Русское Зарубежье и архивная россика за рубежом

Государственная система  документационного обеспечения  управления по самоопределению - совокупность принципов и правил, устанавливающих  единые требования к документированию управленческой деятельности м организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях' без всяких уточняющих и ограничивающих дополнений. Соответственно и требования к оформлению документов излагают, ориентируясь на всю совокупность управленческой документации. А учитывая типовой характер этих требований и их всестороннюю апробацию, они практически распространились вообще на всю документацию, использующую в процессе.

 

 

 

 

 

2.2.2. Организация  документооборота

Установление порядка движения документов или управление документацией  организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой  документной информации, ее быстрый  поиск и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Она включает:

1) организацию документооборота;

2) создание информационно-поисковых  систем по документам;

3) контроль их исполнения;

4) подготовку документов  к передаче на архивное хранение.

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Документооборот в организациях осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации и структурных подразделений, специалисты) и пунктами технической обработки собственно документов: экспедиция, машбюро, копировально-множительная служба и другие. В организации эти потоки документов разделяются на направляемые руководству, в подразделения, конкретным исполнителям. В подразделениях также формируются документопотоки, которые в результате образуют единый поток отправляемой корреспонденции. Кроме того, в организациях, как правило, циркулируют документы, созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пределы - потоки внутренней документации.

По определению "Движение документов с момента их получения  или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение" образует документооборот. Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации, отрасли управления, государства в целом.

 

2.2.3. Исполнение  документов

При налаживании системы документооборота организации, четкого и ответственного исполнения документов важнейшей частью является документооборот на рабочих местах сотрудников, т.е. работа с документами их непосредственных исполнителей.

Исполнитель получает документы в день регистрации (или на следующий день) в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки всех исполнителей. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения.

Контролю подлежат все  документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает:

- постановку документов  на контроль;

- проверку своевременности  доведения документа до исполнителя;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- учет и обобщение  результатов контроля исполнения  документов.

Контроль, как правило, ведется на двух уровнях: формализованный  контроль своевременности исполнения документов, а также контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения. Если контроль первого уровня осуществляет только делопроизводственная служба, то контроль второго уровня входит в должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и специального контрольного подразделения.

Контроль должен осуществляться путем регулярного отслаивания  контрольного массива (журнала, картотеки, файла) и напоминания исполнителям о приближении или наступлении  срока исполнения.

В организации должен составляться перечень документов, подлежащих контролю исполнения, в виде самостоятельного документа или в виде дополнительной графы в Табеле документов. В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами директивных и вышестоящих органов, собственными распорядительными документами следует включать все документы, специфичные для организации и имеющие конкретные формы и сроки исполнения.

Срок исполнения входящих документов исчисляется с момента  их поступления в организацию, а  создаваемых - с момента доведения  до исполнителей, если, конечно, не оговорен другой срок.

Срок исполнения может  продлить только организация или  должностное лицо, его установившее (или вышестоящее руководство).

При установлении сроков исполнения необходимо использовать типовые  сроки, установленные для конкретных документов законодательно, например, согласно ГСДОУ:

- акт о наличии недостатков  (рекламация) - составление не позднее  10 дней со дня получения продукции;

- жалобы на неправильные  действия или распоряжения финорганов - рассмотрение не позднее 5-дневного  срока со дня поступления;

- письма учреждений и организаций - к указанному в них сроку или в течение 10 дней;

- протокол разногласий  - составление и направление контрагенту  в 10-дневный срок, рассмотрение  контрагентом в 20-дневный срок;

- телеграммы, требующие  срочного решения, - до 2 дней, остальные - в течение 10 дней.

Проверка хода исполнения должна осуществляться в следующем  порядке:

- задания последующих  лет - не реже одного раза  в год;

- задания последующих  месяцев текущего года - не реже  одного раза в месяц;

- задания текущего  месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Снять документы с  контроля может либо должностное  лицо, установившее контроль, либо ответственный  исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения  результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На документе при этом должна быть проставлена отметка, подписанная лицом, подтверждающим исполнение.

При решении оперативных  вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую справку об исполнении.

Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект ответного  документа. При подготовке проекта  исполнитель должен учитывать содержание ранее изданных поданному вопросу документов и действующих нормативных актов.

Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими государственными стандартами, исполнитель согласовывает с  руководителем, заинтересованными  структурными подразделениями и организациями.

После согласования проект документа передается на подписание (утверждение). Подписанный документ исполнитель передает на регистрацию  и отправку.

По номенклатуре дел  исполнитель определяет номер дела, в которое должен быть направлен  документ, и проставляет отметку о направлении в дело на экземпляре документа, содержащем отметки о согласовании. Если документ является ответом, то документ-запрос направляется в дело вместе с ответным документом.

На документ, рассылаемый  более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку, определяет тираж и после регистрации документа организует его размножение.

В случае командировки, ухода  в отпуск, болезни, увольнения исполнителя, закрепленные за ним документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другим исполнителям с обязательным указанием их фамилий в регистрационно-контрольных формах.

Если исполнение документа  поручено нескольким лицам, ответственный  исполнитель, указанный первым в  пункте распорядительного документа или резолюции, имеет право созыва остальных исполнителей.

Все исполнители в  равной степени ответственны за своевременное  и качественное исполнение документа  и представление ответственному исполнителю в установленные  им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений).

 

                                        

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система  министерского делопроизводства, особенно в начальный период своего становления, к концу XIX в. жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX в. сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинают использоваться пишущие машинки. Их появление стало поистине революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Более того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов.

Появление телеграфа  вызвало к жизни новый вид  переписки -телеграммы, которые очень  быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к  появлению телефонограмм -письменной записи переданного по телефону сообщения.

  В конце XIX - начале XX вв. все большее внимание обращается систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в «Общем учреждении министерств», в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении.

                                           

 

 

 

 

 

 

Библиография

 

1) Бабич М.В. «К изучению  государственных учреждений XIXвека. Историография. Отечественные архивы»,  М., 1995 г.;       

2) Голикова Н.Б., Кисляева  Л.Г. «Система государственного управления XIX века. Очерки русской культуры XIX века», М.,1994г.;

3) Ерошкин Н.П. «История  государственных учреждений дореволюционной  России», М., 1983 г.;

4) Ильюшенко М.П. «История  делопроизводства в дореволюционной  России», М., 1993 г.;

5) Литвак Б.Г. «О  закономерностях эволюции делопроизводственной  документации в XIX веке. Проблемы  источниковедения истории СССР  и специальных исторических дисциплин», М.,1984 г.;

6) Лукашевич А.А. «Виды  документов в Российском государстве  первой четверти XIX века. Советские архивы»,М., 1991 г.;

7) Медушевский А.Н.  «Развитие аппарата управления  Россией в первой четверти XIX века. История СССР», М., 1990 г.;

8) Митяев К. Г. «История  и организация делопроизводства  в СССР», М., 1959 г.;

9) Сокова А.Н. «О создании русской традиционной формы документа. Труды ВНИИДАД», М., 1974 г.;

 

 

 
   
 

 

¹  ) Сокова А.Н. «О создании русской традиционной формы документа. Труды ВНИИДАД», М., 1974 г.;

²  Ильюшенко М.П. «История делопроизводства в дореволюционной России», М., 1993 г.;