Шпаргалка по "Документоведению"

Например:
	Учреждение «Белорусский научно- исследовательский  институт документоведения и архивного  дела» ул. Кропоткина, 55 220002, г. Минск

 На документах, направляемых  постоянным корреспондентам, организациям  своей системы, адрес не проставляется.  Для отправки таких документов  могут применяться конверты с  заранее напечатанными адресами.

При адресовании документа частному лицу вначале указываются фамилия и инициалы (имя, отчество) получателя, затем - почтовый адрес.

Например:
	Столяровой Н.М. ул. П.Глебки, д. 15, кв. 26 223120, п/о Логоза Логойского р-на Минской  обл.

 Реквизит «Адресат» не должен  содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется.

При направлении документа  более чем в четыре адреса составляется список на рассылку по форме согласно приложению 2. На каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов.

Если документ является ответным, первым адресатом на документе указывается  автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

При направлении документа в  вышестоящие организации не допускается одновременное его адресование другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящей организации.

 

Билет № 34

Реквизит «Подпись».

Проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен. Реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности. Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается, как правило, видовое наименование организации.

Например:
Директор института	Подпись	А.Е.Рыбаков

 При оформлении документа  не на бланке в наименование  должности включается полное  наименование организации.

Например:
Директор учреждения «Белорусский  научно-исследовательский институт  документоведения и архивного дела»	Подпись	А.Е.Рыбаков

 В составе реквизита «Подпись»  могут указываться степени и  звания (ученые, воинские и др.).

Например:
Директор института доктор исторических наук, профессор	Подпись	А.И.Новиков

 При подписании документа  несколькими должностными лицами  их подписи располагаются одна  под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

Например:
Директор завода Главный бухгалтер	Подпись Подпись	Г.Н.Петров Д.И.Иванова

 При подписании документа  несколькими лицами, не подчиненными  по должности, их подписи располагаются  на одном уровне.

 

Например:
Министр образования Республики Беларусь Подпись А.М.Радьков	Министр финансов Республики Беларусь Подпись А.М.Харковец

 

При подписании документа, подготовленного  комиссией, указываются не должности  лиц, а их обязанности в составе  комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Например:
Председатель комиссии	Подпись	В.В.Грушевский
Члены комиссии:	Подпись Подпись Подпись	Г.Б.Орлов П.П.Силаев А.В.Янукович

 Документы коллегиальных органов  подписываются председателем и  секретарем этого органа.

 

Например:
Председатель Секретарь	Подпись Подпись	В.И.Кириллов А.А.Купрейчик

 При подписании распорядительных  и исходящих документов подписывается  первый экземпляр документа. При оформлении актов, протоколов, совместных документов подписи проставляются на всех экземплярах документа.

В реквизите «Подпись», а также реквизитах «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И.о.» («исполняющий обязанности»). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

 

 

Билет № 35

Реквизит «Гриф утверждения».

Утверждение является одним из способов удостоверения документа после  его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

Например:
	УТВЕРЖДАЮ Директор института Подпись А.И.Новиков 23.06.2008

 При утверждении документа  руководителем вышестоящей организации  или документа, составленного  не на бланке, в наименование  должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование  организации.

Например:
	УТВЕРЖДАЮ Директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский  институт документоведения и архивного  дела» Подпись А.Е.Рыбаков 25.06.2008

 Дата (день месяца) утверждения  в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется  должностным лицом, утвердившим  документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств. Распорядительный акт издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением, а также при утверждении нормативных правовых актов Республики Беларусь. При утверждении распорядительным документом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и индекса.

Например:
	УТВЕРЖДЕНО Приказ Министра информации Республики Беларусь 25.06.2008 № 32

 или

УТВЕРЖДЕНО Протокол общего собрания акционеров 28.06.2008 № 15

 Гриф утверждения проставляется  в правом верхнем углу документа.  При утверждении документа несколькими  должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне. Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов. Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается. Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и закрепляется в табеле и (или) инструкции по делопроизводству организации, иных локальных нормативных правовых актах. Утверждаются: акты, графики, инструкции, заявки, задания, отчеты, перечни, планы, программы, положения, нормативы, расценки, сметы, стандарты, структура и штатная численность, унифицированные формы документов, штатные расписания.

 

 

 

Билет № 36

 

Реквизит «Визы».

Внутреннее согласование оформляется  путем визирования проекта документа  должностным лицом. Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

Например:
Начальник отдела кадров Подпись А.В.Смирницкий 25.06.2008

 

Отказываться от визирования, а  также делать какие-либо исправления  в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа  ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».

Например:
Начальник отдела кадров Подпись А.В.Смирницкий 25.06.2008 С проектом не согласен. Замечания прилагаются

 Визы проставляются ниже  реквизита «Подпись» на лицевой  стороне последнего листа первого  экземпляра документа слева. Проекты  распорядительных документов допускается  визировать на оборотной стороне  последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.

При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под  другой в порядке визирования.

 

Например:
Начальник отдела кадров Подпись Н.Б.Скворцова 20.06.2008
Зав. отделом документоведения Подпись  А.В.Сидорцов 20.06.2008
Зав. отделом архивоведения Подпись  Т.И.Боброва 21.06.2008
Юрисконсульт Подпись Н.С.Швец 22.06.2008

 При отсутствии свободного  места визы оформляются на  обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка, оформляемая по правилам, установленным пунктом 60 настоящей Инструкции. Перечень согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов.

 

 

Билет № 37

Реквизит «Гриф согласования».

Внешнее согласование оформляется  грифом согласования.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты. Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.

Слово «СОГЛАСОВАНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

Например:
СОГЛАСОВАНО Директор государственного учреждения «Национальный архив Республики Беларусь» Подпись В.Д.Селеменев 13.10.2008

 Если согласование документа  производится коллегиальным органом  или посредством письма, то гриф  согласования оформляется по  форме:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания  экспертного совета 18.10.2008 № 13

 или

СОГЛАСОВАНО Письмо Государственного  комитета по стандартизации, метрологии  и сертификации Республики Беларусь 03.10.2008 № 11-10/1186

 Если документ имеет два  грифа согласования, то они располагаются  на одном уровне.

Например:
СОГЛАСОВАНО Министр юстиции Республики Беларусь Подпись В.Г.Голованов 14.06.2008	СОГЛАСОВАНО Председатель Верховного Суда Республики Беларусь Подпись В.Д.Сукало 14.06.2008

 Если документ имеет три  грифа согласования, то они располагаются  в следующем порядке:

Например:
СОГЛАСОВАНО Министр юстиции Республики Беларусь Подпись В.Г.Голованов 14.06.2008	СОГЛАСОВАНО Председатель Верховного Суда Республики Беларусь Подпись В.Д.Сукало 14.06.2008
СОГЛАСОВАНО Министр экономики  Республики Беларусь Подпись Н.П.Зайченко 14.06.2008

 Более трех грифов согласования  оформляются двумя вертикальными  рядами.

На документе на месте, предусмотренном  для размещения грифа согласования, делается отметка: лист согласования прилагается

 

Билет № 38

Реквизит «Заголовок к тексту».