Правила внесения изменений в трудовую книжку, порядок исправления ошибок

             Есть и еще одна процедура, которую часто путают с внесением изменений и исправлений в трудовую книжку, - это аннулирование испорченного бланка и оформление нового, если при первичном оформлении книжки кадровик по неосторожности внес туда неверную запись. Даже опытный кадровый специалист может ошибиться, например, в дате рождения работника и вместо "11 октября 1978" написать "11 октября 1987". Довольно часто встречается неверное написание некоторых фамилий, имен, отчеств. У кадровиков есть даже примерный перечень имен, при написании которых рекомендуется быть особо внимательными: Марианна и Марьяна, Диана и Дина, Геннадьевна и Геннадиевна, Аристова и Арестова и т.п. Поскольку законом не предусмотрена процедура исправления неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки, здесь не остается ничего другого, как списать испорченный бланк и заполнить новый. Испорченные бланки трудовой книжки и вкладышей в нее необходимо уничтожить с составлением об этом акта.

Итак, порядок внесения записей при изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения следующий:

1. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения.

2. Записываются новые данные. Зачеркнутая запись при этом должна легко читаться.

3. Ссылки на соответствующие документы (свидетельство о браке, паспорт, свидетельство о рождении) записываются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации (печатью кадровой службы).

             2.2 Порядок внесения записи при изменении образования, специальности, профессии

Порядок внесения записей при изменении (дополнении) образования, профессии, специальности  следующий:

1. Старые сведения в трудовой книжке не зачеркиваются, а просто дополняются через запятую новой информацией.

2. Если данные об образовании, профессии, специальности отсутствовали в трудовой книжке, то в таком случае просто заполняются пустые строки.

Часто на практике специалисты кадровой службы считают, что в трудовой книжке необходимо делать ссылку на документ об образовании в случае дополнения ранее внесенных сведений. И по аналогии с записью об изменении анкетных данных располагают ее на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Однако Инструкция N 69 этой ссылки не предусматривает, соответственно, делать ее нет необходимости. Кроме того, не всегда возможно отразить все изменения образования, профессии, специальности на обложке трудовой книжки, из-за ее небольшого размера. Пример внесения изменений в титульный лист представлен в Приложении Б.

          2.3 Порядок исправления неточной или неправильной записи

                При внесении в трудовую книжку изменений необходимо помнить, что в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

              С внесением изменений в трудовые книжки связано много интересных, спорных ситуаций, вызывающих затруднение на практике. Рассмотрим некоторые из них. Например, ситуация, если неверная запись обнаружена спустя значительный промежуток времени, и в трудовой книжке работника после нее появились другие записи. В таком случае, исправления вносятся в обычном порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

               Также неверная запись может быть обнаружена сразу после того, как было оформлено увольнение сотрудника. Раз увольнение оформлено, то, соответственно, блок записей, произведенных в данной организации или у индивидуального предпринимателя, закрыт печатью и подписями. Внесение записи без наименования организации влечет к спорной ситуации, будет непонятно, кто является автором этой записи. Поэтому рекомендуется поступать следующим образом. В трудовой книжке создается новый блок, т.е. вновь вносится в виде заголовка наименование организации, затем ставится порядковый номер по хронологии (в данном случае следующий за номером записи об увольнении) и дата. Вносятся необходимые изменения, и блок закрывается печатью и подписью сотрудника кадровой службы, а также подписью работника об ознакомлении с записью, как при увольнении.

Рассмотрим порядок внесения изменений и исправлений в трудовую книжку (Приложение В).

В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

Последовательность внесения изменений и исправлений в трудовую книжку такова: после указания соответствующего порядкового номера и даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись за N таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

Например: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе».

При этом согласно пункту 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению работодатель по последнему месту работы обязан выдать дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

При изменении формулировки причины увольнения делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

В случае внесения изменений и дополнений, произведенных в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, они должны быть доведены до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя должны вноситься соответствующие изменения и дополнения.

Наименование организации может меняться, тогда согласно пункту 3.2 Инструкции N 69 порядок внесения записи будет следующим: отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а затем в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Невнесение в трудовую книжку работника сведений об изменении наименования работодателя приводит к разночтению в записях о приеме на работу и увольнении. Впоследствии это осложнит оформление пенсии и потребует дополнительного документального подтверждения трудового стажа справками с прежних мест работы или из архивных учреждений.

