Правила и принципы подготовки и проведения международных переговоров

Вы должны на некоторое  время мысленно встать на место партнера, т.е. посмотреть на вещи его глазами.

Рассмотрите комплекс проблем с точки зрения ожидаемых от партнера аргументов  «за» и доведите до сознания собеседника связанные с этим преимущества.

Обдумайте также возможные  контраргументы партнера, соответственно «настройтесь» на них и приготовьтесь использовать их в процессе аргументации.

Бессмысленно пытаться игнорировать выдвинутые на переговорах контраргументы партнера: последний ждет от Вас реакции на свои возражения, оговорки, опасения и т.д.

Прежде чем перейти  к этому, выясните, что послужило  причиной такого поведения партнера (не совсем правильное понимание Ваших высказываний, недостаточная компетентность, нежелание рисковать, желание потянуть время и т.д.).

Компромиссный метод. Участники переговоров должны обнаруживать готовность к компромиссам: в случае несовпадений интересов партнера следует добиваться соглашения поэтапно.

При компромиссном решении  согласие достигается за счет того, что партнеры после неудавшейся попытки договориться между собой с учетом новых соображений частично отходят от своих требований (от чего-то отказываются, выдвигают новые предложения).

Чтобы приблизиться к  позиции партнера, необходимо мысленно предвосхитить возможные последствия  компромиссного решения для осуществления  собственных интересов (прогноз  степени риска) и критически оценить допустимые пределы уступки.

Может случиться, что  предложенное компромиссное решение превышает Вашу компетенцию. В интересах сохранения контакта с партнером Вы можете пойти на так называемое условное соглашение (например, сослаться на принципиальное согласие компетентного руководителя).

Трудно быстро прийти к согласию путем уступок, приемлемым для обеих сторон (например, в  отличие от полного отказа одного, из партнеров от своих требований или так называемого ‘гнилого” компромисса); партнеры по инерции будут упорствовать в своем мнении. Здесь необходимы терпение, соответствующая мотивация и умение “поколебать” партнера с помощью новых аргументов и способов рассмотрения проблемы при использовании всех вытекающих из переговоров возможностей.

Соглашение на основе компромиссов заключается в тех случаях, когда необходимо достичь общей цели переговоров, когда их срыв будет иметь для партнеров неблагоприятные последствия.

Приведенные методы ведения переговоров носят общий характер. Существует ряд приемов, способов и принципов, детализирующих и конкретизирующих их применение.

 

В коммерческих переговорах  желательно учитывать психологические отношения участников. Очень важно создать атмосферу доброжелательности и взаимного доверия. Японские бизнесмены, например, быстро создают нормальный психологический климат, но долго принимают решения. Американские бизнесмены, наоборот, быстро принимают решения, но долго их реализуют.

Для обеспечения психологического контакта на переговорах необходимо улыбнуться каждому, с каждым установить зрительный контакт, в какой-то момент уделив ему все внимание. Следует знать всех по имени, учитывать жестикуляцию и мимику партнера, постоянно демонстрировать уважение к своим членам делегации и иностранным партнерам, быть спокойным, сохранять уверенность, не терять самообладания. Немаловажное значение для психологического контакта имеют внешний вид людей и этика взаимоотношений.

Этика взаимоотношений  опирается на знание психологии человека. Прежде всего, необходимо помнить о стремлении каждого человека быть важным, значительным. Поэтому необходимо проявлять уважительное отношение к точкам зрения участников коммерческих переговоров, уметь слушать и слышать, без искажения воспринимать услышанное. Критика воспринимается людьми болезненно, поэтому ее форма не должна задевать самолюбие и достоинство, она должна быть направлена на успешное решение задач коммерческих переговоров. Необходимо тщательно анализировать мотивы, побуждающие ваших партнеров к критике.

Морально-психологический климат на переговорах во многом зависит от психологии руководителя, ведущего переговоры Он должен быть не только высокоэрудированным, работоспособным, знать языки, уметь готовить деловые бумаги, но и обладать общей культурой, чувством юмора, доброжелательностью, надежностью. Эти качества помогают выдвигаемые в ходе переговоров контраргументы облечь в такую форму, чтобы не задеть честь партнера, престиж фирмы и национальную гордость. Нужно так преподнести предложения, чтобы у партнера создалось впечатление, что подобные предложения он уже вносил сам. Часто положительный эффект дают упреждение партнера в его возражениях партнера в его возражениях или осведомленность о его претензиях. Любые переговоры должны оставлять у партнера впечатление о российской организации как о надежном партнере.

