Правила и принципы подготовки и проведения международных переговоров

Содержание

Введение

1. Подготовка международных  переговоров.
2. Проведение международных переговоров.
3. Завершение международных переговоров.

Заключение

Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Переговоры — средства взаимосвязи между людьми, предназначены для достижения соглашения, когда обе стороны имеют совпадающие, либо противоположные интересы.

Переговоры предназначены  в основном для того, чтобы с  помощью взаимного обмена мнениями (в форме различных предложений  по решению поставленной на обсуждение проблемы) получить отвечающее интересам обеих сторон соглашение и достичь результатов, которые бы устроили всех его участников. Переговоры — это менеджмент в действии. Они состоят из выступлений и ответных выступлений, вопросов и ответов, возражений и доказательств. Переговоры могут протекать легко или напряженно, партнеры могут договориться между собой без труда или с большим трудом или вообще не прийти к согласию. Поэтому для каждых переговоров необходимо разрабатывать и применять специальную тактику и технику их ведения.

Международные переговоры — переговоры, требующие основательной подготовки, где учитываются особенности деятельности не только предприятий, но и традиций и культур стран, представляющих эти предприятия.

В процессе организации  и проведения международных переговоров необходимо руководствоваться общими принципами, обращая особое внимание на детали и различные особенности.

В организации коммерческих переговоров можно выделить три этапа:

1 этап         Подготовка переговоров

11 этап Проведение переговоров

II этап Завершение переговоров.

На начальной стадии набрасывают контур предстоящих  переговоров и оговаривают технические  условия их проведения. На предварительной  стадии определяют конкретных участников. На основной стадии заключают контракт между контрагентами.

 

Подготовка переговоров.

 Успех переговоров  всецело зависит от того, насколько хорошо Вы к ним подготовились.

Подготовка к переговорам  предполагает не только усвоение предмета переговоров, но и достаточное изучение проблемы, связанной с предметом контакта.

В современных условиях развития средств связи многие деловые  вопросы можно решить оперативно без личных встреч. Обычно такие  средства наиболее приемлемы, если партнеры знакомы и между ними уже установлены деловые отношения, которые помогают найти взаимопонимание

В решении принципиальных вопросов и согласовании условий контракта личные встречи играют исключительную роль.

Переговоры с представителями  фирм можно условно подразделить на две группы:

получение информации по предложению или запросу без подписания контракта;

согласование и подписание контракта.

В том и другом случае к переговорам необходимо тщательно  готовиться, имея в виду выяснение  отдельных проблем, возможные вопросы  и ответы контрагента.

Уровень лиц, участвующих  в переговорах, и их компетентность являются решающим фактором при обсуждении принципиальных вопросов. Поэтому до начала переговоров полезно выяснить организационную структуру фирмы, положение и компетентность прибывающих на переговоры представителей. Иными словами, необходимо иметь разработанную модель переговоров:

четко представлять себе предмет переговоров и обсуждаемую  проблему. Инициатива на переговорах будет у того, кто лучше знает и понимает проблему;

обязательно составить примерную программу, сценарий хода переговоров. В зависимости от трудности переговоров может быть несколько проектов; наметить моменты своей неуступчивости, а также проблемы, где можно уступить, если неожиданно возникает тупик в переговорах;

определить для себя верхний и нижний уровень компромиссов по вопросам, которые на Ваш взгляд, вызовут наиболее жаркую дискуссию.

Реализация данной модели возможна в том случае, если в процессе подготовки переговоров будут изучены следующие

вопросы: 

1) цель переговоров;

2) партнер по переговорам; 

З) предмет переговоров;

4) ситуация и условия  переговоров;

5) присутствующие на  переговорах;

5) организация переговоров.

 

Обычно до начала переговоров  изучают деловую переписку с  партнером; состояние фирм, которые  будут участвовать в переговорах; анализируют и рассчитывают мировые цены или утверждают базы договорных цен; составляют проекты протоколов, соглашений и контрактов; подготавливают программу пребывания партнеров в стране (деловую и культурную).

При планировании времени  переговоров следует предусмотреть  завтрак, если завершение переговоров планируется в середине дня, или обед, если переговоры завершатся после 18 ч.