Исправить ошибку, если она обнаружена сразу или через небольшой промежуток времени, несложно. Проблемы вызывает ошибка, выявленная после увольнения работника или через годы, когда после неправильной записи будут следовать многочисленные записи, произведенные другими работодателями.

В данном случае запись об увольнении изменить можно по общему правилу, рассмотренному выше: путем признания ее недействительной и внесения правильной записи с указанием даты и номера приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись. Далее, учитывая указания в пункте 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, новая запись об увольнении должна быть заверена подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.

Сложнее после оформления в трудовой книжке записи об увольнении изменить другие записи, находящиеся внутри блока записей о работе у конкретного работодателя (о приеме, переводе, неточности дат, названия должности, профессии, специальности и другие), поскольку заверение их подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации (кадровой службы) не предусмотрено и официальных разъяснений на этот счет нет¹⁴.

Порядок внесения изменений в данном случае тот же. Однако внесение изменений в такие записи без указания наименования организации, печати, подписей ведет к спорной ситуации, будет непонятно, кто является автором этой записи. Поэтому целесообразнее изменения в такие записи после многочисленных записей других работодателей удостоверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации (кадровой службы), иначе она будет необоснованна.

Например:

В ООО «Виктория» в качестве главного бухгалтера была принята на работу Дроздова Е.А., с которой был заключен бессрочный трудовой договор от 20 октября 2007 года N 45. Руководитель организации подписал приказ N 45-л/с о приеме на работу Дроздовой Е.А. на должность главного бухгалтера. Начальник отдела кадров внесла ошибочные записи в трудовую книжку, которые впоследствии исправила.

В трудовую книжку были внесены следующие записи.

Наименование должности, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы должны указываться в соответствии со штатным расписанием.

То же самое наименование должности, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы необходимо указывать в приказе (распоряжении) о приеме работника на работу и в трудовой книжке.

Наименование структурного подразделения, в которое принимается работник, должно строго соответствовать наименованию, закрепленному в локальных нормативных актах, и точно повторяться в приказе (распоряжении) о приеме работника на работу и в трудовой книжке.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Трудовая книжка - один из важнейших личных документов гражданина, она отражает всю его оплачиваемую трудовую деятельность, всю его профессиональную биографию. На ее основе устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий, пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов, процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера и т.д.

Трудовая книжка повышает у ее владельца чувство ответственности за работу, способствует укреплению дисциплины, значительно облегчает задачу правильного подбора кадров, позволяет существенно упорядочить работу органов социального обеспечения по назначению пенсий.

Однако сегодня далеко не все руководители негосударственных организаций уделяют должное внимание этому документу, а многие молодые работники не знают о его роли при установлении трудового стажа и зачастую считают его необязательным. Кроме того, в небольших по штатной численности организациях, как правило, кадровые службы отсутствуют, нет специалистов по ведению кадровой документации. Все это приводит к многочисленным ошибкам при ведении трудовых книжек, вплоть до их полного игнорирования или крайне небрежного оформления, в том числе без использования бланка установленного образца. Допущение ошибок можно объяснить тем, что до недавнего времени работники кадровых служб имели небольшую возможность доступа к нововведениям в трудовом законодательстве. На сегодняшний же день с развитием средств информационной поддержки (СМИ,  Интернет,  информационно-правовых программ таких как «Консультант Плюс», «Гарант») ошибок в заполнении, оформлении трудовых книжек становится меньше. Следует отметить, что иногда возникает проблема несоответствия действующих нормативных документов по вопросам ведения трудовых книжек реальным жизненным ситуациям, возникающим в повседневной практике, поэтому в трудовом законодательстве, начиная с 1918 г., когда была предпринята первая попытка упорядочить трудовые отношения (Декрет «О трудовых книжках для нетрудящихся») и до нашего времени происходили и происходят множественные изменения. И сегодня, несмотря на недавние слухи в СМИ о возможной отмене трудовых книжек, что связывалось, прежде всего, с принятием Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования», новое трудовое законодательство подтверждает целесообразность существования трудовой книжки.