Развитие документа. Способы документирования

Введение

Актуальность работы обусловлена значением роли накопления знаний — основы основ любой цивилизации. Но человеческая память несовершенна и неспособна вместить все знания и опыт, которые переходят из поколения в поколение. Поэтому с древнейших времен люди использовали самые разнообразные носители информации. При этом, несмотря на совершенствование типов носителей, сам принцип записи и структура данных за несколько тысячелетий практически не изменились.

Информация - это сведения о лицах, фактах, событиях и явлениях, вне зависимости от формы представления. В зависимости от ценности, полноты, достоверности предоставления информация имеет большое значение.

Материальный носитель – документ, содержащий данные с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. В качестве носителей, на которых вырезались, высекались и писались документы, использовались самые разные материалы. Берестяные грамоты, клинописные таблички, папирус, пергамент - вот далеко не полный перечень носителей, применявшихся когда-то для хранения документов.

В документе фиксируются факты, события, явления практической и мысленной деятельности человека. Функции, которые выполняет документ: информационная, организационная, коммуникативная, воспитательная.[4] Важнейшей из названых функций является информационная.

Цель курсового проекта - изучить историю появления и развития первых документов. Задачи: рассмотреть виды древнейших материальных носителей информации, дать им характеристику, определить значение документов, полученных на различных материальных носителях.

Предметом исследования стали свойства, признаки различных древних материальных носителей, их роль и значение в жизни общества.

При написании курсовой работы использовалась книга следующей группы авторов: А.Н. Ларьков,  «Документоведение».[16]

Данный сборник является первым шагом к познаванию материальных носителей документированной информации, которые помогли разработать курсовой проект.

Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка источников и литературы и приложения.

52

1.      Развитие документа. Способы документирования.

Появление первых документов, т.е. зафиксированной на различных носителях информации, относят примерно к 30 веку до н. э.

Началом передачи данных было предметное документирование. Предметы, окружавшие первобытного человека, наделялись особым значением, символизировали понятия и явления. Например, стрела - символ войны

Разновидностью предметного является галечное и ракушечное письмо, узелковое письмо. Индейцы использовали шнуры разной толщины и цвета, а также узелки и бусинки. Древние нитки использовали «кипу» - к основной толстой веревке прикреплялись более тонкие шнуры, нити и лоскуты различного цвета, каждый элемент имел свое значение.

Позже появилось рисуночное, или пиктографическое, письмо (от лат. «пиктус» - писаный красками, греч. - «графо» - пишу). Это были изображения на стенах пещер и скалах, в основном иллюстрирующие события из жизни племени

Первоначально каждый рисунок передавал какое-либо событие. С течением времени рисунки упрощались, в какой-то мере стандартизировались и заменялись знаками, обозначающими слова. Позже знаками стали обозначать слога, а потом и отдельные буквы. Так возникла иероглифическая система. Постепенно рисунки становились схематичными, появилась скоропись. У египтян рисунки скорописи были округлыми, волнистыми, у шумеров - заостренными, угловатыми (клинопись). Так, независимо друг от друга в разных частях мира зарождались различные системы письменности.

В Европе (на острове Крит и в Древней Греции) и на Среднем Востоке письменность появилась на несколько столетий позже, а в Китае - только во II тысячелетии до н. э.

Различные виды письменности господствовали в странах Востока три тысячелетия, но потом их вытеснила более простая и удобная система - финикийская и восходящая к ней арамейская, затем греческая и др.

Финикийцам, как торговому народу, нужна была простая и удобная письменность для составления коммерческих документов и они создали слоговое письмо, состоящее из 22 знаков. Самые древние найденные финикийские надписи относятся к XIII веку до н. э. С IX века до н. э. финикийское письмо быстро распространилось во многих странах и заимствовалось греками, арабами, евреями.

Греки преобразовали финикийское письмо и создали алфавит, где каждый знак обозначает не слово или слог, а определенный звук (звуковая система). Развитие и преобразование знаков показано на.

Кириллица (славянская азбука) была создана на основе греческого алфавита, а затем реформировалась на протяжении XVI - XIX веков. Современный русский алфавит - результат реформ и постепенного исключения неиспользуемых греческих букв.

Таким образом, все системы письменности делятся на три типа:

Рисуночная, или пиктографическая, система. Содержала еще не тексты, а рисунки, изображающие, о чем идет речь.

Символическая, или идеографическая, система. Один рисунок обозначает уже не событие, а одно слово (например, древнеегипетские документы, клинописные документы народов Междуречья).

Звуковая, или буквенная, система (например, финикийское и греческое письмо).

С течением времени древние системы письменности вытеснялись и заменялись другими. И сегодня часть документов не расшифрована (например, не прочитан текст ни одной из пятнадцати деревянных дощечек, найденных на острове Пасхи).

Все ранние документы, дошедшие до нашего времени, представляют огромную научно-историческую ценность как культурное наследие. С их помощью становится возможным больше узнать о жизни древних народов и цивилизаций.

1.1.           Понятие «информация», «документ», «носитель информации».

Информация – важнейшая сущность нашего мира. Слово «информация» происходит от латинского informatio и означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. В естественных и технических науках информация имеет иное, специфическое определение, которое легло в основу современной кибернетики. Обмен информацией – необходимое условие жизни человеческого общества.

