Развитие документа. Способы документирования

Информация, содержащаяся в документе, обязательно закреплена на каком-то специальном материале (бумага, кино-, видео-, аудио-, фотопленка и т. п.), имеющем определенную форму носителя (лента, лист, карточка, барабан, диск и т. п.). Кроме того, информация всегда фиксируется каким-либо способом записи, предусматривающим наличие средств (краска, тушь, чернила, красители, клей и т п.) и инструментов (ручка, печатный станок, видеокамера, принтер и т. п.).

Материальная основа документа - совокупность материалов, использованных для записи сообщения (текста, звука, изображения) и составляющих носитель информации.

В зависимости от материальной основы документы делятся на две большие группы: естественные и искусственные. Искусственные в свою очередь подразделяются на бумажные документы и документы на небумажной основе - полимерные документы (полимерно-пленочные и полимерно-пластиночные).

Таким образом, под материальной составляющей документа имеют в виду:

1) материальную основу документа;

2) форму носителя информации.

Носители информации самым тесным образом связаны не только со способами и средствами документирования, но и с развитием технической мысли. Отсюда - непрерывная эволюция типов и видов материальных носителей.

Вопрос сохранения информации корнями своими уходит в глубокую древность. Информация была всегда, независимо от того воспринималась она человеком или нет. И человек, едва выделившись из животного мира, стал активно использовать её в своих собственных целях. Более того, он сам стал источником информации для других. Уже тогда информацию умели получать, обрабатывать, передавать, накапливать и что особенно важно – хранить. Поначалу, для хранения и накопления информации, человек использовал свою память – он попросту запоминал полученную информацию и помнил ее какое-то время. Тогдашние потоки информации не сравнить с нынешними, поэтому человеческой памяти пока хватало.

Дело ограничивалось именами соплеменников, двумя заклинаниями злых духов, да десятком мифов и легенд.

Постепенно, люди пришли к выводу, что такой способ хранения информации имеет ряд недостатков: – человек мог спутать различные данные; – неправильно понять другого человека; – элементарно забыть что-то важное; – в конце концов его могли просто убить на охоте.

Появление первых документов, т.е. зафиксированной на различных носителях информации, относится примерно к 30 веку до н.э. Началом передачи данных было предметное документирование. Предметы, окружавшие первобытного человека, наделялись особым значением, символизировали понятия и явления. Например, стрела – символ войны. Разновидностью предметного документирования являются ракушечные и узелковые письма индейцев Северной и Южной Америки. Ракушечные письма (вампумы – нити с нанизанными на них раковинами) индейцев Северной Америки являлись средством запоминания и передачи сообщений. Их содержание выражалось цветом, количеством и взаиморасположением раковин. Вампум также мог использоваться вместо денег. Узелковое письмо (кипу), употреблявшееся в государстве древних инков также являлось средством удержания в памяти последовательности и логической связи устно передаваемых сообщений : к основной толстой верёвке прикреплялись более тонкие шнуры, нити и лоскуты различного цвета, где каждый элемент имел своё значение. .

Во времена неолита появилось пиктографическое или рисуночное письмо ( от лат. "пиктус"-писанный красками, нарисованный и греч. "графо"- пишу) – отображение общего содержания сообщения в виде рисунка или последовательности рисунков, обычно в целях запоминания. Оно не являлось средством фиксации какого-либо языка, т.е. письмом в собственном смысле. Это были изображения на стенах пещер или скалах, на каменных плитах, на кости в основном иллюстрирующие события из жизни племени.

В 4 тысячелетии до н.э. шумеры, населявшие юг современного Ирака, начали передавать изображениями названия отдельных конкретных предметов и общих понятий.

Число таких знаков было порядка тысячи, и каждый из них в шумерском языке связывался с определённым словом. Шумеры писали на сырой глине прямоугольными палочками, входящими в глину под углом и создававшими клиновидное углубление. Поэтому шумерская письменность получила название клинописи. До наших дней сохранились целые библиотеки клинописных документов на глиняных дощечках: деловые документы, исторические надписи, эпос, словари, религиозные и магические тексты.

С течением времени рисунки упрощались, в какой-то мере стандартизировались и заменялись знаками, обозначающими слова и слоги. Так возникла иероглифическая система ( от греч. "hieros"- священный и "glyphe" - то, что вырезано) и идеографическое письмо ( от греч. "idea"-образ, идея и "grapho" - пишу). Словесно-слоговое письмо Древнего Египта – одно из древнейших в мире – сформировалось примерно с конца 4-го тысячелетия до н.э. Древнейшие египетские письменные памятники – надписи на таблицах и булавах царей – представляют собой символические изображения, которые не имеют чёткого звукового значения и понимаются по принципу пиктограммы.

