Принципы автоматизации делопроизводства

ЕСЛИСОЕНЬНЕД(А5) -6; "суббота"; "воскресенье")))))).

Функция ДЕНЬ НЕД вычисля­ет порядковый номер дня недели из даты, которая

является аргу­ментом  функции.

Скопируйте формулу в  осталь­ные ячейки столбца День недели.

Отсортируйте записи доку­мента по Дате.

Теперь требуется отсортиро­вать записи документа по столб­цу День недели. В

чем заключа­ется особенность?

Если воспользоваться  стан­дартной сортировкой по убыва­нию  или возрастанию,

то записи будут отсортированы  в следую­щем порядке: воскресенье, втор­ник,

понедельник, пятница, среда, суббота, четверг. Но задача заключается  в

сортировке записей в  порядке чередования дней в не­деле: понедельник,

вторник, сре­да, четверг, пятница, суббота, вос­кресенье.

Нестандартный порядок сор­тировки  называется пользова­тельским.

Пользовательский порядок  сортировки

Для выполнения данной опе­рации  требуется:

-   активизировать  любую  ячейку табличной части докумен­та, записи которой

необходимо от­сортировать;

в меню Данные - Сортировка указать: сортировать по полю День недели и  нажать

кнопку Параметры;

-  в меню Параметры  сорти­ровки в окне Сортировка  по пер­вому ключу выбрать

вид списка, на основе которого будет выполнят­ся сортировка.

Как создаются пользователь­ские  списки?

Создание пользовательс­ких  списков

Для выполнения данной опе­рации  требуется:

-  в меню Сервис     Парамет­ры перейти на закладку  Списки;

-  в окне Списки активизиро­вать  строку Новый список;

- в окне Элементы списка  пе­речислить значения списка  или указать интервал

ячеек, значения которых можно  использовать для составления списка;

-  нажать на кнопку  Добавить.

Итак, сортировка по дням не­дели  выполнена. Для чего со­здавался  этот

столбец? Для проведения анализа  в какой день недели больше всего  по­ступает

товаров.

Для реализации этой задачи требуется произвести следую­щие действия:

- структурировать таблицу  по столбцу День недели;

- свернуть все рабочие  стро­ки промежуточных итогов;

-  выполнить сортировку  по сумме.

Пример формирования ин­тервального условия:

-  активизировать первую  ра­бочую ячейку из столбца  Объем поставок;

- составить формулу опреде­ления  уровня объемов:

= ЕС Л И(О5< 100; "низкий"; ЕСЛИ(И(05>=100;05<=400); "средний"; "высокий")),

особенность которой заключа­ется в использовании логической связки И

(логическое И) для за­дания  интервала значений;

- скопировать формулу  в ос­тальные ячейки столбца.

В результате документ будет  иметь следующий вид:

Интервальные условия

Вернемся к столбцу  Объем поставки. Для ячеек этого  столб­ца требуется

составить формулу, которая  будет определять уровень поставки по правилу:

Подготовлены образцы  документов на регистрацию поступающих  товаров и отгрузку

товаров со склада. (см. приложение 2)

                    СПРРВОЧНО-ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА (СПС)                   

                             Консультант Плюс                            

Любой руководитель нуждает­ся в помощнике - секретаре, ко­торый отвечает не

только за де­лопроизводство, но и берет на себя организацию  информацион­ного

обслуживания, используя  в своей профессиональной дея­тельности  современную

компью­терную технологию. На помощь секретарю для решения  этого вопроса

приходит справочно-пра­вовая  система Консультант Плюс, содержащая в

подсистеме Деловые Бумаги электронные библио­течные образцы  и шаблоны

типо­вых документов.

В статье предлагается рас­смотреть функциональные воз­можности системы,

знание и умение работать с системой  Консультант Плюс.

Основные функции, которые  делают систему так не­обходимой в работе секретаря:

- представлены многие  типо­вые формы, используемые  в по­вседневной

деятельности пред­приятия;

- представлены документы,  из которых пользователь может  выб­рать стандартные

фразы, абзацы или целиком  пункты при состав­лении своих собственных

доку­ментов;

- дает возможность секрета­рю, у которого есть свой вариант  документа,

сравнить его с анало­гичным документом в системе и использовать из него

формули­ровки, которые сделают  разраба­тываемый документ более коррек­тным  и

полным.

