Роль и место ведомственных архивов в формировании Государственной части Национального архивного фонда

– нарушает права и законные интересы граждан;

– повлечет иное нарушение законодательства.

Ограничение доступа к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан, устанавливается на срок 75 лет со дня создания таких документов. С согласия гражданина, а после его смерти с согласия его наследников, оформленного в установленном порядке, ограничение доступа к таким документам может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания этих документов (ст. 29 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь») [3].

Порядок доступа к документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан, устанавливается республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Публикация документов. Публикация архивных документов – совокупность работ по подготовке документов к изданию.

Существуют различные типы, виды и формы публикаций документов.

Типы публикаций:

- научный (предназначен для научного  исследования и заменяющие непосредственное обращение к источнику. В них приводится история текста, его внешние особенности);

- научно-популярный (рассчитан на  широкую аудиторию. К изданиям  прилагается справочный аппарат);

-  учебный (предназначен для  освоения учебных программ) [14, с. 33].

Таким образом, основными формами использования в архиве являются:

- информационное обеспечение организаций, структурных подразделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов);

- исполнение запросов в целях  обеспечения прав и законных интересов граждан;

- инициативное информирование  учреждений и организаций, структурных  подразделений о документах архива  по профилю их деятельности;

- предоставление документов пользователям  через читальный зал для исследовательской работы; - выдача подлинных документов и дел во временное пользование;

- публикация документов.

 

2.4. Передача документов на государственное хранение

 

Законодательством Республики Беларусь установлено создание ведомственных архивов для временного хранения документов организаций. Понятие «ведомственный архив» довольно широко. Сюда относятся и центральные архивы министерств, и архив подведомственной организации, и специально выделенное помещение или шкаф для хранения документов.

Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом.

На хранение в ведомственный архив поступают:

– законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений или подчиненных ему учреждений;

– фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников (постоянного срока хранения и по личному составу);

– документы, необходимые в практической деятельности (со сроком хранения свыше 10 лет);

– личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях;

– служебные и ведомственные издания;

 – страховой фонд особо  ценных документов в виде микрофильмов или других копий;

– научно-справочный аппарат к документам архива [15, с. 39].

Передача дел из структурного подразделения в ведомственный архив организации осуществляется в соответствии с графиком, составленным архивом. График приема-передачи дел согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем предприятия. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурного подразделения, сдающего документы.

Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом. Дела постоянного срока хранения и сроком хранения более 10 лет должны приниматься работником архива в присутствии ответственного должностного лица структурного подразделения, сдающего документы по описям.

  После приема дел на всех трех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи делают заверительную надпись. В ней указываются (цифрами и прописью): количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел организации (или структурного подразделения).

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров.

 

 

 

3. Перспективы развития ведомственных архивов

 

За время существования Республики Беларусь как самостоятельного государства произошло несколько полных реорганизаций структуры республиканских органов, что естественно сказалось на сохранности документов и деятельности архивов организаций.

История создания ведомственных архивов показывает, что появление их связано с объективными потребностями общества в сохранении использовании архивных документов до поступления на вечное хранение.

Ведомственные архивы оформились в три вида: текущие архивы собственно ведомств, текущие архивы учреждений, организаций, предприятий, входящих в состав ведомственных систем, и специализированные отраслевые ведомственные фонды с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных комплексов.

Все три названных типа архивов в той или иной степени в настоящее время испытывают воздействие нескольких факторов.

Первый фактор – это законодательное регулирование их деятельности. Применительно к решению задач управления, главным последствием воздействия этого фактора стало обособление архивных служб отдельных государственных структур (Президента Республики Беларусь, силовых ведомств, МИД и др.) в системе организации ведомственных архивов.

Второй фактор – это организационная перестройка экономической, политической, социальной и интеллектуальной сфер жизнедеятельности российского общества. Он способствовал бурному росту различных видов негосударственных архивов, ограничению полномочий государственной и ведомственных архивных служб в отношении контроля над негосударственными архивами, породил известные трудности в решении вопросов, связанных с судьбами архивных документов негосударственного происхождения.

Третий фактор – изменение ценностных ориентиров жизнедеятельности общества, подчас противоречивое, что особенно характерно для переходных периодов, – привел отчасти к снижению общественного статуса ведомственных архивов и одновременно способствовал повышению престижа отдельных подвидов негосударственных архивов.

Четвертый фактор – концептуальная неготовность архивистов к пересмотру сложившихся, имевших давние традиции профессиональных представлений в новых политических и социально-экономических условиях.

Нынешняя ситуация предельно обострила накапливаемые годами проблемы ведомственного хранения и создала новые: нехватка площадей, перегруженность архивохранилищ, сокращение количества штатных работников.

За последние годы во многих министерствах и ведомствах утрачена подведомственная сеть. В прежнем виде «отраслевой» подход к работе с документами невозможен. Но, тем не менее, многие федеральные органы осуществляют общеотраслевую координацию деятельности подведомственных учреждений: разрабатывают перечни документов со сроками хранения, примерные номенклатуры дел, осуществляют проверки обеспечения сохранности документов.

