Русский язык в деловой и процессуальной документации

государственного технического университета

                       И.И. Михайлову

     Чаще всего указывается общее наименование документа (ЗАЯВЛЕНИЕ), однако если документ содержит жалобу или объяснение, то допускается указывать это в наименовании. Наименование размещается ниже адресации посередине листа.

     Текст размещается по всей ширине листа, на один интервал ниже наименования. После основного текста с красной строки дается указание о наличии приложения (если таковое имеется).

     Дата написания размещается интервалом ниже основного текста в левой части листа. Указывается число, месяц (прописью) и год написания заявления.

     Подпись содержит полное официальное наименование должности отправителя, его личную роспись (сигнатуру), фамилию и инициалы. Размещается подпись интервалом ниже основного текста правее даты написания заявления, при этом личная роспись и ее расшифровка выносятся во вторую строку, размещаемую под первой.

     Ниже реквизита подпись рекомендуют оставлять свободное пространство для написания резолюции.

Документы для внешнего пользования

     Документы для внешнего пользования часто называют деловыми письмами. Они служат важнейшим средством связи данной организации (предприятия, учреждения) с внешним миром. Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, выясняют отношения, обмениваются информацией, ведут предварительные переговоры, уточняют детали намечающейся сделки, предъявляют претензии и так далее.

     Унификация деловой переписки охватывает лексику соответствующих документов, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию, стиль, даже их внешнее оформление. По ГОСТ 6.380-97 документы могут содержать 31 реквизит, однако практически в деловых письмах их используют не более 17:

1. Государственный герб (для бланков государственных организаций).
2. Эмблема организации.
3. Код организации по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки)
4. Код документа по ОКУД.
5. Наименование организации (полное и/или сокращенное).
6. Почтовый и телеграфный адреса.
7. Номер телефона.
8. Номер факса, телетайпа, телефакса, адрес электронной почты (E-mail), страницу в Интернете (Web-site).
9. Номер расчетного счета в банке.
10. Дата составления письма.
11. Индекс документа.
12. Ссылка на индекс и дату получения входящего документа.
13. Адресат.
14. Заголовок к тексту.
15. Текст.
16. Подпись.
17.   Фамилия и номер телефона исполнителя.

     В научной литературе существует несколько видов классификации официально-деловой переписки, в основе которых лежат различные классификационные признаки. Так, например, по тематическому признаку официально деловую корреспонденцию разделяют на деловую и коммерческую. Переписку, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятия, принято называть деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, при решении вопросов сбыта продукции и вопросов снабжения относят к коммерческой корреспонденции.

     По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа и письма, не требующие письма-ответа. Обязательного ответа требуют такие типы писем, как письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-обращение. Не требуют ответа сопроводительные письма, так как выполняют функцию ярлыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам. Их цель - фиксировать факт отправки. Письма-подтверждения, письма-напоминания письма-предупреждения, письма-извещения, письма-заявления констатируют свершившийся факт и поэтому также не требуют ответа.

     По признаку адресата деловые письма делят на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанции (организации).

     По особенностям композиции различают одноаспектные и многоаспектные письма. Содержание одноаспектного письма посвящено одному вопросу, проблеме, например: выражение гарантии - гарантийное письмо; приглашение принять участие в чем-либо - письмо-приглашение; извинение за нарушение договоренности - письмо-извинение и так далее. Многоаспектным, многоцелевым считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, извинения, гарантии.

     По структурным признакам деловые письма делят на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Составление регламентированных писем осуществляется по определенному образцу. Это предполагает не только соответствие письма стандартным аспектам содержания (отражение регулярных экономико-правовых ситуаций), но и использование стандартных языковых и синтаксических конструкций. Жесткие требования предъявляются также к формату бумаги, составу реквизитов, оформлению всех элементов письма.

     Нерегламентированное деловое письмо, как правило, отражает какую-либо исключительную, необычную производственную ситуацию, либо свидетельствуют об особом значении, которое придает письму составитель. В связи с этим текстовая структура нерегламентированного письма является менее жесткой, возможен больший выбор речевых и синтаксических средств, в том числе выразительных.

Список используемой литературы

1. Русский язык и культура речи: Учебник/под редакцией профессора В.И. Максимова. - М.: Гардарики, 2001. - 413 с.
2. Л.А. Введенская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева. Русский язык и культура речи: Учебное пособие для вузов. Ростов н/Д: изд-во «Феникс», 2001. -544 с.
3. Культура русской речи. Учебник для вузов. Под редакцией профессора Л.К. Граудиной и профессора Е.Н. Ширяева. - М.: Издательская группа НОРМА-ИНФРА·М,1998. - 560 с
4. Розенталь Д.Э. Справочник по орфографии и пунктуации. - Челябинск. Юж. - Урал. кн. изд-во, М.: АО «СТОЛЕТИЕ», 1996. - 368 с.
5. Орфографический словарь русского языка: около 100000 слов/ АН СССР. Ин-т русского языка; Редкол.: В.В. Лопатин (отв. ред.), Б.З. Букчина, Л.П. Калакуцкая и др.-30-е изд., стер. - М.: Рус. яз., 1992.-416 с.