубы водоснабжения и канализации. Если трубы проложены, то они заключаются в изоляционные короба и подлежат постоянному контролю, чтобы исключить возможность аварии. Электропроводка должна быть скрытой. Хранилище желательно отделять от соседних помещений несгораемыми стенами. Если архивохранилище размещается на первом этаже, окна заделываются металлическими решетками. Помещение для архива должно отвечать требованиям пожарной безопасности и быть оборудовано пожарной сигнализацией. Запрещается пользоваться электроприборами, зажигать свечи, курить.