Проблемы экспертизы ценности документа

Если в акте указаны  дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения  указывается перед группой заголовков дел данного подразделения. Заголовки  однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Составление акта на уничтожение  документов возможно только после составления  годовых разделов сводных описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за соответствующий  период и утверждения их руководителем.⁵

 

 

 

 

 

 

 

 

________________

⁵. Кирсанова М.В., Кобук С.П., Аксенов Ю.М. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления.М., 2008.

ГЛАВА 3. ПРОБЛЕМЫ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ПУТИ РЕШЕНИЯ

Во введении систем электронного обращения документа есть значительное количество проблем. Это и не удивительно - мы живем во время эпохи революционных  изменений в работе офиса и  области обращения документа, когда  новое примыкает со старым, самые  новые технологии пускают корни  в условиях законодательства, сосредоточился на обращении печатного документа.

Общее беспокойство проблем:

• трудности соединил с недостаточной поддержкой государством введения СЭД (система электронных документов). В то время как государство и суды не признают электронные документы, бизнес может использовать СЭД только для поддержки действующей деятельности.
• большая группа проблем, возникающих в отсутствии стандартной основы для высокосортного использования электронных документов, например:

заказ признания законности электронных документов не установлен государством;

• нет никакой официально признаваемой техники (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивая признание их законности;
• отсутствующие методы экспертизы ценности электронных документов, их передач на архивном хранении, разрушениях электронных документов, работ с электронными документами грифованными;
• есть не законодательные акты, решая переводить не действующие документы, перед истечением срока их хранения, на аналоге и - или электронные курьеры, одновременно разрушая бумажные оригиналы;
• нет никакой однородной технической политики относительно СЭД, используемого в России. Национальные требования к СЭД вынудили бы разработчиков программного обеспечения (включая иностранные компании), за их счет сделать продукты программного обеспечения более подходящими для внутреннего обращения документа.

Законодательство Российской Федерации на данном персонале защиты (пункт 11 гл.2 Закон по информации) намного  менее детальный и строгий - уже  не говоря о ее реальном соблюдении, - чем во многих других странах, который  чреват проблемами при ведении международного дела.

ВТО, куда мы так стремимся, требования от участников, чтобы отодвинуть все препятствия для международного торгового сотрудничества, включая  для электронной торговли.

К сожалению, как правило, все вопросы, связанные с введением  СЭД и их операция, поручены обслужить  ЭТО (электронное техническое обслуживание). Неприятность, как которая служащие ИТ не знают основания об обращении документа, необходимом для введения и обслуживания СЭД, такие:

• понятие цикла жизни документов,
• назначение периодов хранения документов, происхождения законодательных, стандартных и юридических требований,
• экспертиза ценности документов, выбор и регулярное и своевременное

разрушение документов с  периодами с истекшим сроком хранения.

Есть не главный организационно-юридический документ - положение об отделе ДОУ, в котором должно определяться взаимодействие отделов.

Испытывается недостаток и в служащих ДОУ, и главное  из них - невежество современных технологий.

Для решения проблемы механизации  и автоматизации современного управления в соответствии с документами  это необходимо, чтобы развить  многие рекомендации, такой, как:

1) Для успешного введения  электронных систем, близкого сотрудничества  экспертов ИТ, ДОУ и другие заинтересованные стороны необходимы: деловые подразделения, юридическое обслуживание, обслуживание внутреннего контроля. На уровне организационно-юридических свидетельств, чтобы решить разногласия между отделами ЭТО и ДОУ. Чтобы выяснить позицию об отделе. Сделать изменения или дополнения к инструкциям обязанности. Или, в долгосрочной перспективе, переход обслуживания ДОУ в подчинении ИТ, и создание однородного подразделения, управляющего всеми информационными ресурсами в организации, могут быть одним из разумных решений.

2) Введение электронных  систем требует обучение всего  устойчивого персонала, и не  только, чтобы работать методы  в СЭД, но также и к основаниям  работы офиса.