В последнее годы активизировалась деятельность организаций по созданию архивов, упорядочению документов, передаче их на постоянное хранение. Возникают новые формы хранения архивных документов: депозитарное хранение – хранение документов органами власти и организациями, в течение сроков установленных на основании договора с архивными учреждениями.

Наряду с технологическими аспектами, призванными обеспечить реализацию межведомственного информационного взаимодействия, приоритетным является своевременное развитие соответствующей нормативной правовой базы.

Несмотря на это, в нашей стране вопросы, связанные с обменом электронными сообщениями или документами в электронном виде (в широком смысле слова) регламентированы еще недостаточно. Возможно, это является одной из причин, по которой межведомственное информационное взаимодействие налаживается так трудно. Обмен электронными документами, заверенными электронной цифровой подписью, требует достаточно дорогостоящий вложений, которые не всегда бывают оправданны. Другие же формы информационного взаимодействия применять рискованно ввиду полной неясности их правового статуса.

Сегодня  научные учреждения архивной отрасли не стоят в стороне от происходящих процессов. Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела с 2007 г. приступил к разработке плановой темы «Управление документацией в соответствии  с требованиями международных стандартов ИСО» [10, c. 21]. В результате ее выполнения предполагается разработать комплекс предложений по гармонизации международных и национальных методик в области управления документацией.

Помимо нормативной, в совершенствовании нуждается и научно-методическая база межведомственного информационного взаимодействия.

Начиная с 2007 года, в рамках семи общесистемных проектов создается информационно-коммуникационная инфраструктура, ориентированная, в первую очередь, на формирование системы оказания государственных  информационных услуг и  разрабатываются информационные системы, реализующие бизнес-логику ряда административных процедур взаимодействия государственных органов и потребителей в лице граждан и организаций на основе реализации принципа «одного окна».

Основным направлением информационного взаимодействия органов госуправления является соучастие в реализации инициатив «электронного правительства». Концептуальной основой единой комплексной политики является построение архитектуры электронного государства, а именно методология: формирования и использования информационных ресурсов, имеющих государственное значение; формирования общих архитектурных принципов; формирования системы стандартов и регламентов, гарантирующих разработку внедряемых, масштабируемых и тиражируемых решений [10, с. 23].

В этом смысле необходимо обеспечить регулирующую роль методологий стандартов, трат индикативных инструментов, применяемых в качестве набора критериев оценки проектов, а также обязательных нормативных и методических инструментов по их отбору, контролю эффективности выполнения.

В самом начале 2010 года был опубликован текст нового закона «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», вступивший в силу в начале 2011 г. [4].

Новый закон конкретизирует и дополняет ряд правовых норм, связанных с применением электронных документов, включая само это понятие. В повседневном обиходе под «электронными документами» нередко понимают любые виды документов, созданных и хранимых с помощью компьютера. Действующий Закон «Об электронном документе» в этом смысле недостаточно четок. Он фактически ссылается сам на себя, указывая, что под электронным документом  «для целей настоящего Закона» понимается «информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным настоящим Законом» [14, с. 36]. Поскольку одним из таких требований далее названо наличие электронной цифровой подписи, становится очевидным, что информация на машинном носителе, не заверенная электронной цифровой подписью, не должна считаться электронным документом с точки зрения этого закона. Может сложиться впечатление, что она не является документом вообще, а это уже чревато серьезными недоразумениями.

Новый закон уточняет ситуацию, впервые на постсоветском пространстве юридически разграничивая электронные документы и все прочие документы в электронном виде. Определение сформулировано так: «электронный документ – документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность» [4]. В свою очередь, подлинность электронного документа трактуется как его свойство, «определяющее, что электронный документ подписан действительной электронной цифровой подписью (электронными цифровыми подписями)» [14, с. 37]. В статье 2 уточняется, что «действие настоящего Закона не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи, а также при обращении документов в электронном виде, подтверждение целостности и подлинности которых осуществляется без применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи» [4].

Таким образом, в законодательство вводится (хотя, к сожалению, не определяется) понятие «документы в электронном виде», целостность и подлинность которых могут быть подтверждены разными способами, в том числе с помощью различных аналогов собственноручной подписи.

Отметим, что такую же сферу действия имеет и ныне действующий закон, но в нем она недостаточно ясно сформулирована. Уточнение понятийного аппарата, несомненно, будет способствовать более грамотному отношению к документам в электронном виде, включая и организацию их архивного хранения.

В новом законе очерчены и полномочия органов и учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь в сфере обращения электронных документов и электронной цифровой подписи. В частности, они «осуществляют разработку и реализацию единой государственной политики в сфере комплектования Национального архивного фонда Республики Беларусь электронными документами, обеспечения их сохранности, организации их учета и использования» [14, с. 39]. Это дает право архивной отрасли собственными нормативными актами регулировать вопросы, связанные с достижением  ее главной цели – чтобы документы, необходимые обществу и его отдельным гражданам, были сохранены для будущих поколений независимо от их формы и вида носителя. Ряд регламентирующих норм уже выработан. В частности, Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь от 19.01.2009 г. содержит главу 18 «Особенности работы с документами в электронном виде» [7], требования которой в отношении электронных документов с электронной цифровой подписью соответствуют требованиям нового закона и его понятийному аппарату.