Принципы автоматизации делопроизводства

Выберите значение Шаблон документа в поле Тип файла. Это  значение

автоматически появится при  сохранении файла, для которого при  создании был

установлен тип шаблона. (Рис.4)

По умолчанию в поле Папка откроется папка Шаблоны. Чтобы увидеть список

шаблонов на отдельной  вкладке в диалоговом окне Создание документа, откройте

одну из папок, вложенных  в папку Шаблоны.

Введите имя для нового шаблона в поле Имя файла и  нажмите кнопку - Сохранить.

Внесите необходимые изменения  в размеры полей и страниц, определите

ориентацию страниц, стили  и другие параметры форматирования. (Рис.5а, б, в.)

Добавьте текст, документа. (Рис.6)  Нажмите кнопку - Сохранить, а затем

выберите команду Закрыть  в меню Файл. (Рис.7)

                             Microsoft Excel                            

Создание документа с  помощью Microsoft Excel, дает возможность  создавать

структурно связанные  документов, графического ана­лиза в  виде диаграмм и

графи­ков, содержит операции:

- изменение параметров (ширины) строк и столбцов;

- работа со списками;

- использование абсолют­ных  ссылок;

- построение диаграмм;

- редактирование диаграмм;

- построение смешанных  диаграмм и графиков;

- создание комментариев.

Например, требуется создать  документ о росте доходов фирмы  за год.

Перечислим действия, кото­рые требуется выполнить само­стоятельно:

1.  Создать новый файл.

2.  Создать лист  на  Рост доходов.

3.  Определить границы  листа формата А4.

4.  Во второй строке  написать заголовок "Рост доходов  за год".

5.  В четвертой строке  сфор­мировать "шапку" документа  из четырех столбцов:

разместить надписи столбцов с переносом в несколько строк  и отцентри­ровать

их по высоте и ширине

Создание набора документов, содержащих элементы анализа дан­ных, с

применением структуризации и формированием сводных таблиц включает следующие

операции:

-  структуризация таблиц  ме­тодом автоматического подведе­ния  итогов;

-  создание сводных  таблиц;

-  консолидация в сводной  таблице данных из нескольких  ин­тервалов;

-  использование данных  дру­гой сводной таблицы;

-  создание диаграмм  на ос­нове структурированных  и свод­ных таблиц;

-   создание пользовательских  списков;

-   применение пользователь­ского  порядка сортировки;

-  использование имен  при составлении формул.

Например, для оптового склада медикаментов требуется разрабо­тать систему,

позволяющую регис­трировать  поступления товаров на склад  и заявки на

приобретение медикаментов заказчиками.

В результате анализа предмет­ной  области (деятельности склада) были выявлены

следующие особен­ности, которые  должны быть учтены при реализации системы.

1. Для учета товаров  необходи­мо ввести артикул, который  обес­печит

идентификацию товара.

2.  Поскольку артикул  товара и наименование являются  повторя­ющимися

значениями во многих документах заявки на медикамен­ты, регистрация

поступлений на склад, то данные о товарах и ар­тикулах целесообразно

составить в виде отдельного документа.

3. Документы о поступлении  товаров на склад и их отгрузке  со склада (заказы)

имеют различные параметры, поэтому они должны быть оформлены  в виде

отдель­ных документов.

4. При оформлении докумен­тов  на отгрузку со склада требу­ется  оперативная

информация о наличии  их на складе, учитываю­щая количество поступившего

то­вара и отгруженного. Поэтому  це­лесообразно иметь еще один до­кумент,

содержащий информацию о  наличии товаров на складе.

1.  Создать новый файл  в Ехсеl с именем Склад.

2.  Переименовать рабочие  листы: Лист 1 - Товары, Лист 2 поступления,

Лист 3 - Отгрузка, Лист 4 - Склад.

Общие требования

1.  Во всех документах  зафиксировать наименования столбцов.

2.  Выполнить обрамление  наименований столбцов документов: сверху и снизу -

двойной линией, справа и  слева - одинарной.

Требования к оформлению документов

Документ Товары

1.  Столбец Артикул заполнить.

2.  Заполнить второй  столбец Наименование видами  лекарств.

Документ Поступления

Для столбца Дата.

1.  Назначить формат  Дата.

2.  Использовать прогрессию  для заполнения данных:

Для столбца Артикул.