В систему также включены общеупотребительные формы и  документы, проверенные

време­нем и практикой  делового обо­рота, например гарантийные  письма.

Определить первоисточ­ник таких документов весьма про­блематично.

Представленные в системе  документы можно разделить на две категории:

официально утвер­жденные  формы документов и нео­фициальные формы документов.

( см. приложение 3)

Документы представлены в  системе в виде шаблонов (неза­полненных форм) или в

виде об­разцов (заполненных  форм). Если имеются инструкции или  реко­мендации

по заполнению формы или  у документа есть приложения, то это указывается в

виде гипер­текстовой  ссылки.

Если типовая форма  была из­менена, то и в системе  форма из­меняется. При этом

указывается дата редакции официального до­кумента. Другими словами, в

сис­теме всегда представлена после­дняя редакция формы документа.

Запуск систе­мы осуществляется двойным щелчком мыши по ярлыку про­граммы

Консультант Плюс на ра­бочем столе. На экране появляется окно системы

Консультант Плюс, в кото­ром пользователям предлагается база Деловые  Бумаги.

Если щелкнуть мышью по вкладке Все системы, то можно  увидеть:

1.  Справочно-правовые  системы по федеральному законодательству;

2. Справочно-правовые систе­мы  по региональному законода­тельству;

3.  Справочная правовая  система по международному праву;

4. Справочные системы под­держки  принятия решений.

Для выбора Базы Деловые Бумаги необходимо:

в окне Системы Консультант  Плюс подвести курсор мыши к названию базы и

щелкнуть мышью по кнопке Открыть базу.

В результате на экране появится окно База данных Деловые Бумаги

Кратко охарактеризуем поля Карточки реквизитов и приведем примеры  поиска

документов с ис­пользованием  этих полей.

Поле Тематика. Словарь  этого поля представляет собой рубрикатор, который был

разработан спе­циально  для рассматриваемой системы. Он является основанием

для классификации, как по виду дея­тельности, так и по видам  документов

(отчетность, документы по  инвентаризации, организационные, рас­порядительные

документы и т. д.). Практика показывает, что такое "смешение" оправдывает

себя в рам­ках системы  с подобной информацией.

Для просмотра и выбора рубрики необходимо дважды щелкнуть мышью по полю

Тематика и в появившемся  диалоговом окне выбрать необходимую  рубрику.

Рассмотрим пример поиска с использованием поля Тематика. Например, давайте

найдем шабло­ны Деловой  переписки. Для этого:

1.  В поле Тематика  выберем рубрику Деловая переписка  (щелкнув два раза по

полю мышью).

2.  В появившемся окне  Тематика найдем рубрику Деловая  переписка, затем в

этом окне щелкнуть по кнопке Выбрать

3. В результате, в окне  База данных Деловые Бумаги  отображается количество

документов соответствующих  запросу (в нашем случае - 28 документов).

4.  Нажмем кнопку –  Поиск в окне База данных  Деловые Бумаги

5.  В результате получаем  список документов, соответствующих  запросу.

6. Для входа в текст  требуемой формы необходимо дважды  щелкнуть клавишей мыши

по выбранно­му документу (например, письмо иностранному партнеру). В

результате на экране появится форма пись­ма, предлагаемая системой.

Поле Тип документа. Значениями этого поля являются типы документов, а именно:

договор, справка, заявление, отчет, расчет, протокол и т. п. Использование

данного поля позволяет сразу  ограничивать список требуемых документов, если

известен тип документа. Например, необходимо найти форму  прика­за о

проведении инвентаризации имущества. Для этого:

1.  В поле Тематика  выберем рубрику ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ.

2.  Поле Тип документа  введем или выберем из списка (после двойного нажатия

на поле Тип доку­мента) слово ПРИКАЗ,

3.  Нажав кнопку поститЕ«*)к*|РЭ| , найдем документ Приказ о  проведении

инвентаризации, форм № ИНВ-22.

