Программа системы электронного документооборота Евфрат

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Государственное образовательное  учреждение

Высшего профессионального  образования

Бирский филиал БашГУ

Социально-гуманитарный факультет

Историко-гуманитарное отделение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Контрольная  работа

Программа системы электронного документооборота Евфрат

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила: студентка 4 курса  ОЗО С.К. Стуколкина

Проверил: доцент В.В. Чудинов 

 

 

 

 

Бирск 2013

 

Содержание 

Введение…………………………………………………………………………..3

Основные функции системы  Евфрат……………………………………………4

Основные модули системы Евфрат .……………………………………………6

Дополнительные модули системы Евфрат …………………………….……....7

Архитектура системы Евфрат ………………………………………………......7

Преимущества системы  Евфрат…………………………………………………7

Преимущества конфигурации «Быстрый старт» системы Евфрат……………8

Состав конфигурации «Быстрый старт» системы Евфрат…..………………...9

Движение документов (технология Workflow)……………………………….12

Заключение……………………………………………………………………...14

Список использованных источников и литературы………………………….15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Наиважнейшей задачей  управления каждой организацией является организация работы с документами. Документы являются основным инструментом организации управления.     

Сегодня единственным эффективным  путем решения проблемы управления документами, а, следовательно, управления организацией, является организация делопроизводства с учетом применения информационных технологий, переход организации на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети организации, то есть к электронному документообороту.

Применение современных  информационных технологий имеет важное значение для оптимизации внутренних процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения, то есть, в конечном счете, способствует более оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены документы. Главное при этом - улучшение взаимодействия всех подразделений организации, повышение управляемости, а также достижение более высокой оперативности в работе ведь для госаппарата быстрота реагирования - одна из важнейших характеристик эффективности функционирования его учреждений, а в коммерческих структурах - это важное условие повышения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры.

Рассмотрим систему электронного документооборота ЕВФРАТ

Евфрат – система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. Система содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

Евфрат разработан в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы ЕВФРАТ позволяет автоматизировать документооборот организации как в соответствии с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.

 

 В системе Евфрат используется большое количество уникальных технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies:

• встроенный модуль просмотра  и печати;

• технология Drag and Recog (распознавание  «на лету»);

• встроенный генератор отчетов;

• технология морфологического анализа текста;

• механизм работы с иерархическими словарями и справочниками;

• встроенные средства взаимодействия удаленных серверов.

Работа в локальном офисе системы Евфрат

 Функционал системы  позволяет решить все типовые задачи делопроизводства:

• автоматизировать регистрацию  документов и заданий;

• обеспечить эффективное  взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

• осуществлять мгновенный поиск информации;

• контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

• проводить мониторинг состояния выполняемых процессов  и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и  отчетов;

• организовать долговременное хранение документов организации;

• обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Работа Евфрат в территориально-распределённой организации

 Поддержка работы  в организациях с территориально-распределенной  структурой управления позволяет  организовать сквозную работу  над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами. Информация между офисами передается в кодированном виде.

 

Основные функции  системы ЕВФРАТ

 

Основными функциями  системы Евфрат являются:

• регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки):

- регистрация нового  документа на основе существующего;

- автоматическая проверка  документа на дублирование при  его регистрации;

• присоединение к  карточке любого количества файлов произвольного  формата;

• связывание документов перекрёстными ссылками;

• ведение номенклатуры дел;

• сканирование и распознавание  документов:

- поддержка потокового  сканирования;

- распознавание «на  лету» (Drag and Recog);

• работа со словарями  и справочниками:

- поддержка иерархических  словарей и справочников;

• постановка документов на контроль:

- назначение контролера  и ответственного по документу;

• слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и  напоминаний:

- настраиваемый список  уведомлений и напоминаний о  приближении и наступлении срока  исполнения каждого контролируемого задания;

- автоматизация процесса  приема исполнителем поручения  на исполнение или отказа от  исполнения с отсылкой соответствующего  уведомления;

• поиск документов по любому из полей регистрационной  карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка:

- сохранение поисковых  запросов;

- использование поисковых запросов  со сложными логическими условиями;

• подготовка и печать журналов и  отчетов:

- формирование отчетов по результатам  поиска контрольных документов и поручений;

- возможность использования при  формировании отчетов данных  о ходе исполнения каждого  поручения;

- возможность использования диаграмм  для формирования наглядных отчетов;

- экспорт отчетов в MS Word, MS Excel, MS Internet Explorer;

• автоматизация процессов  списания и хранения документов в  архиве.

Система Евфрат позволяет полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. Система поддерживает технологию workflow и предоставляет следующие возможности:

• создание параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;

• проектирование типовых  маршрутов движения документов.

