Шпаргалка по "Документационному обеспечению"

Для создания этих разновидностей приказов по личному составу должны использоваться только вышеперечисленные  унифицированные формы.

Проекты приказов по основной деятельности, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа – "Проект". Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос "О чем?", например: "О создании филиала общества в г. Твери", "Об изменении устава общества".

В приказах текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю").

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

Преамбула может начинаться словами "В целях", "Во исполнение" и т.д.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа.

Констатирующая часть  отделяется от распорядительной словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается с новой строки от поля прописными буквами или строчными в разрядку. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная  часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: "1. Создать рабочую группу в составе...".

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа  должен начинаться с указания должности  и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны  организации или структурные  подразделения. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия.

Например:

1. Начальнику Управления  производства и внедрения информационных  систем Воробьеву К.В. подготовить  проект "Технического задания…".

Указание срока исполнения печатается отдельной строкой и  оформляется как дата завершения исполнения. Например: Срок представления 15.04.2009.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа.

Например: "5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Ярославцеву Т.П.".

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и  заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит  вместе с проектом приказа.

До представления на подпись  проект приказа визируется всеми  заинтересованными подразделениями  и должностными лицами. Визы проставляются  на первом экземпляре приказа в нижней части на обороте последнего листа  документа.

Если к проекту приказа  имеются приложения справочного  или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тексте приказа  в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: "(приложение 1)", "(приложение 2)". На самом  приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово "Приложение" (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к  какому приказу или пункту приказа  относится приложение:

Приложение 1  к п. 2 приказа ЗАО "ТЕРМИКА"  от 24.04.2009 № 43

Если приложением к  приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: "(прилагается)", а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа.

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных  подразделений.

Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности  руководителя во время его длительного  отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

Приказы оформляются на бланке приказа (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

 

12. Оформление докладной и объяснительной записок.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю вышестоящей организации, руководителю подразделения или организации и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная  записка информирует руководство  об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих  принятия решения. 

Докладная записка  может быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная  записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или  организации; внутренние докладные  записки создаются по инициативе работника или по заданию его  непосредственного руководителя с  целью повысить эффективность деятельности организации.

Внешние докладные  записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.

Текст докладной  записки состоит из двух или трех смысловых частей:

• в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
• во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;
• в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению  
  составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть  в докладной записке может  отсутствовать – в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения  составителя.

Внутреннюю докладную  записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную  записку подписывает руководитель организации.

Датой докладной  записки является дата ее составления  и подписания.

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.

Объяснительная  записка:

1) документ, поясняющий  содержание отдельных положений  основного документа (плана, отчета, проекта);

2) сообщение должностного  лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое  вышестоящему должностному лицу.

Объяснительные  записки, сопровождающие основной документ (план, отчет), поясняющие содержание отдельных  положений основного документа, оформляются на общем бланке организации.

Объяснительные  записки, отражающие какие-либо происшествия, сложившиеся ситуации, оформляются  на стандартном листе бумаге и  адресуются конкретному должностному лицу.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие  поводом к ее написанию, вторая –  причины, объясняющие сложившуюся  ситуацию.

Отличие объяснительной записки от докладной записки  заключается в отсутствии смысловой  части, в которой излагаются выводы и предложения.

Объяснительную  записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, адресат, подпись.

 

13. Протокол. Реквизиты. Правила оформления.

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений  коллегиальным органом или группой  работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы  следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного  порядка (например, протокол санитарного  инспектора, протокол дорожно-транспортного  происшествия и др.), а также протоколы  договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих  и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов  директоров и др.).

Протоколы составляется на основании записей, произведенных  во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протокол ведет секретарь  или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе  отвечают председатель и секретарь, ведущие заседание.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Решение о том, какую форму  протокола вести на заседании, принимают  руководитель коллегиального органа или  руководитель организации.

Заголовком протокола  служит название вида коллегиальной  деятельности (заседание, собрание и  т.д.) и название органа, деятельность которого протоколируется (протокол заседания  аттестационной комиссии...; протокол общего собрания акционеров...).

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" печатают слева от нулевого положения  табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.

Вводная часть протокола  заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому  рассматриваемому вопросу. Вопросы  повестки дня формулируются с  предлогом "О", "Об", печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.¹¹

Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать  словом "Разное".

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:... 
ВЫСТУПИЛИ:... 
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):...

В разделе "СЛУШАЛИ" приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен  докладчиком в письменном виде, допускается  после указания темы выступления  делать отметку: "текст доклада  прилагается".

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, а  также их выступления, включая вопросы  к докладчику. При необходимости  после фамилии выступившего указывается  его должность.

В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое  формулируется кратко, точно, лаконично  во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании. ¹⁵ Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.