В бытовом смысле под информацией обычно понимают те сведения, которые человек получает из окружающей природы и общества с помощью органов чувств. Информация – совокупность сведений, циркулирующих в природе, обществе, а также в созданных человеком системах. Информацию собирают, хранят, передают, обрабатывают и используют. Для этих целей используются разработанные информационные технологии (системы методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и выдачи информации).

С понятием «информация» теснейшим образом связано понятие «документ». Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ – это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. [13]

Официальная формулировка в законодательстве РФ: документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.[10]

Документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звука и видеозаписи. В качестве такого носителя может служить бумага, фото-, кинопленка и т.д.

Сама информация не выступает достаточным признаком документа. Материальная составляющая - одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальная составляющая документа - это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени.[3]

Материальную составляющую документа определяет носитель информации. Материальный объект становится документом только в случае единства вещественного носителя и заключенной в нем информации. Двуединая природа документа - одна из основных особенностей его как известной системы.

Отличительными признаками документа являются:

- наличие смыслового семантического содержания;

- стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени;

- завершенность сообщения;

- предназначенность использования в социальной коммуникации.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ служит, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации.

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Однако, и термин "документ", также как и термин "информация", неоднозначен и прошёл свой путь развития. История документов и делопроизводства тесно связана с эволюцией материалов, на которых записывались документы, с развитием технологии их передачи, а также с изменением правил их создания и оформления.

1.2.           Эволюция типов носителей информации.

Человечество за тысячелетия своего существования накопило огромное количество информации. Мозг человека не в состоянии хранить такой объем ее и без искажения передавать. Появление письменности - одной из первых информационных технологий - стимулировало поиски и изобретение специальных материалов для письма. Однако на первых порах человек использовал для этой цели наиболее доступные материалы, которые можно было без особых усилий найти в окружающей природной среде: пальмовые листья, раковины, древесная кора, черепаховые щитки, кости, камень, бамбук и т.д.

Носители информации непрерывно совершенствовались, появились: пергамент, папирус, береста, бумага, фотопленка, перфорационные носители, магнитные, оптические носители. Любой вид материального носителя информации имеет свои достоинства и недостатки. Способы документирования информации и формы передачи информации модернизируются, становятся всё более удобными в использовании.[15]

Камни и стены пещер как носители информации

Первыми носителями информации были стены пещер в эпоху палеолита. Сначала люди рисовали на стенах пещер, камнях и скалах, такие рисунки и надписи называются петроглифами. Самые древние наскальные изображения и петроглифы (от греч. petros - камень и glyphe - резьба) изображали животных, охоту и бытовые сцены. К числу самых древних изображений на стенах пещер эпохи палеолита относятся и оттиски рук человека, и беспорядочные переплетения волнистых линий, продавленных в сырой глине пальцами той же руки.

Обращает внимание, какими живыми, яркими были изображения зверей в пещерах позднего периода древнего каменного века. Их создатели хорошо знали поведение животных, их повадки. Они замечали в их движениях такие чёрточки, которые ускользают от современного наблюдателя. Примечательно, что, изображая зверей, древние мастера использовали для моделировки их тел неровности скалы, впадины, выступы, имеющие сходство с очертаниями фигур. Изображение как бы ещё не отделилось от окружающего его пространства, не стало самостоятельным.

Люди древнего каменного века не знали орнамента. На изображениях животных и людей из кости иногда видны ритмично повторяющиеся штрихи или зигзаги, похожие на орнамент. Но, присмотревшись, видишь, что это - условное обозначение шерсти, птичьих перьев или волос.

Как изображение животного «продолжает» скальный фон, так и эти похожие на орнамент мотивы ещё не стали самостоятельными, отделёнными от вещи условными фигурками, которые можно наносить на любую поверхность.[9]

Следует полагать, что самые старые носители информации служили не только простым украшением, наскальные рисунки предназначались для передачи информации или совмещали эти функции.

Переход человека к новому образу жизни и иным, чем прежде, отношениям с окружающей природой происходил одновременно с формированием другого восприятия мира.

Конечно, и в пору нового каменного века не было науки, учёных, философов, которые посвящают себя исследованию природы и человеческого общества. Осознание мира происходило стихийно, и в нём участвовали все члены общества. В это время восприятие окружающего оставалось конкретным, образным. Отвлечённые, абстрактные понятия ещё не отделились от их реальных проявлений. Судить об этом можно по изображениям, в которых и воплощается образное понимание мира. В древности их роль была даже более важной, чем теперь: при отсутствии науки оно вмещало практически весь опыт познания мира.

Самые древние письмена дошли до нас в виде надписей, выбитых на скалах. Однако угольные, глиняные, меловые рисунки смывало дождём, и для увеличения надёжности хранения информации первобытные художники стали выбивать силуэты животных на скалах острым камнем. Но камень как носитель информации и зубило как инструмент для письма, в применении крайне неудобны. Хотя камень повысил сохранность информации, её скорость записи и передача оставляли желать лучшего. Поэтому люди стали писать на том материале, который легче найти или изготовить. Вместе с тем позднее на камне выбивались письмена религиозного содержания, государственные указы, тексты культового назначения.