Проблемы внедрения Интернет -проектов в делопроизводстве

Регистрация исходящей/внутренней корреспонденции заключается в присвоении документу постоянного регистрационного номера. «Административное делопроизводство» обеспечивает автоматическое формирование номеров документов с помощью настраиваемых нумераторов.

4.  Контроль исполнительской дисциплины

При постановке документа  на контроль производится назначение плановых сроков исполнения. Значение планового срока формируется  на основании сроков, указанных в  резолюции. В процессе контроля проверяется  готовность документов к плановым срокам исполнения.

Промежуточный контроль – процесс, заключающийся в периодическом опросе исполнителей для определения состояния документа, учёте и обобщении результатов контроля.

Исполнителем периодически вносится в карточку задания информация о ходе выполнения и проценте исполнения задания. Для промежуточного контроля заданий на контроле используется карточка контроля. Снятие с контроля – завершение процесса контроля. Основанием для снятия с контроля является наличие номера результирующего исходящего документа, зарегистрированного при отправке документа.

5. Передача  документов в архив

Отработанные документы  подшиваются в дела, которые затем  передаются на архивное хранение.

Кроме того, в системе  возможны следующие этапы документооборота:

ü  ведение номенклатуры дел (ведение справочника номенклатуры дел) – процесс, заключающийся в составлении систематизированного перечня заголовков (наименований) дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

ü  формирование дел и томов – процесс формирования дел с вложенными томами и присвоения им уникальных регистрационных номеров;

ü  списание документов в дела – процесс помещения документа в дело, согласно номенклатуре дел;

ü  передача дел во временное пользование – до закрытия дел документы в составе этих дел могут передаваться во временное пользование;

ü  архивирование дел – производится после их закрытия и составления, согласования и утверждения описи дел на передачу в архив;

ü  передача дел в подразделения – процесс передачи и приёма дел, хранящихся в архиве, для работы в подразделениях.

ü  передача дел на постоянное хранение – процесс формирования, согласования и утверждения описей дел для передачи в фонды постоянного хранения;

ü  уничтожение документа в архиве – процесс формирования, согласования и утверждения описей дел на уничтожение.

Наряду с автоматизацией основных процессов делопроизводства приложение DocsVision «Административное делопроизводство» предоставляет ряд вспомогательных сервисов:

§  сервис уведомлений – подсистема, предназначенная для рассылки пользователям системы уведомлений (напоминаний) о необходимости выполнения определённых заданий;

§  контроль получения ответа на документ – позволяет устанавливать ожидаемый срок ответа и дату фактического получения документа-ответа;

§  подсистема построения отчётов – позволяет быстро создавать новые отчёты и адаптировать существующие отчёты;

§  электронный телефонный справочник – синхронизирован со справочником сотрудников и предоставляет удобный интерфейс доступа к различной информации о сотрудниках;

§  Web-доступ для поиска и просмотра документов – подсистема поиска и просмотра входящих, исходящих, внутренних документов, а также заданий и резолюций, зарегистрированных в приложении «Административное делопроизводство», с помощью web-доступа.

Сервер DocsVision представляет собой сервер хранилища данных, построенный на основе сервера баз данных Microsoft SQL Server и веб-сервера Microsoft IIS и предназначенный для хранения информации и обработки запросов на выборку данных;

Клиент DocsVision интегрирован в Microsoft Internet Explorer и состоит из ядра и набора управляемых им карточек. Ядро клиентской части – Менеджер объектов – обеспечивает поддержку сессий пользователей, передачу данных между клиентской частью и сервером хранилища, загружает и запускает карточки, а также предоставляет им стандартные интерфейсы для выполнения различных функций. [1]

3.3 Опыт некоторых  госструктур в автоматизации  делопроизводства и внедрении  СЭД

На основании  изучения специализированной прессы (журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера») можно убедиться в том, что  многие организации, особенно государственные  структуры, активно осуществляют автоматизацию  делопроизводства и внедряют системы  электронного документооборота (СЭД).

Министерство Экономического Развития и Торговли Российской Федерации, к примеру, разрабатывает собственную СЭД. Создана база, основным элементом которой является уникальная локальная сеть, объединяющая все территории, на которых расположено Министерство.

Развернут и успешно  функционирует мощнейший электронный  почтовый сервер, число абонентов  которого превышает 2000 человек. В рамках локальной сети создан ведомственный  информационный портал, создающий возможность  открытого доступа (в рамках министерства) к различным базам данных, статистике, обзорам, анализам и электронной  библиотеке документов. Все структурные  подразделения имеют свой сайт в  этом портале и возможность для  оперативного обмена информацией.

Министерство использует систему автоматизированного делопроизводства при регистрации документов. Все  сведено в единую электронную  базу. С помощью компьютера можно  узнать, какая корреспонденция находится  на исполнении у того или иного  подразделения; любой сотрудник  имеет доступ к этой системе и  может свободно ей пользоваться.

Однако СЭД в  Минэкономразвития пока не позволяет  полностью реализовать все задачи электронного документооборота. В ближайшей  перспективе планируется повсеместное использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Несмотря на то, что закон об ЭЦП уже принят, его реализация не везде прописана в подзаконных актах. Также пока не решен вопрос о постоянном обновлении нормативов на ЭЦП, которые быстро устаревают. Еще одной из проблем внедрения СЭД является профессиональная и техническая подготовка сотрудников Министерства, главной целью здесь является, по мнению автора статьи (С.В. Кузнецов, руководитель Административного департамента Министерства), чтобы сотрудники воспринимали СЭД как необходимый инструмент, без которого невозможно эффективно работать. [9]

В системе корпоративного регулирования ДОУ в Центральном  Банке Российской Федерации можно  выделить следующие основные элементы:

Ø  ведомственные акты и распорядительные документы;

Ø  организационно-методическое руководство и система информационного обеспечения;

Ø  работа с персоналом и корпоративная культура.

