Принципи експертизи і критерії цінності документів

В ході експертизи звертають увагу на цільове призначення документів. Кожний документ створюють з певною метою, насамперед для передавання тієї чи іншої інформації не тільки традиційно між адресантом і адресатом (листування, звіт, наказ тощо), й для передання інформації найширшим верствам суспільства (відозва, маніфест), а також для наступних поколінь (спогади, мемуари). Від цільового призначення залежить і форма документа, виклад тексту, узагальнення інформації та її достовірність.

Важливим є ступінь збереженості документів, що дозволяє встановити повноту документального комплексу, окремого фонду, групи однорідних за призначенням організацій або фондів однієї функціональної системи управління. Цей критерій застосовують здебільшого у двох випадках:

а)при відсутності основного оригінального документа на державне зберігання приймають його засвідчену копію (на правах оригіналу). Наприклад, у фонді втрачені оригінали наказів організації з основної діяльності. Тоді розшукують засвідчені копії цих наказів у структурних підрозділах, у встановленому порядку формують з них справи і включають до складу фонду на правах оригіналів, зазначаючи про це в передмові до опису. Або: в фонді відсутній оригінал річного виробничого звіту організації, його інформація міститься в квартальних звітах або в звіті за 4-й квартал (при умові укладання його з нарощувальним підсумком).

 

                                                                                                                   

                                                                                                                       10

б)при відсутності оригінальних документів у фонді організації їх можна замінити засвідченими копіями з фондів нижчих або вищих установ системи, де вони зберігаються тимчасово.

Є й інші варіанти застосування цього критерію. Наприклад, у фонді Київської кіностудії художніх фільмів під час її перебування в евакуації у Середній Азії залишені на державне зберігання без жодної експертизи всі накази як з основної діяльності, так і з особового складу, оскільки вони через відсутність інших документів розкривають перебіг творчого процесу, художні пошуки, внутрішнє життя кіностудії. У фонді видатного українського поета, державного діяча П.Тичини залишено на державне зберігання квитанції на передплату газет і журналів, зокрема, всіх районних і міських газет України. Це документально засвідчує факт його пошуку поетичних талантів серед молоді, а також кола інтересів. . [8, с.97]

Конверти з листами  відомих державних і громадських  діячів, видатних діячів науки, техніки, літератури і мистецтва, всіх галузей народного господарства зберігають разом з листами і вони надходять на державне зберігання, оскільки мають додаткову важливу інформацію - дату документа (якщо сам лист недатований), адреси адресата і фондоутворювача. До того ж вони мають й автографічну цінність.

Під час експертизи цінності документів важливе значення має критерій зовнішніх особливостей документів як один з основних підходів відбору оригіналів документів, у випадку їхньої відсутності - юридичне засвідчених копій, а при відсутності останніх - незасвідчених копій. При цьому надають перевагу документам, що мають сліди роботи з ними — резолюції керівництва, записи виконавців, діловодні помітки тощо. Враховуються також мовні та почеркові особливості, елементи оформлення (в т.ч. і художнє), фізичний стан збереженості документа. Якщо основний документ у поганому фізичному стані, то залишають поряд його копію або інші матеріали, де основна інформація повторюється.

                                                                                                                        11

Отже, перша група критеріїв (походження) уможливлює визначення джерел комплектування державного архіву документами на рівні установ і організацій, а також осіб; друга група (змісту) - комплексів і груп документів, що підлягають переданню на державне зберігання, а третя група критеріїв (зовнішні особливості) - на рівні кожного окремого документа. Порядок застосування критеріїв — послідовний.

У роботі державних  архівів України склалась практика так званої комплексної експертизи цінності документів, що здійснюється з метою виділення дублетних документів та документів з поглинною інформацією в одно функціональних організаціях (наприклад, колгоспах) на певній території (район, область) або в системі установ (наприклад, органи місцевого самоврядування всіх рівнів - обласного, районного, міського та сільського) певного хронологічного періоду. Це один з найефективніших способів експертизи, що дозволяє комплексно вирішувати питання оптимізації фондового складу документів десятків і навіть сотень організацій одночасно.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                              12

3.Організація і методика експертизи цінності документів та оформлення її результатів

Експертизу цінності документів проводять в такій  послідовності. На першій стадії експертизи відбувається попередня оцінка цінності документів шляхом визначення справ, які будуть формуватися, та встановлення для них строків зберігання. Вона базується на детальному вивченні напрямів діяльності установи, її функцій, організації документальної частини діловодства (централізоване, децентралізоване, змішане), а також складу документації. В структурних підрозділах безпосередньо під час формування справ уточнюють строки їхнього зберігання, що передбачено номенклатурою установи, які згодом враховують при складанні номенклатури справ на наступний рік. Після закінчення діловодного року кожна структурна частина установи здійснює експертизу цінності документів. Справи постійного і довготривалого зберігання піддаються поаркушній експертизі, проходять науково-технічне опрацювання (укладання заголовків, нумерацію аркушів, оформлення обкладинок, палітурні роботи тощо), на них складаються описи. Після схвалення їх керівництвом установи справи передають на зберігання у відомчий архів. Документи тимчасового зберігання (до 10 років) у встановленому порядку вилучають до знищення.

На другій стадії експертиза документів може бути як самостійним видом роботи, так і частиною комплексу робіт із науково-технічної обробки документів даної організації, її метою є виявлення дублетної документації та документів з поглинною інформацією. Як правило, експертизу починають з провідних структурних підрозділів, де зосереджено основну документацію канцелярії, фінансово-економічного відділу, далі виробничих відділів тощо. Для таких документів проводять поаркушну експертизу. При потребі справи можуть розшивати і з них формують нові справи з перескладанням відповідно заголовків справ і повторенням їхньої технічної обробки. Практика експертизи цінності документів в архівах показала ефективність

                                                                                                                         13

укладання переліків  документів постійного і окремо переліків  довготривалого зберігання по кожному  структурному підрозділу. Це дозволяє значно економити час і правильно організувати роботу.

