Работа с конфиденциальными документами

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………....…3

1. РАБОТА С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ  ДОКУМЕНТАМИ……….…..5

2. СВЕДЕНИЯ, ОТНОСЯЩИЕСЯ К КОММЕРЧЕСКОЙ  ТАЙНЕ…..……8

3. ЗАЩИТА ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ…………………………………………………………………..…....10

4. РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ

 КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ.………………..…………....….....13

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………...………………………………………..19

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………...……..……20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

По грифу ограничения доступа  все документы делятся на открытые и с грифом ограничения доступа, которые в свою очередь делятся на:

• Для служебного использования (информация, предназначенная только для работников данной организации)
• Коммерческая тайна (документы с информацией разглашения которой может нанести ущерб ее обладателю)
• Конфиденциально (документы доступ, к которым ограничен законодательством Российской Федерации)
• Секретно, совершенно секретно, особой важности (информация, составляющая государственную тайну)

Возникает вопрос, что же такое конфиденциальные документы. Конфиденциальный документ – доверительный, секретный. В статье 2 Федерального закона от 20 февраля 1995 года № 24 – ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» конфиденциальная информация определена как документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» определены следующие группы сведений:

«О фактах, событиях и обстоятельствах  частной жизни гражданина, позволяющие  идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах  массовой информации в установленных  федеральными законами случаях;»

«Информация, связанная с профессиональной деятельностью, доступ которой ограничен  Конституцией Российской Федерации  и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна  переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.)»

«Составляющие тайну следствия  и судопроизводства»;

«Информация, связанная с коммерческой деятельностью, доступ к которой  ограничен в соответствии с Гражданским  Кодексом Российской Федерации и  федеральными законами (коммерческая тайна)»;

 «Информация, содержащаяся в  подготавливаемых в федеральных  органах исполнительной власти  проектах указов и распоряжений  Президента Российской Федерации,  постановлений и распоряжений  Правительства Российской Федерации,  других служебных документов, также  является конфиденциальной и  не подлежит разглашению (распространению)».

В действующих нормативных актах  не отражены степени доступа конфиденциальных документов. Степень доступа конфиденциальных документов используют исходя из сложившейся практики организаций и предприятий независимо от формы собственности и организационно – правовой формы.

Тема организации работы с конфиденциальными  документами актуальна на данный период времени, т.к. в достаточно бурном развитии экономики России и в  условиях ужесточения конкурентной борьбы на рынке, всё чаще организации  подвергаются различным видам коммерческих шпионажей, в том числе и промышленному. Как правило, в большинстве случаев, организации и предприятия используют бумажные носители информации из-за их более удобного, практичного и долговечного хранения. Однако бумажные носители не имеют никаких специальных степеней безопасности, как электронные и другие виды носителей, поэтому вся ответственность за сохранность бумажных документов ложится на правильную организацию конфиденциального документооборота в частности.

1.РАБОТА С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Конфиденциальная информация, в  том числе коммерческая тайна, как  правило, содержится в виде каких-либо документов – традиционных, бумажных, либо электронных. Эти источники  информации могут являться объектами  неправомерных посягательств и, следовательно, нуждаются в защите. Конфиденциальная информация на крупных  предприятиях, предприятиях имеющих  нескольких собственников представляет собой более сложный объект защиты.

Все документы в фирме делятся  на три категории: входящие, исходящие  и внутренние. Первым шагом в обеспечении  защиты информации является выявление  из общей массы документов, содержащих ценную для фирмы коммерческую информацию. Составляется перечень конфиденциальных документов. Затем вводятся степени  конфиденциальности информации (или  грифы ограничения доступа к  документам) и каждому документу  присваивается соответствующий  гриф. Данный перечень составляется специальной  комиссией (в крупных фирмах), либо секретарем-референтом фирмы (специальным  сотрудником). Потом он согласовывается  с начальниками отделов, служб и  утверждается руководителем фирмы. В перечне документов указываются  категории работников, которые по должности могут пользоваться этими  документами. Гриф ограничения доступа  к документу устанавливается  на определенный срок. Каждый документ, отнесенный к той или иной степени  конфиденциальности должен на титульном (первом) листе иметь в правом верхнем углу пометку о грифе.

Порядок работы с документами, составляющими  коммерческую тайну, регламентируется специальной инструкцией по закрытому  делопроизводству, которая регулирует порядок документирования и организации  работы с конфиденциальными документами, включающей следующие разделы: "Общие  положения" – на основе действующего законодательства и нормативно-методических документов определяется понятие коммерческой тайны, устанавливаются цели данной инструкции, определяются люди или подразделения, ответственные за работу с документами, составляющими коммерческую тайну; "Документирование деятельности фирмы, составляющей коммерческую тайну" – определяются виды конфиденциальных документов, порядок их подготовки и оформления, присваиваемые грифы ограничения доступа к документам; "Организация работы с документами" – устанавливается порядок присвоения грифов и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну.

Процесс обеспечения сохранности  информации в документах содержащих коммерческую тайну осуществляется в соответствии с основными стадиями "жизненного" цикла документа. Этими стадиями являются следующие.

