Проблемы внедрения Интернет -проектов в делопроизводстве

Оглавление

Введение

Глава 1. Делопроизводство и новые информационные технологии

1.1 Определение терминов  «делопроизводство» и «новые  информационные технологии», их  взаимодействие. Информационные системы

1.2 Автоматизация  делопроизводства

1.3 Электронный документооборот

Глава 2. Нормативное  регулирование использования новых  информационных технологий в делопроизводстве

2.1 Федеральные законы

2.2 Национальные (государственные)  стандарты

2.3 Иные нормативно-методические документы

Глава 3. Примеры  использования систем электронного документооборота (СЭД)

3.1 «Дело» – система  автоматизации делопроизводства  и электронного документооборота

3.2 DocsVision 4.0. Приложение «Административное производство»

3.3 Опыт некоторых  госструктур в автоматизации  делопроизводства и внедрении  СЭД

Заключение

Список использованных источников и литературы

 
 

Введение

Управленческая  деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые  одновременно являются источником, результатом  и инструментом этой деятельности.

На сегодняшний  день документ является основным способом представления информации на любом  современном предприятии.

Неоспорима важность сохранности и умелого использования  информационных ресурсов предприятия  для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение  и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения  рынка зависит не только от таланта  и опыта руководителей. Эффективность  управления предприятием зависит и  от того, насколько разумно в нем  организовано управление документооборотом.

Фактически, малоэффективное  использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя  не полученная информация или документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.

Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется  активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации.

Важную роль в  оптимизации деятельности предприятия  любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.

С развитием научно-технического прогресса, новые информационные технологии стремительно охватывают все больше сторон человеческой жизни. Неудивительно, что такая важная часть административной деятельности, как документационное управление обеспечения, вплотную подошла  к использованию новых технологий.

Существует мнение, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как  в структурированном - в базах  данных, так и в неструктурированном).

Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске и обработке. Тем не менее, это  соотношение постепенно меняется в  пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие электронных  архивов).

В настоящее время  на большинстве российских предприятий  документооборот в виде договоров, прайс-листов, приказов, деловой переписки, финансовой документации, и т.д., хранится как в бумажном, так и в электронном  виде (часто неупорядоченно на файл-сервере). При этом практически неизбежно  возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка  разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно.

Необходимость автоматизации  документооборота организаций определяет актуальность данной темы.

В данной курсовой работе рассматриваются определения  важнейших терминов в сфере делопроизводства и информационных технологий, нормативно-методическое регулирование данных аспектов, а  также примеры использования  систем автоматизации делопроизводства в конкретных организациях.

Глава 1 посвящена  определению терминов «делопроизводство» и «новые информационные технологии». Также в ней дается различие между  понятиями «автоматизация делопроизводства»  и «электронный документооборот». Необходимо заметить, что в современной профессиональной литературе обычно отождествляются  такие понятия, как «система автоматизации  делопроизводства» (САД) и «система электронного документооборота» (СЭД). В главе 1 представлено мнение А.М. Савельева, объясняющее различия между указанными понятиями.

Задача, поставленная в главе 2 – описать нормативные  акты (федеральные законы, национальные стандарты, прочие нормативно-методические документы), так или иначе регулирующие применение новых информационных технологий в делопроизводстве организаций.

Глава 3 описывает  конкретные примеры использования  систем электронного документооборота (СЭД). Первые два параграфа посвящены  описанию двух популярных СЭД –  «ДЕЛО» и «DocsVicion 4.0. «Административное производство».

В параграфе 3.3. приведены  примеры автоматизации делопроизводства в таких государственных структурах, как Министерство Экономического Развития и Торговли Российской Федерации, Центральный  Банк Российской Федерации и Совет  Федерации. Кроме того, на основании  приведенной информации анализируются  типичные проблемы во внедрении автоматизации  делопроизводства на предприятии.

Целью курсовой работы является рассмотрение важнейших процессов  внедрения новых информационных технологий в делопроизводстве, а  также рассмотрение возникающих  при этом основных проблем.

 
 

Глава 1. Делопроизводство и новые информационные технологии

1.1 Определение терминов  «делопроизводство» и «новые  информационные технологии, их взаимодействие. Информационные системы

Для рассмотрения темы курсовой работы – «Новые информационные технологии в делопроизводстве организаций» прежде всего, необходимо дать определение  терминам, включенным в название темы работы, а именно: «делопроизводство» и «новые информационные технологии».

