Шпаргалка по "Документационному обеспечению"

Ответы на вопросы  по документационному обеспечению

1. Классификация документов.

 

- классифицирование документов - процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы;

классификация (лат. classik - разряд, группа) документов - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы. Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности.

Классифицировать  документы - значит проводить многоступенчатое, иерархическое и дихотомическое деление их на роды, виды, подвиды, разновидности.

Род (класс) - это совокупность (множество) документов, имеющих определенный общий признак, отличающий эту совокупность от других объектов.

Вид - второй уровень деления. При этом родовое понятие "документ" делится на видовые понятия, т.е. на виды документов.

Третий уровень деления - подвид. За ним следует разновидность и т.д., пока не определится окончательное место конкретного документа (индивида) в этой классификации.

2. Справка. Виды справок.

1) документ, содержащий описание  и подтверждение тех или иных  фактов и событий. 

2) документ, подтверждающий  факты биографического или служебного  характера. 

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются  на общем бланке организации (или бланке справки) аналогично внешним докладным запискам, внутренние – на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами.

Заголовок к тексту справки  должен отвечать на вопрос "О чем?" и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

Внешние справки подписывают  руководитель организации или его  заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают  руководитель организации и главный  бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Справки, составляемые для  подтверждения сведений биографического  или служебного характера, подписываются  двумя лицами: руководителем и  главным бухгалтером или руководителем  и заведующим отделом кадров, –  и заверяются печатью. Для таких  справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным  текстом, и они могут составляться на бланках формата А5.

Справка, содержащая сведения о заинтересованном лице, должна иметь  следующие данные:

• фамилию, имя, отчество лица, которому она выдана;
• указание, в удостоверении каких сведений выдана;
• для каких целей или в какую организацию выдана;
• подпись и указание должности лица, выдавшего справку;
• дату составления;
• оттиск печати.

Обязательными реквизитами справки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4), подпись, оттиск печати (для справки биографического и финансового характера).

3. Требование к бланкам и оформление реквизитов управленческих документов.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа . 
Бланки документов в унифицированной системе организационно-распорядительской документации должны иметь поля не менее, мм: 20 - левое, 10 - пра-вое, 15 - верхнее, 20 - нижнее. 
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

1) общий бланк; 

2) бланк письма;

3) бланк конкретного вида  документа, кроме письма.

Общий бланк используют для  изготовления любых видов документов. Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Можно проектировать бланки с угловым или продольным расположением реквизитом. 
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак организации), код организации, наименование организации, место составления или издания документа. Кроме того, на общем бланке размещают отметки для реквизитов 09 - дата и 10 - регистрационный номер документа.

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи и т. д.), которые  называются реквизитами. Правила их составления и оформления, а также место расположения на документах фирмы должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-97. Данным ГОСТом устанавливается максимальный набор реквизитов для документов управления . В конкретном документе их будет гораздо меньше. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов. К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся:

01 -Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской  Федерации;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные  об организации;

08 - наименование вида  документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер  документа;

11 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

12 - место составления  или издания документа.

13 - гриф ограничения доступа  к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документов;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии  приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования  документа;

23 - визы согласования  документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

28 - отметка о поступлении  документа в организацию;

29 - идентификатор электронной  копии документа. 

В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит “01 - государственный герб”. Он ставится только на документах государственных  учреждений и предприятий, которым  предоставлено такое право.Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно  разделить на 3 основные части:

• заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);
• основную часть (реквизиты “текст” и “приложения”);
• оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

 

4. Оформление документов по личному составу: заявление, анкета, личный листок по учёту кадров, приказы по личному составу.

 

Оформление  документов по личному составу:  особенности составления трудового договора, оформления приема на работу, заявления, личной карточки, личного дела. Требования к ведению трудовой книжки, внесение в нее изменений, выдача при увольнении.

Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о  зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще  и контракт.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется  на бумаге формата А4 - формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.

В заявлении не принято  употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.).

Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Личный  листок по учету кадров является одним из базовых документов личного дела. Форма личного листка приведена в качестве приложения к Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников. Личный листок представлен в виде анкеты - формы представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной - их конкретные характеристики. Личный листок заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Заполнение личного листка работником отдела кадров на основании представленных документов не допускается.

Анкета составляется собственноручно поступающим на работу. Все записи в анкете должны быть подтверждены документально. Данные проверяются инспектором отдела персонала, заверяются его подписью и печатью.

Приказ — это внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем  по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации. 
  Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема,перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы. 
  Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения)по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях. 
  Содержание кадрового приказа должно соответствовать условииям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников. 
  Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в организации. 
  С этой целью целесообразно разработать инструкцию, которая определяла бы порядок оформления документов при приеме, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу. 
  Приказами по личному составу документально оформляются: 
  • прием, перевод на другую работу, увольнение; 
  • изменение условий труда, присвоение разрядов, классности; 
  • установление размеров оплаты труда; 
  • предоставление отпусков; 
  • командирование сотрудников; 
  • наложение дисциплинарных взысканий и др. 
  Для оформления приказа по личному составу необходимо письменное обоснование, такое как заявление работника, докладная записка, акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), запрос на перевод работника из другой организации и др.

5. Основы языка, стиля и лексика деловых документов.

Огромное значение имеет стилистика речи документа. В официальных документах применяется официально-деловой стиль. Официально-деловой стиль – это функциональная разновидность языка, применяемая в сфере официально-деловых отношений и управления.

Основные требования, предъявляемые  к официально-деловому стилю, приведены  ниже:

1. Стандартизация изложения основана  на использовании огромного количества  терминов, оборотов, языковых формул  и охватывает все уровни языка – лексику, морфологию, синтаксис. Стандартизация деловой речи значительно повышает информативность документов, способствует их пониманию и оптимизации документооборота в целом.

2. Нейтральный тон изложения  является нормой официального  делового общения, которая проявляется  в максимально строгом и сдержанном  характере изложения. Она исключает  возможность употребления эмоционально  окрашенных языковых средств;  личностных и субъективных мнений  и оценок.