 Надёжность и безопасность  при работе с информацией обеспечивается за счет:

• разграничения прав доступа к документам, в том  числе с использованием пользовательских ролей, что удобно при временном  или постоянном замещении должностей;

• криптографического шифрования и применения ЭЦП;

• протоколирования действий пользователей в системе.

 Расширенные возможности  работы с электронной почтой  и Интернет облегчают деятельность  сотрудников и обеспечивают следующее: 

• прием и регистрацию  писем из электронной почты в  системе Евфрат;

• рассылку документов, переписку между пользователями и группами пользователей системы при помощи встроенной почтовой службы;

• отправку документов по электронной почте внешним адресатам  с использованием адресных книг почтовых программ;

• доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

 

 Поддержка территориально-распределённой  работы в системе обеспечивает:

• создание единого пространства управления распределенной структурой;

• сквозной контроль исполнения заданий, выданных филиалам.

 Развитые средства адаптации системы Ефрат позволяют самостоятельно настроить ее с учетом специфики вашей организации и осуществить запуск в эксплуатацию.

• «Дизайнер форм»  позволяет создавать свои собственные  регистрационные карточки для дальнейшего  использования их при регистрации и учете документов в системе;

• «Графический дизайнер маршрутов» позволяет проектировать  типовые процессы обработки документов в организации;

• «Менеджер журналов и отчетов» позволяет создавать  новые шаблоны журналов и отчетов  для осуществления анализа деятельности организации.

 Гибкие возможности  администрирования системы Евфрат обеспечивают удобство ее использования и делают процесс эксплуатации не требующим больших производственных ресурсов:

• организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию;

• работа Сервер Евфрат как сервиса;

• экспорт/импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов;

• администрирование хранилища  форм документов.

 Для создания дополнительных  модулей, организации экспорта/импорта  информации и интеграции с другими программными продуктами в системе Евфрат предусмотрен инструментарий для разработчиков, в который входят:

• автоматический импорт данных, представленных в формате XFF (разработан на основе XML);

• открытый API (Application Program Interface) с документацией.

 

Основные моделуи  системы ЕВФРАТ

 

• АРМ «Пользователь» - универсальное рабочее место  доступа к системе;

• АРМ «Администратор» - средство настройки и администрирования  системы;

• «Графический дизайнер маршрутов» - инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;

• «Дизайнер форм» - средство настройки регистрационно-контрольных  карточек;

• «Менеджер журналов и отчетов» - инструмент для настройки  шаблонов отчетов по деятельности организации;

• средства настройки  ЭЦП и протоколирования действий пользователей;

• «Почтовый клиент» - средство работы с сообщениями  электронной почты.

 

 

Дополнительные модули системы ЕВФРАТ

«HTTP-сервер» 

 

 В системе Евфрат используется протокол обмена данными TCP/IP, что позволяет вести работу в системе с удаленного компьютера посредством Internet/Intranet-сетей. Модуль «HTTP-сервер» дает возможность пользователям получать доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

 

APM «Архивариус»

 

 Дополнительный модуль «Архивариус»  предоставляет средства автоматизации  процессов списания и долговременного  хранения документов, вышедших из  оперативного обращения. Модуль  поддерживает принятую в организации  номенклатуру дел, а также поддерживает  связь с оперативными документами.

 

APM «Руководитель» 

 

 Дополнительный модуль «Руководитель»  предоставляет удобный и полноценный  доступ к корпоративной системе  документооборота с помощью Интернет  для руководителей, работа которых  по тем или иным причинам  связана с достаточно частыми поездками и оторванностью от основного офиса.

 

Архитектура системы  ЕВФРАТ

 

 Система Евфрат имеет клиент - серверную архитектуру. Благодаря «HTTP-серверу» и модулю АРМ «Руководитель» доступ к системе может осуществляться через Интернет. Наличие подсистемы обмена документами позволяет организовать территориально-распределённую работу. В качестве базы данных используется СУБД собственной разработки – НИКА, которая поставляется вместе с продуктом. Особенности архитектуры системы и применяемые механизмы позволяют добиться эффективной работы и оптимальной производительности системы электронного документооборота.

 

Преимущества  системы ЕВФРАТ

 

 Система Евфрат позволит Вам повысить эффективность деятельности организации, отдела, департамента, улучшить исполнительскую дисциплину, сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников, создать единое информационное и управленческое пространство на предприятии.

• Для установки и  эксплуатации системы Евфрат не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. В отличие от аналогичных программ, предлагаемых на рынке, система функционирует на собственной встроенной СУБД «Ника», которая входит в комплект поставки.

• Соответствие нормативным требованиям  российского делопроизводства, а также требованиям стандарта ISO 9000. Система разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition).

• Система Евфрат обладает интуитивно понятным интерфейсом, проста и удобна в настройке и использовании.