На третій стадії вирішують такі питання: ліквідації в процесі комплексної експертизи цінності міжвідомчої дублетності, зосередження масової дублетної документації (розпорядча, планова, звітна, контрольна та ін.) в певних фондах, а також відновлення втраченої документації за рахунок фондів, що не входять у дану систему установ і організацій. [1, с.76] Так, наприклад, до державного архіву області надійшов увесь комплекс документів фондів з системи народної освіти - обласного управління, Інституту удосконалення вчителів, методичних кабінетів, районних відділів, шкіл. Однак за цей період документи народної освіти відклалися в інших органах управління обласного і районного рівнів, відповідно в фінансових, статистичних, профспілках та ін. Аналіз цієї документації здійснюють засобами комплексної експертизи не тільки по системі народної освіти зверху вниз, але й по системах, пов'язаних із нею функціонально.

Кожна стадія експертизи передбачає проведення робіт за усталеною  методикою на всіх чотирьох етапах (підготовчому, збирання документації, власне експертизи цінності документів і оформлення її результатів):

/ етап - підготовчий. Упорядник архіву зосереджує всі описи на документи постійного, довготривалого зберігання і з особового складу; справу фонду організації (справи фондів усіх організацій, що перебувають на зберіганні у відомчому архіві), положення, статути даної організації, схеми організаційної побудови установи даної системи; історичні довідки; номенклатури справ; літературу про фондоутворювача та склад його документів. Увесь зібраний матеріал ретельно вивчають і досліджують. При необхідності з нього роблять виписки та нотатки.

ІІ етап - збирання документації. Він здійснюється за безпосередньою участю працівників діловодних і архівних служб з усіх без винятку структурних

                                                                                                                          14

підрозділів. Метою цього етапу є забезпечення повноти матеріалів для їхньої експертизи. Практика свідчить, що неякісне чи неповне проведення цього етапу суттєво відіб'ється на дальшому перебігу робіт і призведе до значних втрат робочого часу на наступних стадіях.

III етап - власне експертиза цінності документів. Всі зібрані матеріали систематизуються за структурними підрозділами, в межах кожного з них - за видами документів, всередині виду - за хронологією, позначається місцеперебування тих чи інших матеріалів спеціальними написами на листках.

Для наочного аналізу  повноти складу документів фонду  застосовують і практику укладання  так званих шахматок - своєрідних відомостей по кожному структурному підрозділу, де зверху вниз по вертикалі в кожному рядку називають вид документа, а у верхній частині відомості по горизонталі зазначають роки, за які впорядковано архів (наприклад, 1980, 1981, 1982... 1995). На перехресті обох граф - виду документа і років - ставлять позначку про наявність документа. На відсутність документа вказує чиста графа "шахматки". [4, с.183]

Експертиза цінності документів на цій стадії буває двох видів — поодинична (по справах) та подокументна (поаркушна). Поодинична експертиза стосується тих справ, що сформовані в поточному діловодстві, містять набір усіх необхідних додатків, переплетені або підшиті (наприклад, річний фінансовий звіт за 1990 р.; план науково-дослідної роботи на 1990 р.). Поаркушна експертиза цінності справ є головною і охоплює практично весь комплекс документації установи.

Під час проведення робіт по експертизі визначають наукову і практичну цінність усіх наявних документів на основі відомчого або типового переліків, а також затвердженої номенклатури справ на даний рік. Після встановлення, що всі оригінали наказів з особового складу є в наявності (див. вищенаведений приклад), їхні копії визнають такими, що державному

                                                                                                                        15

зберіганню не підлягають. На такій в'язці існуючий запис доповнюють іншим, вказуючи кількість справ, крайні дати документів та відповідні статті переліку. Наприклад: 1980-1995 рр. 6 справ/ст.141.

IVетап. Після оформлення справ, систематизації аркушів, складання заголовків на справи, складання описів справ на документи постійного, довготривалого зберігання і з особового складу настає період оформлення актів на знищення документів, як це передбачено основними правилами роботи архівів.

Для здійснення експертизи цінності багатооб'ємних і складних фондів рекомендують укладати методичні  пам'ятки, вказівки чи методичні настанови, а також робочі інструкції. Під час роботи можуть виникати питання, не передбачені методичними посібниками і вимагають колегіального вирішення їх розглядають на засіданнях експертних чи методичних комісій.

Експертні комісії (ЕК) розглядають методичні і практичні  питання експертизи цінності документів на підставі чинних принципів і критеріїв. Діяльність ЕК організується відповідно з "Положенням про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду", затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. № 853 та Типовим положенням про експертні комісії. ЕК існують у кожній організації в Україні та в кожній представницькій інституції за її межами. Вони складають єдину систему експертних органів, розробляють методику виконання цієї роботи, організовують і контролюють хід її проведення.

ЕК створюються  в філіалах державних архівів областей, архівних відділах районних державних адміністрацій, міських державних архівів, державних органів, підприємств, установ і організацій різних форм власності та в об'єднаннях громадян. Експертно-перевірні комісії (ЕПК) створюються в

                                                                                                                         16

центральних і галузевих державних архівах, державних архівах Автономної Республіки Крим, міст Києва і Севастополя, самоврядних наукових установ, музеях і бібліотеках. Найвищим органом з питань експертизи наукової, історико-культурної та практичної цінності документів є Центральна експертно-перевірна комісія (ЦЕПК) Головархіву України. [4, с.195]