Разработка должностной инструкции начальника отдела контроля качества и маршрута движения документа о результатах технических испытани

 

Федеральное государственное  бюджетное образовательное          Учреждение высшего профессионального  образования                     «Ижевский государственный технический  университет»                            имени М.Т. Калашникова                                                                        Кафедра «Управление качеством»                                                       Факультет «Управление качеством»

 

 

 

 

Курсовая работа по дисциплине                                                            «Деловой Документооборот»                                                                       Тема: «Разработка должностной инструкции начальника отдела контроля качества и маршрута движения документа о результатах технических испытаний в организации»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Студент группы Б-01-481-1з  Пушина М.А. 

Проверил:

 

 

 

Старший преподаватель    Кафедры Управления качеством  Гильмуллина  Г.И.

 

 

 

 

Ижевск 2013 

Содержание

Введение…………………………………………………………….………… 3

Роль и виды документов………………………………………………………4

Цели и задачи курсовой работы………………………………………………4

1 Теоритическая часть

   1.1 Характеристика распорядительных документов……………………5

   1.2 Классификация деловых документов ……………………………….9

2 Практическая часть

   2.1 Документы по качеству в организации …………………………….12

   2.2 Разработка должностной инструкции

      начальника отдела контроля качества ………………………………15

   2.3 Разработка маршрута движения документа в организации

      на примере документа о результатах технических испытаний… …27

Заключение……………………………………………………………………28

Список используемых источников ……………………………….…………29

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Актуальность работы обусловлена значением роли документа  в жизни любого человека. Практически  в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы. С развитием общества постоянно усложняется процесс управления и приходится решать все более сложные комплексы взаимосвязанных задач. Их решение строится на информации об управляемых объектах, носителем которой выступает документ. Развитие человечества объективно сопровождает рост объемов информации и её носителей - документов.

Документ – информация, зафиксированная специальным образом на материальном носителе, снабженная реквизитами, позволяющими идентифицировать документ в процессе его обработки, поиска, использования и хранения. B широком смысле документ служит средством закрепления и передачи информации, знаний, духовных и материальных достижений человеческого общества. Процесс последовательного выполнения операций над документами с момента их создания или получения до исполнения или отправки называется документооборотом. Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота является важным показателем и используется в качестве критерия при решении вопросов организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, выбора организационной формы делопроизводства, структуры службы делопроизводства, её штатного состава и других вопросов.

 

Документы играют огромную роль в жизни общества. Их различают по значимости и характеру. Документы служат подтверждением факта, события, явления. Они могут иметь политическое, историческое, юридическое и экономическое значение. Документы могут служить источником информации государства, республики, городов, предприятия, организации. Они являются средством доказательства какого-либо события.

Для обмена информацией  между организациями служат такие документы, как письма, телеграммы, телефонограммы, факс, электронная почта. Посредством распорядительных документов: таких как положение, устав, постановление, приказ и др. – осуществляется руководящая деятельность государственной власти.

 

Целью курсовой работы является закрепление и практическое применение полученных теоретических знаний и практических умений. Исходя из цели, можно выделить следующие задачи:

− Раскрыть понятия «документ» и «документооборот», его роль в жизни общества.

− Научиться разрабатывать маршруты движения документов в организации.

1 Теоретическая  часть

1.1 Характеристика распорядительных документов

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, предприятий, учреждений − издание распорядительных документов, с помощью которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, инструкции, указания; решения; постановления, распоряжения.

Решения, постановления  и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный  или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания и инструкции издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов. Проект распорядительных документов может быть подготовлен отдельными специалистами или структурными подразделениями.

Основным распорядительным документом является приказ.

Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Приказы издаются только при необходимости. Изменения, дополнения, отмена приказов производятся только приказами.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее  изданный документ или какие-то его  положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.

В констатирующей части  дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания  приказа послужил законодательный  или нормативный правовой акт  вышестоящей организации или  документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа.

Распорядительная часть  должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя  каждого действия и сроков исполнения.

С приказов для удобства пользования внутри организации  делаются копии и выписки. Выписка из приказа - копия основной части текста документа, которая необходима для работы.

Следующим видом распорядительного  документа является распоряжение. Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован. Их издают предприятия, организации, правительства, и т.д. Различают распоряжения длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса.

Еще один вид распорядительного  документа - указание. Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно - методического характера. Право издания указания в организациях предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделений, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции.

Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами. Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении. При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты. Распорядительная часть излагается пунктами. Решения могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части. Проект решения должен быть согласован со всеми заинтересованными структурными подразделениями и организациями. Юридическую силу решение обретает после его подписания руководителем органа коллегиального органа управления, присвоения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты. 

И последний вид распорядительного  документа – постановление.  Постановление  - правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения.

Управление организацией (предприятием, учреждением) невозможно осуществлять без использования  распорядительных документов. От того, насколько правильно составлены и оформлены распорядительные документы, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Классификация деловых документов

Классификация документов - необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного  обеспечения автоматизированных систем управления.

Унификация документов заключается в установлении единого  комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Документы классифицируются по таким  признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические.

Письменные включают в себя документы, созданные рукописным или машинным способом.

К графическим документам относятся  чертежи, карты, рисунки, схемы, планы.

Фото- и кинодокументы фиксируются  с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях.

Акустические документы позволяют  производить точную запись и передачу звуковой информации.

 

По содержанию документы подразделяются на финансово-отчетные, организационно-распорядительные, по личному составу и т.д.

По наименованию различают большое количество документов.       Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные.

Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения.

По срокам хранения различают документы временного хранения (до 10 лет и более 10 лет) и постоянного срока хранения.

По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами.

По происхождению документы бывают служебные и официально-личные. Первая группа - документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц.

По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине.

По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа - это копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника.

 

 

 

 

2 Практическая часть

2.1 Документы по качеству в организации

К документам организации  в области качества относятся:

− документы, предоставляющие согласованную информацию о системе менеджмента качества организации, предназначенную как для внутреннего, так и внешнего пользования;

− документы, описывающие, как система менеджмента качества применяется к конкретной продукции, проекту или контракту;

− документы, устанавливающие требования;

− документы, содержащие рекомендации или предложения;

− документы, содержащие информацию о том, как последовательно выполнять действия и процессы (такие документы могут включать в себя документированные процедуры, рабочие инструкции и чертежи);

− документы, содержащие объективные свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов (к таким документам относятся записи).

Подробнее мы рассмотрим стандарты из серии ISO 9000, которые  являются фундаментальными документами  Системы Качества. Они определяют методологию обеспечения качества и представляют собой различные  модели функциональных или организационных взаимоотношений между участниками системы качества.