1.  Заполнить ячейки  столбца числовыми данными, которые  бу­дут входить в

интервал значений соответствующего столбца на листе Товары.

2.  Расположить листы  Поступ­ления и Товары на одном  экране для удобства

регистрации по­ступлений.

Для столбца Наименование.

1. Ячейки столбца должны  заполняться автоматически по  значению артикула из

документа Товары.

Следовательно, документы  Поступления и Товары являются связанными документами.

Через меню Сервис - Мас­тер  выбрать режим Поиск и со­ставить формулу для

поиска зна­чения артикула на листе Товары. Форму­лу построить  с помощью

режима Мастер, а затем  вручную внести изменения. Форму­ла примерно имет

следующий вид:

=ЕСЛИ(В5="-; -";ИНДЕКСт  (Товары!$А$4:$В$12; ПОИСКПОЗ(В5;Товары!$А$4:$А$12;);

ПОИСКПОЗ(Наименование"; Товары!$А$4:$В$4;)))

Скопировать формулу в  ос­тальные ячейки можно с помощь знака + в нижнем углу

ячейки.

Для столбца Количество упа­ковок.

Обратить внимание, что  дол­жно вводиться только числовое значение, а на

экране оно будет отображаться с единицами из­мерения. При составлении

фор­мата учесть особенность: отступ от правой границы ячейки.

Документ Отгрузка

Оформление столбцов Дата, Артикул, Наименование аналогич­но  оформлению

соответствующих столбцов на листе Поступления.

Скопируйте значения ячеек  с листа Поступления на Лист Отгрузка. Выборочно

поме­няйте значения в  столбцах Дата и Артикул (значения в  столбце

Наименование вычисляются  авто­матически).

Для столбца Кому.

1. Использовать режим Про­верка  для создания списка зна­чений.

Список значений для столбца  Кому создать на листе Отгрузка.

Для столбца Количество упа­ковок.

1. Составить формат, который  будет отражать вводимые число­вые  данные в

рублевом формате с  отступом текста от чис­ловой величины.

Для столбца Сумма.

1. Составить формулу для  авто­матического вычисления значений:

Сумма = Стоимость упаковки * Кол-во упаковок.

2.  Назначить ячейкам  этого столбца денежный формат  с раз­делителями разрядов.

Заполнить подготовленные таблицы  данными.

В результате выполненных  действий подготовлены докумен­ты Поступления  и Товары.

1. Назначить пользовательс­кий  формат: единицы измере­ния - "шт.", сделать

отступ от пра­вого края столбца.

Остальные данные в столбце  Количество упаковок пока не вво­дить, так как эти

значения долж­ны согласовываться  с наличием такого вида товара на складе.

Для столбца Стоимость.

При заполнении столбца предусмотреть  следующие осо­бенности:

-  один и тот же  товар может поступать на склад  по разной цене;

-  на складе назначают  мини­мальную отпускную цену  на каж­дый вид товара.

Учитывая вышесказанное, необходимо сделать дополнение на лист Товары -

добавить новый столбец  Минимальная отпускная цена. Для  этого следует:

-  установить курсор  в ячейку на листе Товары  и набрать наи­менование столбца;

-  назначить рублевый  формат новому столбцу с отступами  от зна­чений и правой

границы колонки;

- указать а ячейке, на  какую дату установлены отпускные  цены.

Вернемся на лист Отгрузка и составим формулу для заполне­ния  столбца

Стоимость упаковки.

Для столбца Процент.

В столбце Процент вычисля­ется сумма, которая будет взи­маться при отгрузке

товара со склада за хранение товара и пре­доставляемые услуги. Эта сумма

вычисляется в зависимости  от заданной величины. Например. 15% от стоимости

товара.

Поскольку величина взима­емого  процента является кон­стантой, то

целесообразно отве­сти для  нее отдельную ячейку.

Для столбца Сумма.

Значения в столбце  Сумма вычисляются по формуле:

Сумма = (Стоимость упаков­ки + Процент) * Кол-во упаковок.

Ехсеl позволяет придать  таб­лице определенную структуру, имеющую  до восьми

уровней иерархии. Структуризация таб­лиц методом автоматического  подведения

итогов облегчает пе­редвижение  по строкам данных и используется для

группировки данных по определенным пара­метрам в целях проведения ана­лиза,

построения диаграмм или  создания отчетов.

