Программа системы электронного документооборота Евфрат

• Наличие в системе встроенного инструментария (Дизайнер форм, Дизайнер маршрутов, Менеджер журналов и отчётов) для адаптации системы под требования организации.

• В системе реализована необходимая  функциональность для полноценной  работы с документами и деловыми процессами с поддержкой технологии workflow.

• Наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой поточного сканирования. Уникальная технологическая разработка, созданная  специалистами компании Cognitive Technologies – технология Drag and Recog (распознавание «на лету»), а также встроенный модуль просмотра и печати.

• Расширенные возможности поиска с применением морфологического анализа текста.

• Возможности построения отчётов  и журналов с помощью встроенного  генератора отчётов.

• Поддержка территориально-распределённой работы благодаря наличию в системе подсистемы обмена документами.

• Возможности работы с документами  и поручениями при помощи веб-браузера из любой точки мира.

• Применение сертифицированных  средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи.

• Разграничение прав доступа и использование механизма  ролей.

• Простое администрирование  системы возможностями АРМ «Администратор».

• Открытый API для создания интеграционного программного обеспечения на платформе системы Евфрат.

 

Преимущества  конфигурации «Быстрый старт» системы ЕВФРАТ

 

Для директора 

• сокращение времени  и средств на внедрение СЭД;

• реинжениринг процессов  документооборота в соответствии с  современными тенденциями управления;

• входящие в конфигурацию отчеты позволяют оперативно получать полную и подробную информацию об исполнительской дисциплине любого сотрудника или подразделения;

• эффективность использования  проверена на практике реальных внедрений;

• конфигурация «Быстрый старт» - основа для построения корпоративного электронного документооборота.

Для делопроизводителя 

• решение задач учета  и систематизации документооборота;

• конфигурация «Быстрый старт» учитывает требования ГС ДОУ  и методические рекомендации ведущих  специалистов по делопроизводству;

• конфигурация содержит комплект учетных и отчетных форм для анализа документооборота и  контроля исполнения;

• поддержка процессов  визирования, согласования и утверждения  с возможностью их визуализации на бумаге;

• упрощение процесса внедрения и сокращение времени внедрения СЭД.

Для IT-специалиста 

• конфигурация «Быстрый старт» оттестирована, отлажена и готова к эксплуатации;

• позволяет сократить  объем организационно-методической работы, предшествующей внедрению СЭД;

• внедрение не требует больших затрат времени на настройку системы;

• возможность модернизации, развития и масштабирования с  учетом специфики деятельности организации;

• простота обучения работе с конфигурацией и ее сопровождения.

 

Состав конфигурации «Быстрый старт» системы ЕВФРАТ

 

 Регистрационно-контрольные  карточки (РКК) документов, предназначенные  для учета различных типов  документов (10 шт.):

• Входящие документы;

• Исходящие документы;

• Внутренние документы;

• Договоры;

• Служебная записка;

• Приказы по кадровому составу;

• Трудовой договор;

• Шаблоны типовых  документов;

• Протоколы;

• Персональные поручения.

 

 Шаблоны журналов, справок и отчетов (14 шт.):

• Журналы:

- Журнал входящих документов;

- Журнал исходящих  документов;

- Журнал регистрации  документов.

• Отчёты по исполнительской  дисциплине:

- Отчёты по документам:

1. Отчёт об исполнении  документов по ответственному  исполнителю документа за период;

2. Отчёт об исполнении  документов по потокам за период;

3. Отчёт о просроченных  документах по исполнителям;

4. Отчёт о просроченных  документах по потокам.

- Отчёты по поручениям (согласованиям):

1. Отчёт об исполнении  поручений (согласований) по исполнителям  за период;

2. Справка об исполнении  поручений (согласований) по потокам  за период;

3. Справка о просроченных поручениях (согласованиях) по исполнителям;

4. Справка о просроченных  поручениях (согласованиях) по потокам;

5. Список поручений  на завтра;

6. Список поручений  на неделю.