Структура древнеегипетской письменности окончательно формируется около 2800 г. до н.э. Всего в ней около 700 наиболее употребительных знаков, начертание которых могло иметь разные вариации. Они делятся на знаки, передающие несколько согласных звуков языка (фонограммы) и смысловые понятия (идеограммы). Иероглифическое письмо предназначалось для монументальных и полудекоративных надписей на камне и металле. Иератическое (жреческое) письмо – следующий этап развития египетской письменности – использовалось для записи литературных и религиозных текстов, деловых документов.

Самым распространённым материалом для такого письма был папирус – прообраз современной бумаги. Листы изготавливали из стеблей растения папирус.

Стебли разделялись на тонкие полоски, отбивались молотком, проклеивались хлебным отваром, сушились и отглаживались. Папирусные документы обычно свёртывались в свиток. Для письма на папирусе писцы использовали тонкие кисти из тростника или тростниковые палочки. Росписи на гробницах донесли до нас изображения этих инструментов.

Различные виды письменности господствовали в странах Востока три тысячелетия, но потом их вытеснила более простая и удобная система – финикийская. Финикийцам, как торговому народу, нужна была простая и удобная письменность для составления коммерческих документов, и они создали слоговое письмо, состоящее из 22 знаков. Самые древние найденные финикийские надписи относятся к 13 веку до н.э.

В 9-10 веках до н.э. греки преобразовали финикийское письмо и создали алфавит, где каждый знак обозначает не слово или слог, а определённый звук. Греческий алфавит стал исходным для всех европейских алфавитов. Свои книги и кодексы греки, а за ними и римляне стали писать на деревянных или костяных дощечках, покрытых воском. Писали по воску стилусом (от греч. "stylos" - палочка) – заострённым стержнем из металла или дерева. Когда запись становилась не нужна, она стиралась с помощью плоского обратного конца стилуса.

Письмо по воску было заимствовано различными народами и просуществовало около 18 веков практически без изменения, пока англосаксы не изобрели пергамент. Пергамент появился примерно в 3 веке до н.э. Это была особым способом обработанная кожа молодых животных (в основном телячья). Пергаментные листы были плотными и жёсткими, в основном стягивались переплётом с металлическими застёжками. Благодаря своей прочности этот материал использовался также довольно долго.

С удешевлением и всё более широким распространением пергамента появилась потребность в создании и общедоступного пишущего инструмента. Им стало определённым образом заточенное гусиное перо.

С его помощью можно стало изменить стиль письма – сделать его прописным и наклонным.

В Древней Руси первыми документами стали берестяные грамоты. Новгородские русичи в 10-13 в.в. н.э. продавливали текст документов на бересте – верхнем слое берёзовой коры. После неё практически до конца 14 века основным материалом для письма на Руси служил пергамент, который привозили из Греции и ганзейских городов. Самой древней формой документа на Руси была грамота – отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершка, т.е. 15-17 см. Размеры документа могли быть различными за счёт подклейки следующих листов. Документы писались сплошным тестом, без разделения на отдельные слова. После того как документ утрачивал свою ценность, текст счищали, а дорогостоящий материал использовали снова для записи информации. Таким образом, носитель мог использоваться несколько раз.

И относилось это не только к пергаменту. Повторно использовались медали и печати, на которых перебивались изображения. В 15-16 веках из западноевропейских стран начали завозить тряпичную бумагу, а со второй половины 17 века – изготавливать свою, строить бумажные мануфактуры.

Чернила делались из дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков – наростов на дубовых листьях. Инструментами письма, как и в Европе, служили гусиные перья, которые применялись вплоть до 2-й половины 19 века, хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером чернильный текст посыпался мелким песком для впитывания излишек чернил, чтобы страницы не пачкались друг о друга и не склеивались.

Менялась также графика письменности: первоначально документы составлялись так называемым "уставным" письмом - буквами с прямыми очертаниями.

В XIV веке стал использоваться полуустав, позволивший ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. К XIV веку стала использоваться точка в конце предложения. С появлением так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением их над строкой письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки. Документы в делопроизводстве хранились в виде свитков-столбцов - из подклеенных листов бумаги ("поставов").

