Распорядительные документы

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Раздел 1.Распорядительные документы……………………………4

Раздел 2. Классификация распорядительных документов……….4

Раздел 3. Этапы подготовки распорядительных документов……5

3.1 Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиального принятия решения………………………………………5

3.2 Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений…………………………………………7

Раздел 4. Правила оформления распорядительных документов.

4.1. Приказ………………………………………………………….11

4.2.Постановление…………………………………………………14

4.3. Решение………………………………………………………..16

4.4.Распоряжение…………………………………………………..16

4.5.Указание………………………………………………………...17

Заключение…………………………………………………………18

Список источников и литературы…………………………………19

ПРИЛОЖЕНИЕ…………………………………………………….20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных  документах, которые взаимосвязаны  и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере.

Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает центральное место. Распорядительные документы регулируют и координируют деятельность, позволяющую органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, и за счет этого получать максимальный эффект от своей деятельности.

ОРД классифицируется на три группы:

• организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.);
• распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.);
• информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.).

        В данной курсовой работе рассматривается система распорядительной документации. Актуальность данной темы в том, что распорядительные документы регулируют и координируют деятельность, позволяющую органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач и за счет этого получать максимальный эффект от своей деятельности.

Цель работы: рассмотреть методы составления и требования к оформлению распорядительных документов.

Исходя из поставленной цели можно  выделить следующие задачи:

- рассмотрение теоретических аспектов  системы распорядительной документации;

 

- рассмотрение процедуры издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения, в условиях коллегиального принятия решения);

- рассмотрение правил составления и оформления распорядительных документов

При изучении данной темы использовались ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября2005 г. № 536.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие и значение распорядительных документов

 

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Распорядительные документы позволяют регулировать деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, её организационно- правовой формы и других факторов.

Распорядительные документы  содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам. Правовой акт - документ, содержащий подзаконное официальное решение, принятое органом исполнительной власти или должностным лицом в односторонне-властном порядке и с соблюдением установленной процедуры по тому или иному вопросу, отнесённому к его компетенции, облечённое  в предусмотренную законом форму и порождающее юридические последствия.

К распорядительным документам  относятся: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание.

Вывод: все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих действующим законодательным и правовым актам.

 

2. Классификация распорядительных документов

С учетом сферы действия распорядительные документы делятся  на:

1.  Правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

2.   Правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также территориальных образований;

3.   Правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Также выделяют следующие  виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание, решение, постановление.

Основанием для издания  распорядительного документа может  быть:

• Необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов, и ранее принятых решений данной организации;
• Необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Вывод: все распорядительные документы классифицируются в зависимости о сферы действия

 

3. Этапы подготовки распорядительных документов

3.1. Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиального принятия решения

Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии:

1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.
2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.
3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.
4. Принятие решения по рассмотренным материалам.
5. Оформление протокола заседания.
6. Издание распорядительного документа.
7. Доведение решения до исполнителей.

Первая стадия предусматривает  сбор информации по вопросу и ее анализ, и завершается оформлением аналитической справки. Эту работу проводят в соответствии с планом работы коллегиального органа специалист или группа специалистов соответствующего структурного подразделения. Необходимая информация может запрашиваться из других подразделений, подведомственных и иных организаций. Справка должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию и конкретные предложения по решению проблемы. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в решении специалистами и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение. Параллельно со справкой готовится проект решения коллегиального органа. Справка по вопросу и проекту решения оформляются на стандартных листах бумаги. Проект решения содержит обоснование решения и распорядительную часть – поручения.

На второй стадии подготовленные материалы – справка и проект решения – передаются секретарю  коллегиального органа – как правило, за 10-15 дней до заседания. За это время представленные материалы размножаются для рассылки членам коллегиального органа в целях предварительного изучения. Члены коллегиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопросе, который будет рассматриваться.

На третьей и четвертой  стадиях председатель коллегиального органа знакомится с представленными  материалами, проводятся организационные  мероприятия по подготовке заседания (членам коллегиального органа рассылаются  приглашение, повестка дня, материалы к заседанию). На заседании обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения, и предложения по его изменению и дополнению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосуют члены коллегиального органа. В итоге обсуждения большинством голосов (2/3 голосов) принимается решение.

Пятая стадия отражает специфику  деятельности коллегиальных органов: это фиксация хода заседания в  протоколе. Во время заседания ведутся  черновые записи хода заседания, стенографическая запись или звукозапись на магнитофонную  ленту. После заседания на основе записей оформляется протокол заседания. Если протокол составляется на основе рукописных записей, желательно согласовать с выступающими запись их выступлений. В этом случае выступивший визирует протокол на левом поле напротив записи выступления. После согласования протокол подписывают председатель коллегиального органа и ответственный секретарь.

Шестая стадия – издание  распорядительного документа по решению коллегиального органа. Решения  коллегиальных органов оформляются  постановлениями или решениями. Постановления издаются высшими  органами государственной власти и  управления, представительными и  коллегиальными исполнительными органами власти субъектов Российской Федерации.

Коллегиальные органы учреждений, организаций, предприятий  издают решения. Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе.

Седьмая стадия – это  тиражирование документа, его рассылка  или передача исполнителям.

 

3.2. Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений.

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, указаний, распоряжений – включает следующие стадии:

1. Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа).
2. Сбор и анализ информации по вопросу.
3. Подготовка проекта распорядительного документа.
4. Согласование проекта документа.
5. Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям.
6. Принятие решения (подписание документа).
7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Процедура документирования является началом в подготовке и  издании распорядительного документа  и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.

Проекты распорядительных документов готовятся в соответствии с ранее  разработанным планом или программой, по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме.

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных  подразделений. Если проект документа  затрагивает интересы различных  подразделений, то по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.

Для выработки управленческого решения предусматривается сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации. Источниками информации могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения.  Как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и, после всесторонней их оценки, выбирается одно, наиболее приемлемое.

Подготовка проекта распорядительного  документа: оформление выработанного  решения в виде проекта распорядительного  документа осуществляется на стандартном  листе бумаги формата А4 по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнем поле справа проставляется слово "Проект". Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа.