Система документации

 

 

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 по Разделу 4 «Системы документации»

к программе Заочного годичного курса профессиональной переподготовки по «Документоведению  и документационному обеспечению  управления»

Выполнил: Слушатель

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва  2012

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение

1. Понятие о системе  документации………………………………………………………………….3

2. Организационно – правовая документация…………………………………………………..……3

3. Плановая документация…………………………………………………………………………….4

4. Распорядительная документация…………………………………………………………………...5

5. Справочно-информационно и справочно-аналитическая документация………………………..6

6. Отчетная документация……………………………………………………………………………..7

Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие системы документации

 

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Официальные документы в  зависимости от обслуживаемой ими  сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.

Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации:

•       организационно - правовая документация;

• плановая документация;
• распорядительная документация;
• справочно-информационно и справочно-аналитическая документация;
• отчетная документация;
• документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
• финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);
• документация по материально-техническому обеспечению;
• договорная документация;

• документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия, например на производственном предприятии - это производственная документация, в лечебном учреждении - система медицинской документации, в вузе - система документации по высшему образованию и т.д.

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством  целевого назначения и в комплексе  обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

 

 

2. Организационно – правовая документация

 

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Цель разработки организационных документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Организационно-правовые документы  оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Текст организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке  проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Образец оформления документа организационно – правовой группы представлен в Приложении № 1.

 

3. Плановая документация

 

Планирование деятельности учреждения - важнейшая функция управления, позволяющая сделать работу учреждения максимально эффективной. Планируя деятельность, учреждение достигает поставленные цели с наименьшими затратами времени, материальных и трудовых ресурсов, наиболее целесообразным и экономичным образом.

Результаты планирования фиксируются  в плановых документах, различных  по содержанию и форме. Плановые документы обычно имеют следующие названия: план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема. Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок, например, несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного вида работ, срок которого установлен распорядительным документом или договором.

Плановые документы  оформляется  на общем бланке организации. Обязательными реквизитами являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, грифы согласования (или визы), гриф утверждения.

 

4. Распорядительная документация

 

Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам.

Распорядительные документы должны иметь следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (логотип организции), наименования вышестоящего органа и органа, издающего документ, название вида документа, дата и номер, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающего распорядительный документ.

Текст документов может иметь вступительную  часть, если требуется дать разъяснение  целей и мотивов издания. Вступительная  часть заканчивается ключевым словом - «ПРИКАЗЫВАЮ». При необходимости вступительная часть может содержать ссылки на законы и ранее изданные.

Распорядительная часть делится  на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.

Пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает: наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, конкретный срок выполнения поручения. При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.

Последний пункт приказа - это пункт  о контроле, в котором указывается  наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

Образец оформления распорядительного  документа приведен в Приложении 2.

 

5. Справочно-информационно и справочно-аналитическая документация

 

Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Эти документы выполняют служебную  роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Обязательными реквизитами справочно-информационных документов являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер, заголовок к тексту, подписи.

Обязательными реквизитами докладной  записки являются: наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), заголовок к тексту, подпись.

Текст докладной записки состоит  из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. Вторая, аналитическая часть, может отсутствовать, в этом случае текст докладной записки состоит только из вводной и заключительной частей.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

 

Акт — документ, составленный для подтверждения установленных  фактов, событий, действий. Акт имеет отличия в оформлении.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта, который может содержать и унифицированную форму текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются: название вида документа (АКТ), дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.

Заголовок к акту (приложение ) должен грамматически согласовываться со словом «акт»: Акт Обнаружения некомплектности полученных документов.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). В вводной части акта указывается основание для его составления (факт обнаружения некомплектности), а также, кем составлен акт (председатель, члены комиссии).

В основной части излагается сущность: в чем именно заключается расхождение. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.

При необходимости допускается  включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его.

В конце текста акта указывается  количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

 

6. Отчетная документация

 

Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах  деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени - год, полугодие, квартал, месяц, декада. Отчетная документация в деятельности организации и государства в целом выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой.

Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера).

Датой отчета является дата его утверждения  или вынесения резолюции.

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

ООО КБ «Национальный стандарт»

УТВЕРЖДАЮ                      Председатель Правления                                     __________________ И.И. Иванов                                     12.01.2012