Размеры таких столбцов могли быть очень большими. Например, Соборное уложение 1649 г. насчитывает в длину 309 метров. Текст в столбцах писался с одной стороны, что было неэкономно при тогдашней дороговизне бумаги.

В 1700 г. Петр I ввел тетрадную форму документов из листов бумаги, сложенных вдвое (тетрадей), которые были переплетены в книги. На листах тетрадей писали с обеих сторон. Тогда же для особо важных документов Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, чуть позже разрабатывает "генеральные формуляры" - образцы, по которым следовало составлять текст документов, и вводит иностранные названия видов документов (регламент, инструкция, резолюция, рапорт, реляция и т.д.).

При Петре I и позже, при Екатерине Великой, были выделены реквизиты документа и определены их места на формулярах. В XIX веке стали использовать бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. Форма и местоположение реквизитов приобрели устойчивый вид.

2.2. Изобретение бумаги  и совершенствование ее производства.

Современный, самый распространённый носитель информации – бумага – появился тоже очень давно : во 2 веке н.э. в Китае. Долгое время секрет её производства строго охранялся. Первоначально бумага изготавливалась из натуральных растительных волокон (риса, бамбука и пр.). Растёртые в воде волокна растений пропитывались животным клеем, сушились на воздухе и прессовались. В Индии, Вьетнаме, а потом и в Европе бумагу делали из переработанного тряпья. Она так и называлась – тряпичная бумага. Тряпичная бумага ручной выработки выпускалась примерно до конца 18 века. За это время в процесс производства вводились новшества : использование наполнителей для уменьшения прозрачности бумаги, замена животного клея канифольным, отбеливание хлорной известью цветного тряпья и др. С середины 19 века в Европе начали использовать более дешёвую бумагу на основе древесины ( из древесной целлюлозы, а затем из древесной массы).

Тексты на таких носителях как папирус, пергамент и бумага писались обычно чёрными чернилами – сажевыми и железо-галловыми. Сажевые чернила (тушь) получали, растирая мелкодисперсную сажу с водой и клеем. Позднее в тушь стали вводить вещества (казеин, шеллак), придающие тушевому тексту водостойкость. Однако, тушь была неудобна в употреблении, плохо проникала в бумагу, давала нестойкий к истиранию текст. Железо-галловые чернила получали, добавляя в отвар галловых орешков раствор железного купороса. Получались бесцветные чернила, которые на пергаменте или бумаге быстро темнели, давая густой чёрный текст. Лучшие образцы железо-галловых текстов выдержали многовековое хранение: они нерастворимы в воде, устойчивы к выцветанию, износостойки.

С этого периода и по настоящее время документы на бумажных носителях являются самыми распространёнными. А развитие технического прогресса в области производства бумаги, книгопечатания, копирования текста сделало бумажные документы дешёвыми.

И сейчас под словом "документ" большинство людей традиционно подразумевают текст или изображение на бумаге.             

Ни для кого не секрет, что от правильного подбора бумаги напрямую зависят качество полиграфической продукции и её соответствие условиям предполагаемого использования. Прежде всего, напомним, что бумага— это многокомпонентная система, состоящая из специально обработанных растительных волокон, тесно переплетенных между собой и связанных химическими силами сцепления различных видов. Бумага различается по толщине или по массе одного квадратного метра (г/м2). По принятой классификации масса 1 м2 печатной бумаги может составлять от 40 до 250 г. Более 250 г/м2 — это уже картон.

Один из важнейших технических показателей бумаги, от которого зависят многие основные свойства – прочность, упругость, пластичность, светостойкость и др., - это композиция бумаги. Отечественные бумаги по композиции подразделяются на группы по номерам: № 1, № 2, № 3.

Бумага № 1 – это чистоцеллюлозная бумага. Сделанные, как правило, только из целлюлозных волокон, чистоцеллюлозные бумаги обычно имеют высокую белизну, повышенную прочность, почти не подвержены старению при хранении. Такие бумаги используются для изготовления высокохудожественной продукции, словарей, энциклопедий, официальных справочных изданий.

Бумага № 2 содержит до 50% древесной массы, которая придаёт бумаге ряд полезных качеств – улучшаются печатные свойства, стабильность размеров при изменении климатических условий, снижается масса листа м т.д. В сравнении с бумагой № 1 бумага № 2 дешевле.

Бумага № 3 полностью состоит из древесной массы. Это дешёвая бумага невысокого качества, используемая для изданий с небольшим сроком службы и применяемая только для типографской (высокой) печати.