Подготовка документа  к авто­матическому подведению итогов, перейдите на лист

Поступле­ния.

Требуется создать промежу­точные итоги по каждому виду товара, определяя  по

ним общее количество упаковок и сумму.

Следовательно, итоги будут  подводиться по значениям стол­бца Наименование.

Подготовка документа  вклю­чает:

-  определение параметров (столбцов), по которым будет про­водиться

подведение итогов;

-  сортировку строк  по тем параметрам, для которых  будут подводиться итоги

(отсортиро­вать строки  документа по столб­цу Наименование).

Создание итогов. Для выполнения данной опе­рации требуется:

-  активизировать    любую ячейку документа

-  через меню Данные - Ито­ги определить параметры:

1)наименование столбца,  при изменении значения, в котором  требуется подводить

итоги (Наи­менование);

2) указать столбцы, по  которым требуется подведение  итогов (Ко­личество

упаковок и Сумма).

В результате в документе  ав­томатически формируются струк­тура и

промежуточные итоги:

После расчета промежуточных  итогов при наличии структуры  можно получить

документ только с итоговыми  записями групп. При нажатии на кнопку структу­ры

со знаком "минус" происходит сворачивание записей данной группы, при нажатии

на кнопку "плюс" выполняется  раскрытие записей. Таким образом, можно

формировать документы с  раз­личным уровнем вложенности  структуры.

Сверните записи до итогов и постройте диаграмму по новому документу:

Использование нескольких итоговых функций одновременно

Итоги по столбцам Количе­ство  упаковок и Сумма формиро­вались на основе

использования функции суммирования.

Требуется добавить еще один промежуточный итог, который вы­числяется как

средняя величина стоимости  упаковок. Для этого надо:

-  выделить интервал  ячеек, данные которого потребуются  для вычисления

промежуточных ито­гов {или  активизировать любую ячейку, относящуюся  к

табличной части документа);

-  через меню Данные - Ито­ги указать параметры для  вычис­ления промежуточных

итогов: вид операции - Среднее  по столбцу Стоимость упаковки и  снять оп­цию

Заменить текущие итоги.

В результате в документе  ав­томатически формируются струк­тура и

промежуточные итоги:

После расчета промежуточных  итогов при наличии структуры  можно получить

документ только с итоговыми  записями групп. При нажатии на кнопку структу­ры

со знаком "минус" происходит сворачивание записей данной группы, при нажатии

на кнопку "плюс" выполняется  раскрытие записей. Таким образом, можно

формировать документы с  раз­личным уровнем вложенности  структуры.

Сверните записи до итогов и постройте диаграмму по новому документу:

Использование нескольких итоговых функций одновременно

Итоги по столбцам Количе­ство  упаковок и Сумма формиро­вались на основе

использования функции суммирования.

Требуется добавить еще один промежуточный итог, который вы­числяется как

средняя величина стоимости  упаковок. Для этого надо:

-  выделить интервал  ячеек, данные которого потребуются  для вычисления

промежуточных ито­гов (или  активизировать любую ячейку, относящуюся  к

табличной части документа);

-  через меню Данные - Ито­ги указать параметры для  вычис­ления промежуточных

итогов: вид операции - Среднее  по столбцу Стоимость упаковки и  снять оп­цию

Заменить текущие итоги.

В результате добавился но­вый вид промежуточных итогов:

Для продолжения работы с  этим документом отмените струк­турирование  данных.

Отмена структуры данных

Для выполнения данной опе­рации  требуется:

-  активизировать   любую  ячейку, относящуюся к структури­рованной  области

документа;

-   в меню Данные - Итоги нажать на кнопку "Убрать  все.

Рассмотрим на этом докумен­те ряд возможностей, которые предоставляет  Ехсеl

по анализу и организации  данных.

Скройте временно столбец  Стоимость упаковки (столбец О).

Создайте дополнительно  два столбца - День недели и Объем  поставки - в

документе "Поступления  на склад":

Для ячеек столбца День неде­ли составьте формулу, с  помощью которой можно

вычислять день недели (понедельник, вторник....) из даты поступления товара

на склад (столбец Дата).

Активизируйте первую рабочую  ячейку столбца День недели (А5).

Используя встроенные функ­ции, составьте формулу:

= ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 1; "понедельник";

ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 2; "вторник";

ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 3; "среда";

ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 4; "четверг";

ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 5; "пятница";