• Лист согласования

 

Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «ЕВФРАТ» предназначена для построения системы управления бизнес-процессами и документами организации.

Инструментарий, входящий в комплект поставки системы Евфрат, позволяет реализовать технологии электронного документооборота в компании, независимо от ее численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

Система Евфрат разработана в соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы позволяет реализовать поддержку бизнес-процессов организации, обеспечивая:

· автоматизацию традиционного  делопроизводства в соответствии с  требованиями ГОСТ;

· электронный документооборот  в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и  применяемыми организацией.

В системе Евфрат используется большое количество технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies:

· встроенный модуль просмотра и печати;

· технология Drag&Recog (распознавание  «на лету»);

· встроенный генератор отчетов;

· технология морфологического анализа текста;

· механизм работы с иерархическими словарями и справочниками;

· встроенные средства взаимодействия удаленных серверов;

· встроенный «Монитор безопасности»;

· подсистема «Работа  с шаблонами»;

· подсистема «Автоматическая обработка документов и событий»; подсистема «Автоимпорт документов»;

· подсистема «Понимания документов».

На базе системы Евфрат предлагается решение следующих задач:

· Электронный документооборот (автоматизация делопроизводства)

· Электронный архив (организация архива электронных документов)

· Управление договорами

· Работа с финансовыми  документами

· Автоматизация бизнес-процессов

 

Наличие в Евфрат гибкого инструментария позволяет осуществлять настройку бизнес-процессов, внедрение и запуск системы в эксплуатацию, ее развитие и модификацию силами IT-специалистов заказчика.

Согласно маркетинговым  исследованиям, проведенным Cognitive Technologies весной 2009, более 70% предприятий среднего и малого бизнеса и 25--30% крупных  организаций, несмотря на наличие широкого спектра предложений для различных направлений деятельности (CRM, HRM, управление проектами и др.), используют для автоматизации бизнес-процессов стандартные офисные программы и электронную почту. Такая ситуация вызвана тем, что существующие в настоящий момент решения для автоматизации деятельности организации в первую очередь ориентированы на выполнение учетных функций, слабо обеспечивая движение документов и возможности коллективной работы. При этом функционал подобных систем избыточен для большинства компаний среднего и малого бизнеса, и их использование усложняет, а не упрощает работу сотрудников.

 С учетом этих  тенденций в системе Евфрат ,кроме традиционных функций электронного документооборота, реализованы новые возможности по автоматизации бизнес-процессов организации, таких как: взаимодействие с заказчиками, управление договорами, прием обращений граждан и пр. В их основе лежат принципиально новые технологии, разработанные специалистами Cognitive Technologies. Таким образом, использование системы Евфрат позволяет заменить стандартные офисные программы и средства электронной почты в несвойственных для них областях автоматизации бизнес-процессов. При этом Евфрат интегрирована с популярными офисными программами, что делает переход на нее удобным и безболезненным.

.

В Евфрат реализована автоматическая обработка документов и событий в рамках бизнес-процессов (на базе метода «Когнитивного отображения»). Благодаря этому спектр решаемых системой задач, помимо делопроизводства и документооборота, включает автоматизацию ключевых бизнес-процессов. При этом исключения из рутинных операций человека позволяет добиться большей по сравнению с другими системами глубины, а значит и эффективности, автоматизации бизнес-процессов. Контуры автоматизации системы Евфрат:

· Электронный документооборот

· Электронный архив

· Управление договорами

· Работа с финансовыми документами

· Автоматизация бизнес-процессов

Работа с электронными документами

Система обеспечивает хранение документов всех типов в единой базе и предоставляет такие возможности как пакетный ввод бумажных документов; автоимпорт и поддержка версионности документов, полнотекстовый поиск, создание аналитических отчетов и многое другое.