Ужесточение законодательства и стандартных требований к работе внутреннего контроля также требует  укрепление деловых подразделений  экспертами, которые в состоянии  со знанием дела работать с документами.

Подготовка экспертов  ДОУ современного обладания уровня, кроме знания традиционного обращения  документа, оснований информационных технологий, экономического и юридического знания - трудная проблема. Поэтому  это необходимо по крайней мере один раз в год, чтобы послать экспертов в таможенной регистрации на различных семинарах, поднимающих квалификацию эксперта в сфере ДОУ.

3) Создавая рекомендации  о совершенствовании "бумажного"  обращения документа, это необходимо, чтобы рассмотреть, с одной  стороны, стандартные требования  к заказу проведения работы  офиса и работы с документами  и, с другой стороны, это  необходимо, чтобы попытаться автоматизировать  все возможные процессы ДОУ.  Это позволит достигать увеличения  производительности и качества  работы служащих предприятия  за счет правильной организации  работы с документами и автоматизацией  рутины и требующий затраты  достижения операций, например, создания  и передачи документов. Кроме  того, автоматизация уменьшает количество  документов в организации, это  косвенно также поднимает трудовую  производительность.

Использование информационных технологий для операции бизнеса  делает любую компанию более конкурентоспособных  за счет усовершенствования качества работы с документами. Подобная автоматизация  позволяет:

Поднять эффективность управления компания за счет обслуживания глав и  экспертов, в максимально возможной  степени полных, действующих и  заслуживающая доверия информация на основе однородного банка данных.

Сократить расходы по деловому управлению за счет автоматизации процессов  обработки информации, регулирования  и упрощения доступа служащих компании к необходимой информации. Изменить характер работы служащих, уменьшая их от работы обычной работы и давая  шанс сконцентрироваться на профессионально  важных обязанностях.

Поднять эффективность обмена данными между экспертами в таможенной регистрации.

Гарантировать полную безопасность и целостность данных во всех стадиях  обработки информации.

Автоматизация дает значительно  эффект больший при сложном подходе. Частичная автоматизация отдельных  рабочих мест или функции способны, чтобы решить только затем "горящую" проблему. Однако таким образом есть также отрицательные эффекты: не уменьшайтесь, и время от времени  даже увеличивайте обвинения персонала  и трудозатраты; несогласованность  работы подразделений не устранена.

От этого возможно сделать  вывод, то введение новой информационной системы продвигает развитие предприятия, его переход к qualitatively (качественно) более высокому уровню в усовершенствовании качества обслуживания.⁸

 

 

 

 

 

 

____________

⁸. www.paketdokumentov.ru

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Деятельность отдельных  людей, групп, коллективов и организаций  сейчас все в большей степени  начинает зависеть от их информированности  и способности эффективно использовать имеющуюся информацию. Прежде чем  предпринять какие-то действия, необходимо провести большую работу по сбору  и переработке информации, ее осмыслению и анализу. Отыскание рациональных решений в любой сфере требует  обработки больших объемов информации, что подчас невозможно без привлечения  специальных технических средств.

В качестве предложения по рационализации документооборота следует  отметить как необходимость, повсеместное внедрение ЭВМ для повышения  эффективности работы документационной службы предприятия в целом и  оперативности средств оперативного хранения документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫЙ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Об архивном деле в Российской Федерации. Ст.6, п.6. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями на 13 мая 2008 года)

2. Автократов В.Н. Теоретические  проблемы отечественного архивоведения.  С. 141.,

3. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство.М., 2007.

4. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд.М., 2003.

5. Кирсанова М.В., Кобук С.П., Аксенов Ю.М. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления.М., 2008.

6. Кузнецова Т.В. "Секретарское дело" Изд.3-е, исправленное ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", специальный выпуск журнала "Секретарское дело", 1999.

7. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов. (Теория и методика) / Федеральное архивное агентство; ВНИИДАД; сост.: М.П. Жукова, Н.А. Пучко, О.В. Усанова и др. - М., 2006.

8. www.paketdokumentov.ru