Информационно-технологическую  основу корпоративного регулирования  ДОУ в Банке России составляет Система автоматизации документооборота и делопроизводства (САДД), внедренная в центральном аппарате Банка (1997 г.), во всех территориальных учреждениях  Банка (78 главных управлений и национальных банках), а также в 9 организациях при Банке (2000 – 2001 гг.). Кроме того, внедрена автоматизированная технология в расчетно-кассовых центрах.

Во всех территориальных  учреждениях Банка России не только используется единый территориальный  программный продукт для автоматизации  работы с документами, но и контролируется соблюдение единых нормативных требований и применение типовых классификаторов (справочников).

Опыт нормативно-методического  регулирования САДД Банка России (в нормативных актах, справочных и методических материалах, должностных  инструкциях) показал необходимость  издания специальных документов по регламентации документационных процессов. В ЦБ РФ таким документов является «Регламент работы с документами  в системе автоматизации документооборота и делопроизводства». На его основе разработаны подобные регламенты для  каждого подразделения Банка, осуществляющего  эксплуатацию САДД. [7]

Совет Федерации  РФ прошел при внедрении системы  автоматизации делопроизводства и  электронного документооборота следующие  этапы:

Ø  изучение теоретических аспектов автоматизации;

Ø  системный анализ существующего порядка работы с документами;

Ø  создание проекта системы делопроизводства и электронного документооборота, в котором прописаны цели, задачи, функции и структура информационной системы как в целом, так и для каждого участка отдельно;

Ø  на основании вышеуказанного проекта – поиск готовой системы автоматизации делопроизводства на рынке отечественных и западных производителей.

В настоящее время  в Совете Федерации функционирует  система автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота «Дело–ТСФ». Пользователи системы, выполняющие  только операции поиска информации о  документах и их образах, могут быть подключены в режиме Intranet (локальная сеть). Пользователь системы в любой момент может получить полную информацию о состоянии, истории движения и исполнения документов.

Система защищена от несанкционированного доступа, в ней  содержится 3 % информации с грифом «Для служебного пользования», персональные данные.

Проблемы, с которыми сталкивается Совет Федерации при  автоматизации делопроизводства и  внедрении новых стандартов:

Ø  проблема в сфере привлечения административного ресурса;

Ø  трудности в области организации учебы и консультаций, недостаточный уровень компьютерной грамотности персонала;

Ø  противоречия в управлении человеческим фактором;

сложности в проведении аналитической работы.              [15; 19; 22]

Проанализировав опыт вышеуказанных госструктур по автоматизации  делопроизводства и внедрению СЭД, можно выделить следующие моменты.

Во-первых, каждая из указанных организаций создает (или приобретает) СЭД (либо САД), учитывая специфику делопроизводства и документооборота данной конкретной организации. На данном этапе можно утверждать, что не существует универсальной СЭД, которая подходила бы для любого предприятия.

Во-вторых, выявлены следующие основные проблемы в процессе внедрения СЭД:

а) проблема человеческих ресурсов (техническое и профессиональное обучение);

б) проблема разработки и обновления нормативных актов  и методических материалов, соответствующих  развитию процесса автоматизации ДОУ.

 

 

 

Заключение

Использование новых  информационных технологий в делопроизводстве организаций, безусловно, на сегодняшний  день является одной из актуальнейших  тем в сфере документоведения и ДОУ.

Электронный документооборот  является частью процесса автоматизации  делопроизводства. Оба этих процесса призваны решить такие наболевшие проблемы традиционного делопроизводства, как  проблема поиска документов, невыполнение документов в установленный срок, дублирование и противоречие документов друг другу, неподдающаяся контролю текущая работа исполнителей с документами  и невозможность проследить историю  работы с документами.

Внедрение систем автоматизации  делопроизводства (САД) и систем электронного документооборота (СЭД) сталкивается в  реальности с такими проблемами, как  отсутствие универсальной системы  для любого предприятия, проблемой  человеческих ресурсов, проблема несоответствия нормативных актов развитию процесса автоматизации ДОУ.

 
 

Список использованных источников и литературы

Опубликованные  источники:

1.  DocsVision – Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота [Электронный ресурс]: сайт компании DocsVision. – Режим доступа: http://www.docsvision.com/ – Проверено 17.03.2008 г.

2.  Интернет-сервер АКДИ Экономика и жизнь [Электронный ресурс]: сайт Агентства консультаций и деловой информации. – Режим доступа: http://www.akdi.ru/ - Проверено 17.03.2008 г.

3.  ЭОС – автоматизация делопроизводства и электронный документооборот [Электронный ресурс]: сайт компании Электронные Офисные Системы. – Режим доступа: http://www.eos.ru/ – Проверено 17.03.2008 г.

4.  Справочно-информационная система «КонсультантПлюс».

Литература

5.  Баласанян, В.Э. 2006 год – год электронного документооборота [Текст] / В.Э. Баласанян, Е.В. Губернская // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. – № 3. – С. 78 – 81.

6.  Баласанян, В.Э. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту [Текст] / В.Э. Баласанян // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 4. – С. 15 – 18.

7.  Бобылева, М.П. Корпоративное регулирование документационного обеспечения управления (опыт Банка России) [Текст] / М.П. Бобылева // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2004. – № 2. – С. 56 – 63.

8.  Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления) [Текст]: учебник для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.

9.  Кузнецов, С.К. Опыт реформирования системы документационного обеспечения Минэкономразвития РФ [Текст] / С.К. Кузнецов // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 10. – С. 72 – 78.