Контроль исполнения

Взаимодействие сотрудников  в ходе бизнес-процессов поддерживается системой согласований и поручений, гарантированно повышающей исполнительскую дисциплину. Важный документ не потеряется в ходе согласований. Всегда есть возможность отследить на, какой стадии работы он находится. Время согласования документов сокращается в разы.

 

Движение документов (технология Workflow)

 

Реальные бизнес-процессы компании поддерживаются за счет использования  концепций WorkFlow и BPM. В визуальном редакторе  можно создавать жёсткие и  гибкие маршруты любой сложности, где  блоки схемы и связи представлены в наглядной графической форме. Автоматически выполняются наиболее стандартизированные операции: регистрация документов, присоединение файлов, запуск документов по типовым маршрутам, создание связей между документами, формирование типовых документов и подготовка ответов на запросы по шаблонам.

Рассылка документов

Автоматическая рассылка документов на адреса электронной почты  позволяет избавиться от рутинных процессов, на которые тратится значительная часть  рабочего времени.

Хранение документов

Создание и управление единого электронного архива документов практически неограниченного объема. Поддержка версионности позволяет вести всю историю изменений документа, не упустив ни малейшей детали. Средства оперативного поиска позволят найти нужный документ за секунды, а система автоматического резервного копирования позволит надежно сохранять базу документов.

Внутренняя почта

Система Евфрат позволяет  автоматизировать документооборот  и бизнес-процессы в компаниях  всех типов и размеров. Система  эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом.

 

Система построена на платформе нового поколения Сognitive Nexus, обеспечивающей роботизированную трансформацию потоков разнородных  документов в СУБД, и предоставляющей расширенные возможности управления доступом и информационной безопасностью. Платформа обеспечивает роботизированное построение базы данных на основе созданных с использованием встроенного в систему графического редактора маршрутов и форм документов. Благодаря использованию данной платформы база данных более не является ограничением для развития и масштабирования системы, при этом организация получает возможность в любой момент изменить тип используемой базы данных.

Платформа является одной из наиболее перспективных инновационных разработок компании Cognitive Technologies и не имеет аналогов на российском рынке. На базе Cognitive Nexus могут быть реализованы системы управления документами любого масштаба и сложности. Cognitive Nexus позволяет решать целый пласт задач, связанных с созданием учетных систем любого назначения, начиная от традиционных CRM и Helpdesk систем, и заканчивая специфическими системами сбора информации и требований. Еще одной важной отличительной особенностью Cognitive Nexus является кроссплатформеннось, что позволяет использовать ее в решениях для любых организаций, вне зависимости от применяемых ими СУБД.

Стоимость ЕВФРАТ

 

http://www.doc-online.ru/a_id/319:

 

http://www.intalev.ru/library/articles/article.php?ID=5211:

 

«ЕВФРАТ-Документооборот» 110000 рублей

 Примечание: в состав  комплекса на 20 пользователей входят  лицензия «ЕВФРАТ-Документооборот  Клиент» и «ЕВФРАТ-Документооборот  Сервер». 

 

 

 

Заключение

 

Система Евфрат - мощный инструмент автоматизации бизнес-процессов и документооборота для компаний всех типов и размеров. Система эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. При этом Евфрат полностью настраивается в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией. Система занимает лидирующие позиции в классах DMS, BPM и EMC систем.

Система Евфрат обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации: ввод и регистрация документов.

Бумажные и электронные  документы могут быть автоматически  импортированы в систему. Механизм «понимания» документов (поиск в электронном документе реквизитов и данных) и технология Drag&Recog (распознавание реквизитов с отсканированного документа) обеспечивают максимальную автоматизацию ввода и регистрации документов в системе.

Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов Евфрат совмещает в себе отлаженность коробочного продукта и гибкость проектного решения. Это означает что, с одной стороны, система Евфрат готова к быстрому вводу в эксплуатацию, обеспечивая быструю отдачу от инвестиций, а, с другой, содержит инструменты адаптации, которые позволяют в рамках «мини-проектов» учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем без дополнительного программирования.