1. Получение (отправка) документа.  Документ, поступающий в фирму  и содержащий гриф конфиденциальной  информации, должен быть передан  только секретарю-референту или  инспектору закрытого делопроизводства  и зарегистрирован. Далее, он  передается руководителю, а последний  определяет непосредственного исполнителя  по данному документу, имеющему  допуск к этой категории документов, и адресует документ ему. Аналогичный  порядок при отправлении документа  – подготовка документа, подпись  руководителя, регистрация в специальном  журнале секретарем-референтом и  отправка.

2. Хранение документа. Все документы,  содержащие конфиденциальную информацию, должны храниться в специально  отведенных, закрывающихся помещениях, в запертых шкафах, столах или  ящиках. Документы же составляющие  коммерческую тайну – только  в металлических сейфах, оборудованных  сигнализацией. Все помещения  должны опечатываться. Следует  иметь в виду, что при определении  степени конфиденциальности документа  производится также определение  срока в течение которого она  действует По истечении срока  возможны различные действия: 1) гриф  может быть продлен, 2) гриф может быть снят и документ становится открытым, 3) документ уничтожается.

3. Использование документа. Система  доступа сотрудников, не имеющих  соответствующих прав по должности,  к конфиденциальным документам  должна иметь разрешительный  характер. Каждая выдача таких  документов регистрируется (расписываются  оба сотрудника – и тот,  кто берет документ и тот  кто его выдает) и проверяется  порядок работы с ними (например, нарушением считается оставление  данных документов на столе  во время обеда, передача другим  лицам, вынос за пределы служебных  помещений).

4. Уничтожение документа. Конфиденциальные  документы, утратившие практическое  значение и не имеющие какой-либо  правовой, исторической или научной  ценности, срок хранения которых  истек (либо не истек), подлежат  уничтожению. Для этого создается  комиссия (не менее 3 человек) в  присутствии которой производится  уничтожение. Затем члены комиссии  подписывают акт об уничтожении.  Бумажные документы уничтожаются  путем сожжения, дробления, превращения  в бесформенную массу, а магнитные  и фотографические носители уничтожаются  сожжением, дроблением, расплавлением  и др.

5. Контроль за соблюдением правил  хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется с помощью проверок. Они могут быть как регулярными  (еженедельными, ежемесячными, ежегодными), так нерегулярными (выборочными,  случайными). В случае обнаружения  нарушений составляется акт и  принимаются меры, позволяющие в  будущем предотвратить нарушения  такого рода.

 

 

2. СВЕДЕНИЯ, ОТНОСЯЩИЕСЯ  К КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЕ

Сведения коммерческой тайны предприятия  можно условно разделить на два  крупных блока:

1. Научно – техническая (технологическая) информация;
2. Деловая информация.

Научно – техническая информация включает:

- сведения о конструкциях машин  и оборудования; чертежи; схемы;

- используемые материалы;

- рецептуры;

- методы и способы производства (особенно о вновь разрабатываемых  изделиях);

- новые технологии, направления  модернизации известных технологий, процессов и оборудования;

- программное обеспечение ПК, пароли, ключи, коды и процедуры доступа  к информации;

- организация системы безопасности  предприятия.

Деловая информация включает:

- сведения о финансовой стороне  деятельности предприятия;

- сведения о наиболее выгодных  формах использования денежных  средств, ценных бумаг, акций;

- сведения о размере прибыли,  себестоимости произведённой продукции;

- планы развития предприятия;

- планы и объёмы реализации  продукции;

- анализ конкурентоспособности  производимой продукции, эффективность  импорта и экспорта, предполагаемое  время выхода на рынок;

- планы рекламной деятельности;

- списки торговых и других  клиентов, представителей, посредников,  конкурентов, сведения о взаимоотношениях  с ними, их финансовом положении,  проводимых операциях и объёмах,  условиях действующих и заключаемых  контрактов;

- структура и методы управления, связи внутри фирмы и вне  её, распределение обязанностей  и их содержание;

- кадровый состав и его формирование;

- сведения из деловой переписки.

 

 

 

 

 

 

 

 

3. ЗАЩИТА ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ  КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы, как  говорят профессионалы, предотвратить  её утечку или разглашение. Разглашение  информации, составляющей коммерческую тайну, - действие или бездействие, в  результате которых эта информация становится известной третьим лицам  без согласия обладателя такой информации либо вопреки трудовому или гражданско – правовому договору.

Меры по охране конфиденциальности информации должны включать в себя:

- определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;

- ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну,  путём установления порядка обращения  с этой информацией и контроля  за соблюдением такого порядка;

- учёт лиц, получивших доступ  к информации, составляющей коммерческую  тайну, и (или) лиц, которым  такая информация была предоставлена  или передана;

- регулирование отношений по  использованию информации, составляющей  коммерческую тайну, работниками  на основании трудовых договоров  и контрагентами на основании гражданско–правовых договоров;

- нанесение на материальные  носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну,  грифа «Коммерческая тайна».

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

- разработку инструкций по соблюдению  режима конфиденциальности для  лиц, допущенных к коммерческой  тайне;

- ограничение доступа к носителям  информации, содержащей коммерческую  тайну;

- ведение делопроизводства, обеспечивающего  выделение, учёт и сохранность  документов, содержащих коммерческую  тайну;

- использование организационных,  технических и иных средств  защиты коммерческой тайны;