Перед сложными переговорами руководитель может заранее определить круг вопросов и время, когда другие участники должны высказать свое мнение в подтверждение общей позиции, занимаемой на переговорах. После завершения каждого этапа переговоров составляют отчет, в котором отражают основные аргументы сторон, принятые обязательства и достигнутые соглашения. Составлением отчета занимается сотрудник, который делал заметки по ходу переговоров.

Большой объем информации и согласований осуществляется по телефону, телексу и телефаксу. Это свидетельствует о высокой степени доверия между партнерами, поэтому надо устанавливать особенно четкий контроль за исполнением всех договоренностей, осуществленных по каналам связи. Если по телефону достигнуты договоренности по важным коммерческим вопросам. связанным с возникновением существенных затрат, следует попросить партнера подтвердить согласованные решения телексом или письмом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Завершение  переговоров.

 Каждая сторона  на переговорах должна согласиться с принимаемым решением и быть заинтересованной, чтобы и другая сделала это. В ходе переговоров вырабатывается общее решение. Если вы не согласны с тем, что предлагает другая сторона, и не можете достичь согласия относительно других возможных вариантов, вы имеете право не принимать предложения, поскольку переговоры предполагают добровольное согласие с решением обеих сторон. Если вы против вашей воли, под давлением вынуждены согласиться — это не переговоры. Если ход переговоров был позитивным, то на завершающей их стадии необходимо резюмировать, кратко повторить основные положения, которые затрагивались в процессе переговоров, и, что особенно важно, характеристику тех положи тельных моментов, по которым достигнуто согласие сторон. Это позволит добиться уверенности в том, что все участники переговоров отчетливо представляют суть основных положений будущего соглашения, у всех складывается убеждение в том, что в ходе переговоров достигнут определенный прогресс. Целесообразно также, основываясь на позитивных результатах переговоров, обсудить перспективу новых встреч.

При негативном исходе переговоров  необходимо сохранить субъективный контакт с партнером по переговорам. В данном случае акцентируется внимание не на предмете переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих сохранить деловые кон такты в будущем. Т.е. следует отказаться от подведения итогов по тем разделам, где не было достигнуто позитивных результатов. Желательно найти такую тему, которая представит интерес для обеих сторон, разрядит ситуацию и поможет созданию дружеской, непринужденной атмосферы прощания

Протокольные мероприятия являются неотъемлемой составляющей переговоров, несут значительную нагрузку в решении поставленных на переговорах задач и могут либо способствовать успеху, либо, наоборот, создать предпосылку для их неудачи.

Деловой протокол охватывает широкое поле своей деятельности: это организация встреч и обслуживание переговоров, ведение записи бесед, обеспечение сувенирами, форма одежды, культурная программа и т.п. для решения этих вопросов целесообразно создать в организации протокольную группу (2—3 чел.), которые будут заниматься протокольными формальностями.

После завершения переговоров  или их этапа может быть составлен  меморандум (протокол), отражающий достигнутые соглашения, позиции сторон, подписан договор или контракт.

В мировой практике не существуют законы и обычаи, определяющие, какая из сторон готовит и оформляет международный контракт.

Сторона, которая готовит проект контракта для обсуждения, приобретает определенные преимущества, так как получает возможность сформулировать условия в наиболее выгодной для себя интерпретации. В дальнейшем при обсуждении текста, контрагент может внести поправки, но при этом ему надо доказать их обоснованность. Контракты разрабатываются или на основе типовых контрактов, или работниками фирмы на основе апробированных аналогов.

Для организации исполнения контракта необходимо составить план мероприятий. Планирование исполнения сложных контрактов может осуществляться в виде целевых планов мероприятий, утверждаемых руководителем фирмы. Планирование исполнения ведется на принципах взаимной увязки этапов со сроками выполнения обязательств перед контрагентами. Контракт содержит только один срок выполнения обязательств, а план его исполнения может включать множество промежуточных этапов, число которых зависит от сложности условий контрактов и, специфики организации внешнеторговой работы в фирме.

 

 

 

Заключение

Цель переговоров заключается  в том, чтобы с помощью взаимного  обмена мнениями получить отвечающее интересам обеих сторон соглашение и достичь результатов, которые бы устроили всех его участников. Т.о. если поставленная цель достигнута, то можно сказать, что в процессе организации и проведении международных переговоров были учтены все необходимые требования, приняты во внимание различные детали и особенности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

Ленчевский И.Ю., Зубова Н.И., Организация и регулирование  международных коммерческих операций. Минск, 2002

Кабушкин. Н.И., Основы менеджмента. М., 1998