Проблемы экспертизы ценности документа

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………3

ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТА ……………………………………………………………………..4

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ И ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

2.1. Принципы и критерии ценности документов……………………………….7

2.2 Организация проведения  экспертизы ценности документов………………..12

2.3. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов…………………………………………………………………………14

ГЛАВА 3. ПРОБЛЕМЫ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И ИХ РЕШЕНИЯ………………………………………………18

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………22

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ………24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Экспертиза ценности документов - одно из важнейших направлений деятельности работников делопроизводственной сферы, так как именно стадии делопроизводства отводится главная роль в определении  тех документов, которые подлежат передаче на вечное хранение, и в  формировании их в первичные комплексы  по функциям, направлениям деятельности с учетом видов и разновидностей документов, сроков хранения, времени  и места создания, авторов, корреспондентов  и других признаков.

Экспертиза ценности документов является важнейшей задачей работника  сферы делопроизводства и архивиста. Ведь итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование ведомственных и государственных  архивов документами. Именно в процессе экспертизы происходит формирование архивного  фонда организации. Экспертиза играет роль определенного «сита», через  которое просеивается весь поток  документов.

Именно в процессе экспертизы ценности решается ответственная задача отбора на постоянное хранение оптимального количества документов, содержащих ценную научную информацию, а также ограждения государственных архивов от материалов справочного, информационного значения, так как первоначальное желание  организации, как правило, сохранить  как можно больше документов. Затем  со временем приходит понимание, что  много хранить невозможно и нет  необходимости. Поэтому вопросы  экспертизы ценности документов в делопроизводстве всегда пользовались заслуженным вниманием  со стороны специалистов-документоведов.

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТА

Экспертиза - исследование некоего  вопроса, требующего специальных знаний, с представлением мотивированного  заключения. Для ее проведения привлекаются эксперты, т.е. опытные специалисты  в данной области.

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании  критериев их ценности в целях  определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

• действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
• типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
• нормативно-методических документов Федеральной архивного агентства (Росархива) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками  службы документационного обеспечения  управления (ДОУ) совместно с Центральной  экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива организации.

Экспертиза ценности проводится обязательно в следующих случаях:

• при составлении номенклатуры дел;
• при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
• при подготовке дел к последующему хранению в архиве;
• в процессе подготовки вдел к передаче из организации на хранение в государственный архив.⁴

________________

⁴ Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. 3-е изд. М.: ИНФРА-М. 2003. С.267.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных  подразделениях осуществляется:

• отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;
• отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;
• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются  качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения  сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра  дел. При этом не допускается отбор  документов для хранения и уничтожения  только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру  с целью определения и выделения  из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного  хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы  постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются  в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или  по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Задачами экспертизы ценности документов являются:

• первая задача - отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

 

• вторая задача - определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:
• для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 5 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела);
• для временного хранения.
• Третья задача - обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше или нижестоящих учреждений.
• Четвертая задача - отбор на хранение наиболее информативно емких документов.³

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

_______________

³. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство.М., 2007.

ГЛАВА 2. ОРШАНИЗАЦИЯ И ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

2.1 Принципы и критерии  ценности документов.

Принцип историзма в настоящее  время признается основным предполагающим рассмотрение в первую очередь генезиса объекта в нашем случае совокупности документов.⁷ Рассмотрение должно быть всесторонним: и с точки зрения внутренней структуры документов и документальных фондов, и с точки зрения исторических связей между ними, и с точки зрения выявления и фиксации качественных изменений их структуры, происходящих со временем, и с точки зрения закономерностей развития структуры, форм документов и т.п. При таком подходе отмечается совпадение принципа историзма с научной объективностью с требованием непредвзятости суждений при отборе документов на хранение .²

В современной архивоведческой  литературе отмечается также совпадение других общенаучных принципов - системности (рассмотрение объекта как системы  взаимосвязанных и взаимообусловленных  элементов) и целостности (понимание  явлений действительности как единства частей целого в многообразии их проявлений и связей) - с ранее применявшимся  архивным принципом всесторонности и комплексности при оценке документов. Там же. Комплексность предполагает рассмотрение документа в единстве его взаимосвязанных частей, а также как часть более общего его окружения. Причем не только в конкретном фонде и архиве, но и в более широких документационных рамках. Всесторонность трактуется как "рассмотрение документов в "разном освещении" - в сопоставлении разных требований к ним, учитывая теоретическую неисчерпаемость информации источника".²

 

________________

² Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения. С. 141.,

⁷ Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов. (Теория и методика). С. 41-43.,

В первую очередь, рассматриваются  варианты и формы потенциального использования документов, но не только это. Также учитываются полнота

сохранности фонда, правовые аспекты, возможности обеспечения  сохранности и некоторые другие моменты.

Таким образом, уже на уровне основных методологических принципов  экспертизы ценности формулируется  требование рассматривать всю совокупность документов фондообразователя, в каком бы виде они не возникали. Анализ взаимосвязей между бумажными и электронными документами, рассмотрение направления и характера информационных процессов и потоков между ними, раскрытие функционального назначения разных групп документов, баз данных и других электронных ресурсов, наконец, определение условий, влияющих на их достоверность и юридическую силу, - все это должно быть направлено на формирование полноценного, информационно насыщенного архивного фонда, достоверно отражающего не только деятельность фондообразователя, но и, по возможности, событий и явлений действительности в более широком управленческом, историческом и культурном контексте. Поэтому, как ценность электронных документов невозможно правильно оценить без их рассмотрения в связи и в генезисе с бумажными документами, так и отбор на хранение последних без определения значения первых ведет к обеднению архивного фонда. Поэтому существующая практика, когда государственные архивы сосредотачиваются на экспертизе ценности лишь бумажных документов, является методологически ущербной. По сути, это нарушение методологических основ экспертизы ценности и даже нарушение федерального закона об архивном деле, который недвусмысленно определяет, что "экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида".¹

 

 

________________

¹ Об архивном деле в Российской Федерации. Ст. 6, п. 6. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями на 13 мая 2008 года)

Отнесение документов к составу  Архивного фонда Российской Федерации  осуществляется по результатам экспертизы ценности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критерии экспертизы ценности - это система  научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

В процессе экспертизы ценности документов применяются все критерии в совокупности. В этом заключается  одно из проявлений всесторонности и  комплексности оценки документов.

К критериям происхождения  относятся:

• роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, в результате деятельности которых созданы документы;
• значимость выполняемых ими функций;
• время и место образования документов.

Критерий происхождения  позволяет разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы.

К первой группе относятся  организации, документы которых  имеют большую научную, историческую и экономическую ценность. Это  центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и  промышленные объединения, крупные  заводы и фабрики и др.

Вторую группу составляют организации местного значения. Это  большое количество организаций, однородных по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются в государственные  архивы, как правило, выборочно, так  как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих  организаций. Важные документы организаций  этой группы, которые не поступают  в вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.

Третью группу составляют преимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы  этой группы организаций имеют значение только для практической работы.

К критериям содержания относятся:

• значимость отраженных в документах событий;
• значение информации, содержащейся в документе;
• повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации;
• вид документа;
• подлинность документа.