4. Дважды щелкнув мышью  по документу "Приказе ...", войдем в документ.

Поле Разработчик Значениями этого поля являются либо названия органов власти,

которые разработали или  утвердили соответствующий документ (например,

Министерство финансов РФ), либо названия профессиональных объединений  или

фирм, предоставивших соответствующие  документы.

Данное поле удобно при  поиске, когда надо найти утвержденную форму, но

известен лишь орган утвердивший  ее. Поиски по этому полю проводятся

аналогично описанным  выше.

Поле Источник. Значениями этого поля являются либо название профессионального

объединен! Или фирмы, предоставивших документ, либо наименование официального

документа, которым введена  форма документа.. Например, необходимо найти формы

отчетности, введенные Постановлением Госкомстат РФ от 08.08.96 № 96. Для

этого:

1. Войдем в словарь поля  Источник, нажмем кнопку Найти..., зададим поисковое

выражение ГОСКОМСТАТ РФ ОТ 08.08.96, проверим направление поиска Вниз и

нажмем кнопку Искать. Выбер* Постановление Госкомстата РФ № 96.

2. Сформируем список документов  по данному запросу.

Для просмотра формы необходимо дважды щелкнуть мышью по найденному документу.

Поле Дата последнего из­менения. Это попе введено по просьбам пользователей.

Значе­ниями поля являются даты последнего изменения текста соот­ветствующего

документа. Данное поле, в  частности, позволяет найти документы, измененные

после какой-то даты. Поиск  осу­ществляется способами, описан­ными  выше.

Поле Текст. Данное поле по­зволяет осуществлять контекст­ный поиск по текстам

документов. Работа с ним  ничем не отличает­ся от работы с  полем Текст

до­кумента СПС Консультант  Плюс.

    

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В настоящее время наличие  успешно действующей системы  автоматизации

делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его

руководства. Это означает полную управляемость подчинённых  руководству

аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и

заинтересованность в  максимально успешном выполнении порученного  дела.

Автоматизированная система  представляет возможность производить  оперативный и

эффективный обмен информацией  между всеми участками производственного

процесса, позволяет сократить  время, требуемое на подготовку конкретных

задач, исключить возможных  появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрении автоматизированной системы обеспечит удобство в  работе,

рациональную организацию  производства и снижение психологических  нагрузок.

Также снизятся физиологические  нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего

программного обеспечения  время, затраченное на эту же работу, существенно

уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к.

приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации,  а также у

персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих

решений.

    

    

                    Список использованной литературы.                   

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные  системы документации. Система

организационно-распорядительной документации. Требование к оформлению

документов».

2. В. И, Максимович, Г.Ю.  Берестова, Секретарское дело  № 4/ 2003 «Принципы

автоматизации делопроизводства»  стр. 24-26.

3. В.Э. Баласанян, Секретарское  дело № 2/ 2002 « Использование  электронной

почты» стр. 46-49.

4. Г.А. Серова, Секретарское  дело № 2/ 2002 « Применение компьютерных

технологий» стр. 52-61.

5. Л.А.Сысоева, Секретарское  дело № 2/ 2002 «Работа с программой Microsoft Word

» стр. 61-66.

6. Л.А.Сысоева, Секретарское  дело № 3/ 2002 «Работа с программой Microsoft

Excel» стр. 35-42.

7. Л.А.Сысоева, Секретарское  дело № 3/ 2003 «Справочно-поисковая  система

(СПС) Консультант Плюс»  стр.50-57.

8. www.allbest.ru, www.peferat.ru.

    

    

                                ПРИЛОЖЕНИЕ                               

                                                                    Приложение 1

                             

(рис.1)

    

(рис.2)

                                                        Продолжение приложения 1

    

(рис.3)

    

(рис.4)

                                                        Продолжение приложения 1

    

(рис.5а)

    

(рис.5б)

                                                        Продолжение приложения 1

    

рис.5в

    

рис.6

                                                        Продолжение приложения 1

    

рис.7

                                                        продолжение приложения 1

    

 

______________________№____________

 

На№__________________ от____________