Роль и место ведомственных архивов в формировании Государственной части Национального архивного фонда

– принцип всесторонности (при экспертизе необходимо изучить внутренние и внешние особенности документа);

– принцип комплексной оценки документа (документ должны оцениваться в комплексе с другими документами, так как одни документы дополняются другими, третьи повторяют первые, а четвертые могут быть полностью поглощены вторыми) [15, с. 22].

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в осуществлении экспертизы в организации (учреждении) создаются экспертные органы, экспертные комиссии.

Центральная экспертная комиссия организуются в министерствах и ведомствах. В остальных организациях, а также в структурных подразделениях министерств и ведомств создаются экспертные комиссии.

Центральные экспертные комиссии и Экспертные комиссии – постоянно действующие совещательные органы, решения которых утверждаются руководителем организации (учреждения).

Центральная экспертная комиссия назначается приказом по министерству (ведомству) из числа наиболее квалифицированных специалистов структурных основных подразделений под председательством одного из руководящих работников. В ее состав в обязательном порядке включается заведующий архивом организации (учреждения) и представитель соответствующего государственного архива, на учете которого состоит данное министерство (ведомство).

Экспертная комиссия организации также назначается приказом руководителя организации (учреждения). Председателем комиссии должен быть один из заместителей руководителя организации (учреждения). В состав комиссии включаются три- пять наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данной организации (учреждения). В нее обязательно входят работники делопроизводственной службы и заведующий архивом или лицо, ответственное за архив (если нет штатной единицы заведующего архивом).

Для государственных организаций (учреждений) или для организаций, в архивах которых сохранились документы, относящиеся к государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь, решения Экспертной комиссии становятся правомочными при согласовании их с местным архивным учреждением, которое осуществляет контроль за сохранностью ценных архивных документов. Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с архивными органами при выделении документов к уничтожению в соответствии с Законом Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

– постоянного хранения в государственных архивах;

– временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

– временного хранения (до 10 лет);

– подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения [6].

В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены Экспертной комиссии, утверждает руководитель учреждения.

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. После этого проводится работа по оформлению дел для последующего хранения или передачи их в ведомственный архив.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической и иной ценности или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками.

При наличии в деле особо ценных документов, а также невостребованных личных документов (трудовые книжки, документы об образовании), они вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело.

Для дел с особо ценными документами, личными, судебными и следственными, дел о присуждении ученых степеней и званий, дел на авторские свидетельства и патенты и т.п. при подготовке к сдаче в архив составляется, если она не велась в течение года, внутренняя опись документов. Составлять внутреннюю опись рекомендуется также к делам, заготовки которых не полно раскрывают содержание документов. В этом случае внутренняя опись облегчит использование документов дела, поиск необходимой информации. В конце внутренней описи дела составляется итоговая запись с указанием цифр и прописью общего количества документов в деле, включенных в опись и количество листов описи.

Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело.

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. На все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи дел.

Описи составляются отдельно на: дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу и иные однотипные дела; на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.); служебные ведомственные издания [6].

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

При подготовке к передаче в ведомственный архив дел за несколько лет, дела сначала раскладывают по годам, а в пределах года по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется хронологически-структурная.

Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством. Дело, начатое в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством.

Передача документов на хранение в ведомственный архив осуществляется, согласно утвержденного графика. График составляется архивом и утверждается руководителем организации (учреждения). Эта работа должна проводится ежегодно.

В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача производится по описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях и по истечению сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрой и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее. Один экземпляр описей возвращается сдатчику. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

 

 

2.2. Хранение документов в архивах

 

Государственные органы или органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т.ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения:

- кратковременные  сроки хранения (менее 10 лет);

- долговременные  сроки хранения (более 10 лет, включая  постоянное хранение) [15, с. 27].

В отношении особо ценных документов, в т.ч. уникальных документов, устанавливается особый режим учета, хранения и использования. Создаются страховые копии этих документов.

Уничтожение документов Национального архивного фонда Республики Беларусь законом запрещается.

Государственному учету подлежат все документы Национального архивного фонда Республики Беларусь независимо от места их хранения. Его порядок определяется специально уполномоченным Правительством Республики Беларусь республиканским органом исполнительной власти. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь.

Также следует отметить, что документы Национального архивного фонда Республики Беларусь, хранящиеся в государственных и местных архивах, музеях, библиотеках, организациях Национальной академии наук Республики Беларусь, не входят в состав имущества этих архивов, музеев, библиотек и организаций Национальной академии наук Республики Беларусь [5].

Источниками комплектования государственных и местных архивов архивными документами могут выступать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда Республики Беларусь и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и местные архивы.

При этом передача документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на постоянное хранение происходит следующим образом:

- документы Национального архивного фонда Республики Беларусь, находящиеся в государственной или коммунальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и коммунальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и местные архивы;

- документы Национального архивного фонда Республики Беларусь, образовавшиеся в процессе деятельности органов государственной власти и  организаций, могут передаваться в государственные архивы Республики Беларусь на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти в области архивного дела;

- документы Национального архивного фонда Республики Беларусь, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и местные архивы, музеи, библиотеки, организации Национальной академии наук Республики Беларусь на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Национальной академии наук Республики Беларусь и собственниками указанных документов [15, с. 31].

Учет архивных документов – установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежит каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.

В Беларуси существует централизованный учет документов Национального архивного фонда Республики Беларусь в масштабе всей страны, основанный на наличии в органах управления архивным документом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

Основной учет архивных документов является единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения.

Средство учета – присвоение архивных шифров единицам хранения.

Проведение учета – основано на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности.

Первичными документами учета являются учетные документы архива – комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов. В них учитываются отдельные документы, единицы хранения, фонды.

К учетным документам архива относятся: книга учета поступлений; книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования; список фондов; список фондов с особо ценными документами; лист фонда; архивная опись; опись особо ценных документов; опись страхового фонда; реестр описей; реестр описей особо ценных документов; инвентарная книга учета дел с материальными ценностями; паспорт архива; паспорт архивохранилища; сведения об изменениях в составе и объеме фонда на 1 января; карточка фонда; дело фонда; внутри-деловые описи и листы – заверители дел [15, с. 32].