Русский язык в деловой и процессуальной документации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Документы, входящие в систему

распорядительной документации

 

     Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также правительственными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

     Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания постановления. Вступительная часть заканчивается ключевым словом - «ПОСТАНОВЛЯЕТ», например:

     «В целях удовлетворения потребностей населения Российской Федерации в цитрусовых Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ:…»

     Если постановление не нуждается в обосновании, его текст начинается непосредственно с ключевого слова, например:

     «Общее собрание акционеров ПОСТАНОВЛЯЕТ:…»

     Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, но ключевым словом текста является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ», например:

«Коллегия  РЕШИЛА…» или «Совет директоров РЕШИЛ…»

     Приказ - распоряжение руководителя, основной распорядительный служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. В деятельности организаций различаются: приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу. Приказы оформляются на специальном бланке - бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ.  Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

     Заголовок, обязательный реквизит приказа, должен быть кратким и четко выражать основное содержание документа. При этом строится заголовок по схеме «О чем?», например:

 

     «Об организации Института современных технологий управления»

     «Об увеличении уставного капитала общества»

    

     В первой части данного распорядительного документа указывается основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть.

     Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля. При этом пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например:

 

     ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию в составе…
2. Назначит Ковалева Н.Н. председателем комиссии.

 

     Если же задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Например:

 

     ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Директору Института современных технологий управления Дорохову М.И. подготовить предложения по составу группы административного управления создаваемого подразделения.
2. Бухгалтерии  университета открыть единый расчетный счет Института современных технологий управления.

 

     Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется тремя парами арабских цифр. Например:

 

     Срок представления 25.06.99.

 

     В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов. Например:

 

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

или

4. Контроль за исполнением приказа возложить на первого проректора Бочкова А.И.

 

     Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично Президентом Российской Федерации, а также единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. По существующей практике распоряжения издаются также руководителями предприятий по вопросам частного характера.

     Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

     Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации. В целом, указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» в зависимости от содержания указания.

     Если организаций, в которые рассылается указание, более трех, реквизит адресат оформляется обобщенно, например:

 

                       Руководителям органов охраны природы

Республик в составе Российской Федерации,

                          краев, областей, автономных образований,

                городов Москвы и Санкт-Петербурга

 

     В этом случае рассылка указаний осуществляется по списку.

     Указания должны иметь заголовок, который формулируется так же, как и заголовок к тексту приказа. Текст указания в большинстве случаев имеет вступительную часть, раскрывающую цели и причины его издания. Последний пункт распорядительной части - пункт о контроле за исполнением указания.

 

Справочно-информационные и

справочно-аналитические документы

 

     Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках. Важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, служебные записки и другое.

     Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события (прилагается к письму-претензии или к рекламации). Текст акта состоит из двух частей. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившие причиной составления акта, его номер и дата. В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения.

     Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова Основание, Председатель, Члены комиссии, Присутствовали пишутся с прописной буквы. Акты составляются при передаче материальных ценностей; списании пришедшего в негодность имущества; в случае несоответствия в заявленных сопроводительных документах ценностей, документов и их наличия и так далее. Например:

 

АКТ НЕСООТВЕТСТВИЯ

20 ноября 1999 г.                                                  г. Новгород

     Настоящий акт составлен в том, что при вскрытии бандероли, отправленной 10 ноября с.г. из Пермского авиастроительного объединения «Пермские моторы», не обнаружено приложение 2 («Чертежи изделия на 4 листах»).

     В связи с вышеизложенным просим Вас выслать недостающее приложение 2.

     Ст. уполномоченный

     делопроизводства

     Новгородского завода

     телеаппаратуры                      Подпись

     Делопроизводитель                 Подпись

 

     Справка - документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов или событий. Как правило, содержанием справки подтверждается определенная информация о предъявителе, чаще всего - выборочные анкетные данные (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, стаж работы в последней должности или в целом, сведения об образовании и так далее).

     Справки могут содержать сведения служебного характера, например, сведения о начислении заработной платы. Справки выдаются без оставления копии, кроме тех случаев, когда это диктуется соображениями служебного характера.

     Как и любой документ, справка включает определенный набор реквизитов, оформляемых соответствующим образом.

     Наименование документа оформляется заглавными буквами посередине листа на два интервала ниже углового штампа организации.

     Основной текст излагается с соблюдением определенных правил последовательности, с использованием типовых моделей: «Дана… (фамилия, инициалы или полное имя и отчество) в том, что…»; «Настоящая справка выдана… (помимо фамилии могут быть указаны другие необходимые анкетные данные) в том, что…».

     Сведения об организации, для которой выдана справка, размещаются на один интервал ниже основного текста:

 

     Выдана для предоставления в кассу Аэрофлота.

 

     Сведения о сроке годности справки размещаются на один интервал ниже сведений об организации:

 

     Справка действительна в течение 10 дней со дня выдачи;

     Справка действительна на 2000 год.

 

     Реквизит подпись включает должность, личную подпись, фамилию и инициалы лица, выдавшего справку. Подпись заверяется печатью организации. Например:

 

Генеральный директор ОАО «Лотос»

 

_____________________ В.А. Тарасюк

 

 

                                      сигнатура (факсимиле)

 

                                                             М.П.

 

     Служебная записка - документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и другие. В докладной записке кратко освещаются конкретные служебные вопросы, раскрывается их действительное состояние. Приводимые факты дополняются кратким анализом их содержания.

     Аналитические записки включают подробный анализ ситуации; излагаемые факты (данные, события) комментируются, указываются с ранее поступившей информацией. Обзорные записки содержат краткую информацию о нескольких тесно взаимосвязанных проблемах. При этом дается их сжатый комплексный анализ. Часто записки этого типа дополняются справками, детализирующими освещение наиболее важных сторон проблемы. Главное содержание информационно-статистических записок составляют цифры, данные, располагаемые наиболее наглядным, удобным для восприятия образом (в форме таблиц, графиков и тому подобное). Служебные записки этого типа не содержат подробного анализа приводимых в них данных.

     Служебная записка, как правило, состоит из заголовка, сведений об адресате и разработчике, даты написания, наименования темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения.

     Текст служебной записки оформляется на специальном бланке с логотипом организации или на обычных листах бумаги формата А 4.

     Заявление - внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. В абсолютном большинстве случаев заявление пишется от имени одного лица, однако могут иметь место и коллективные заявления, когда проблема, поднимаемая в документе, затрагивает интересы сразу нескольких человек или даже всего коллектива. Различают несколько основных видов заявления: заявление-просьба (ходатайство); заявление-жалоба; заявление-объяснение (объяснительная); заявление-констатация (пишется по инициативе сотрудника, а не по указанию свыше). 

     Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены, как правило, одному вопросу. Пишутся заявления на имя того лица, в компетенции которого находится поднимаемый вопрос. При составлении заявления необходимо учитывать особенности оформления его реквизитов.

     Адресация документа включает полное (без сокращений) официальное наименование должности лица, которому направляется заявление. Фамилию и инициалы писать не принято, если заявление не содержит просьбы. Адресация копии указывается ниже, через интервал, с соблюдение тех же правил. Пример адресации заявления-констатации:

 

                             Главному энергетику обувной фабрики

                               Копия: заместителю директора фабрики

по материально-техническому снабжению

 

Пример адресации заявления-просьбы:

 

                      Декану гуманитарного факультета Донского