Роль распорядительных документов в деятельности предприятия

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ

 

Кафедра менеджмента и  организации здравоохранения

Специальность «Менеджмент (социально-административный)»

Специализация «социальный  менеджмент»

 

 

 

РЕФЕРАТ

по дисциплине: Делопроизводство

на тему: Роль распорядительных документов в деятельности предприятия

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Студент 1 курса, дневное отделение		Лапаник Д.Ф.
Руководитель		Шандора Н.И.

 

 

 

 

 

 

 

МИНСК 2013 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

Введение……………………………………………………………………………..3

Глава 1 Систематизация документов. Формирование дел…………………….…4

Глава 2 Функции документов……………....………………………………………6

Глава 3 Распорядительные документы – постановления, решения, приказы…..9

Заключение………………………………………………………………………….11

Список использованных источников …………………………….………............12

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Цель подготовки реферата - закрепление теоретических знаний и сведений, полученных при изучении дисциплины делопроизводство.

К задачам реферата относятся:

1. Углубленное изучение понятия распорядительная документация;
2. Углубленное изучение видов распорядительных документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

 

Для обеспечения правильного  формирования и учета дел предприятия  должна составляться номенклатура дел.

Номенклатура - это систематизированный  перечень заголовков дел с указанием  сроков хранения, оформленный в установленном  порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся  в деятельности предприятия., кроме технической документации и печатных изданий.

Номенклатура дел предприятия  разрабатывается специалистом, ответственным  за организацию работы с документами.

Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование предприятия; наименование вида документ; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).

Содержательная часть  номенклатуры дел представляет собой  таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количеств дел (томов, частей), и № статьи по перечню, примечания.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в  дело. В начале располагаются заголовки  дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные  заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

При составлении заголовков дел следует учитывать что: заголовок  должен полностью соответствовать  смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле; заголовок должен быть кратким, четко сформулированным; заголовки типа: “Общая переписка”, “Разные документы” и т.п. не допускаются.

Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

Состав заголовка дел  образует следующие элементы:

- название вида (переписка,  журнал) или разновидности документов (приказы , указания, протоколы и  т.д.)

- название предприятия  или его структурного подразделения;

- адресат или корреспондент  документа;

- краткое содержание документов  дела;

- даты (период), к которым  относятся документы дела;

- указание на копийность  документов дела.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и  по какому вопросу (вопросам) она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается  их общее видовое название. Например: “Переписка с заказчиками об отказе оплаты счетов предприятия”

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени на который  составлены документы, вид документа (план, отчет).

В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядиетльные документы, указывается вид документа и  автор.

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью  делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка  в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Дела по вопросам не разрешенным  в течении одного года, являются “переходящими” и вносятся в номенклатуру с индексом.

В номенклатуру дел предприятия  также включаются справочные карточки, журналы учета документов.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номер дел (свободное место), которые могут  быть использованы в дальнейшем для  внесения заголовков дел, не предусмотренных  в номенклатуре дел, но сформированных в течении календарного года.

По окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел относительно постоянного и  временного сроков хранения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2.ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ

 

Среди функций документа  выделяются общие и специальные (рисунок 1).

Примечание – Источник: [1, c.34]

 

Для понимания эволюции документа  важно изучать вопрос о его  функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта  функция автором или нет. Любой  документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для  определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре  и экономической системе. Автор  документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция  исторического источника, функция  учета.

Информационная функция  определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и  передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать  информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в  документах можно подразделить на:

-ретроспективную (относящуюся к прошлому);

-оперативную (текущую);

-перспективную (относящуюся к будущему)

Существуют и другие классификации  информации. Например, разделение на первичную  и вторичную; по жанрам; видам; носителям  и проч.

Каждый документ имеет  информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

Информационная емкость  характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т. к. создаются  они для удовлетворения различных  потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в  зависимости от назначения, роли в  данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция  выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории  документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1) документы, ориентированные  в одном направлении (законы, указы,  распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

2) документы двустороннего  действия (деловая и личная переписка,  договорные документы и т.д.).

Культурная функция - способность  документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция  выполняется официальными документами, которые специально созданы для  целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти  документы играют большую роль в  информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные  уровни принятия решений.

Правовая функция присуща  документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории  документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие  ее на время.

В первую группу входят все  документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а  также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)

Ко второй категории относятся  документы, которые на время приобретают  эту функцию, являясь доказательством  каких-либо фактов в суде, органах  следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и  тем самым временно будет наделен  правовой функцией.

Функция исторического источника  изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с  момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком  лишь когда документ поступает в  архив. Таким образом, эта функция  начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или  иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических  документах, плановой, отчетной, документации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА3.РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. ПОСТАНОВЛЕНИЯ, РЕШЕНИЯ, ПРИКАЗЫ

 

Все распорядительные документы должны строго соответствовать положениям действующего законодательства.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа  – определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. Прежде всего, изучают законодательные  акты и правительственные постановления, ранее издававшиеся по данному вопросу  распорядительные документы. Затем  приступают к составлению его  проекта. Далее документ согласовывается  и подписывается. Постановления и решения еще проходят стадию обсуждения.

Текст распорядительного  документа чаще всего состоит  из двух взаимозависимых частей –  констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть  является введением в существо рассматриваемого вопроса. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В  этом случае указывается вид акта, его автор, дата и номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые  данные. Констатирующая часть может  и отсутствовать, если нет необходимости  давать разъяснения.

Распорядительная часть  излагается в повелительной форме. В зависимости от документа она начинается словами: «постановляет» («постановил») – в постановлении; «решает» (решил») – в решении; «предлагаю» – в распоряжении; «приказываю» – в приказе. Эти слова печатаются прописными буквами, т.е. они зрительно выделяются и, таким образом, отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. С новой строки абзаца печатается текст постановляющей части.