Итак, делопроизводство (согласно ГОСТу Р-51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. [8; с. 23]

Управление можно  представить как последовательный процесс:

ü  получения информации;

ü  обработки информации;

ü  принятия решения;

ü  доведения решения до сведения исполнителей;

ü  исполнения решения;

ü  подведения итогов. [21; с. 142-144]

При этом необходимая  информация для принятия решений  и сами решения могут быть представлены в виде документов (в документированном  виде). Поэтому делопроизводство называют такжедокументационным обеспечением управления (ДОУ).

На работу с документами  работники сферы управления затрачивают  в среднем до 60 % рабочего времени. Объем технической работы с документами  нередко настолько велик, что  мешает продуктивной деятельности предприятия. Поэтому рациональная организация  делопроизводства рассматривается  как одна из важнейших задач, обеспечивающих эффективное управление. [20; с. 117-118]

Делопроизводство  состоит из двух неразрывно связанных  компонентов:

1.  документирования (записи информации на различных носителях по установленным правилам)

2.  организации работы с документами, которая заключается в организации документооборота, хранении и использовании документов в текущей деятельности предприятия.

На предприятии  должен быть установлен единый порядок  составления документов и работы с ними. Правила работы с документами  на конкретном предприятии представляют собой систему делопроизводства, которая представляет собой совокупность:

ü  общепринятых принципов обработки документов;

ü  приемов в работе с документами конкретного предприятия.

Разработка новых  информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документов, их согласование, контроль их исполнения, исполнение, архивное хранение, и т.п.) [21; с. 145]

Информационные  технологии (ИТ, от англ. information technology, IT) – широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе, с применением вычислительной техники. [14; с. 54]

Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких  процессов и методов. [4]

В настоящее время  под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации. Специалистов по компьютерной технике и программированию часто называют ИТ-специалистами. ИТ-специалисты занимаются созданием, развитием и эксплуатацией информационных систем.

Информационная  система – это система, предназначенная  для ведения информационной модели, чаще всего какой-либо области человеческой деятельности. [14; с. 75] Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ, информационная система  – совокупность содержащейся в базах  данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств. [4]

Информационная  система должна обеспечивать средства для протекания таких информационных процессов, как:

ü  хранение информации;

ü  передача информации;

ü  преобразование информации.

Различают три класса информационных систем по степени их автоматизации:

1.  ручные информационные системы (характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком; например, о деятельности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной ИС);

2.  автоматизированные информационные системы (АИС) (наиболее популярный класс ИС; предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру);

3.  автоматические информационные системы (выполняют все операции по переработке информации без участия человека; примером автоматических информационных систем являются некоторые поисковые машины Интернет – например Google, где сбор информации о сайтах осуществляется автоматически поисковым роботом (crawler) и человеческий фактор не влияет на ранжирование результатов поиска). [14; с. 77-78]

Обычно термином «информационные системы» в наше время называют автоматизированные информационные системы.

Каким образом возможно использование в делопроизводстве новых информационных технологий?

В самом начале внедрения  информационных технологий в различные  системы управления и делопроизводства, компьютер использовался лишь как  «умная пишущая машинка». С появлением Интернета и электронной почты, компьютер стал также и средством  связи между различными пользователями. Однако новые информационные технологии способны помочь в решении более  масштабные вопросов – к примеру, таких как организация системы  делопроизводства на предприятии.

В настоящее время  на рынке производителей программных  продуктом в наличии имеется  достаточно широкий выбор систем, обеспечивающих ускорение информационно-документационного  обеспечения управления:

Ø  системы управления документами (такие как «БОСС-референт», «ДЕЛО», «DocsVision», и др.);

Ø  справочно-информационные (справочно-правовые) системы («КонсультантПлюс», «Гарант», и др.);

Ø  комплексные системы (предназначенные для автоматизации работы различных служб – такие, как «БОСС-кадровик», и др.).

В условиях традиционного  «бумажного» делопроизводства задача делопроизводственных служб сводится к выполнению следующих технологических  функций:

ü  изготовление и учет бумажных документов,

ü  их перемещение по организации и отправка;

ü  контроль работы с документами исполнителей;

ü  уничтожение / хранение документов

ü  связанная с документами справочно-аналитическая работа.

С появлением компьютеров, объединенных в сети, на смену трудоемким операциям с бумажными документами  приходят несравненно более эффективные  электронные технологии работы с  документами. Это приводит не только к изменению содержания и распределения  функций по работе с документами  в организации, но и, что еще более  важно, стало основой для перехода к созданию принципиально новых  и эффективных схем управления.