Прием делегации требует  от хозяев подготовки программы, бронирования мест в гостинице, обеспечения средств  транспорта, подготовки помещения для  переговоров, разработки плана визитов, экскурсий. Объем подготовительных работ определяется уровнем делегации. Форма приема делегации зависит от цели ее приезда и ранга ее главы.

В общем виде программа приема делегаций должна учитывать следующие моменты:

• организация переговоров;
• подписание итогового документа;
• экскурсии на предприятия;
• официальные визиты;
• протокольные мероприятия (приемы); культурная программа;
• бронирование номеров в гостинице и подача транспорта.

Общие рекомендации по составлению программ пребывания делегаций следующие:

принимающая сторона  при разработке программы основное внимание уделяет проблеме, находящейся  в центре обсуждения, однако отводится  время и на развлекательно-оздоровительные  мероприятия;

делегации, прибывающие  с краткосрочным визитом (2—З дня), лучше принимать в течение рабочей недели, не занимая субботу и воскресенье;

глава принимающей делегации  непременно участвует во встрече  и проводах, а его ранг и должность  соответствуют рангу и должности главы принимаемой делегации; на встречу глава принимающей делегации обычно прибывает в сопровождении двух-трех сотрудников; одежда повседневная;

если глава принимаемой  делегации прибывает с супругой, глава принимающей делегации  тоже должен явиться с супругой; она принимает участие в некоторых протокольных мероприятиях (театральные представления, экскурсии, приемы); встречая делегацию в аэропорту, глава принимающей делегации обязан вручить цветы всем дамам, входящим в состав делегации или прибывшим вместе с членами делегации; при встрече делегации и проводах в аэропорту или на вокзале уместно преподносить цветы, завернутые в целлофан;

при организации встречи  в ресторане необходимо выбрать стол, находящийся вдали от оркестра, входных дверей и служебного помещения; не следует устраивать такие встречи в том ресторане, где обычно питаются члены делегации;

визиты торговых делегаций  связаны с решением конкретных задач  и носят рабочий характер; во время  их пребывания организуются товарищеские встречи как с гостями, так  и с хозяевами.

Коммерческие переговоры проводят руководители фирм или по их поручению руководящие работники, должностной уровень которых определяется руководством фирм. Он зависит от целей переговоров и уровня представителей иностранных партнеров.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Проведение  переговоров

Коммерческие переговоры проводят руководители фирм или по их поручению руководящие работники, должностной уровень которых  определяется руководством фирм. Он зависит  от целей переговоров и уровня представителей иностранных партнеров.

Следует стремиться к оптимизации состава российских участников, ограничивая его только теми работниками, без которых невозможно решение коммерческих, юридических, технических и других вопросов, являющихся предметом переговоров. В сложных переговорах, даже если участники делегации хорошо владеют иностранным языком, рекомендуется использовать переводчика. Эго дает участнику переговоров дополнительное время для анализа аргументов партнера и позволяет принять более обдуманное решение. Надо иметь в виду, что представители зарубежных фирм, ведущие переговоры на своем языке, могут владеть русским языком в достаточной степени, чтобы понимать содержание фраз, которыми обмениваются между собой российские участники.

Ведение стенограмм или  магнитофонной записи коммерческих переговоров не принято и может быть расценено партнерами как акт недоверия, поэтому одному из участников переговоров с той и другой стороны поручается делать письменные заметки о достигнутых договоренностях по ходу переговоров.

Абсолютно недопустимы  опоздания на деловые встречи, ибо это проявление неуважения к партнерам. Но и приходить намного раньше назначенного срока не стоит: не следует показывать слишком большую заинтересованность в результатах переговоров. Оптимальный вариант — прийти за 5 мин до официально назначенного времени.

При проведении переговоров  следует проявлять инициативу, целеустремленность, последовательность в решении промежуточных проблем, уметь идти на компромиссы. Целеустремленность в решении главной задачи должна стать тактическим принципом деловых переговоров. Ведущий переговоры работник не должен отвлекаться и отвлекать участников.

В практике менеджмента  при проведении деловых переговоров  используются следующие основные методы:

Вариационный метод

Метод интеграции

Метод уравновешивания

Компромиссный метод

Вариационный  метод. При подготовке к сложным переговорам (например, если уже заранее можно предвидеть негативную реакцию противной стороны) выясните следующие вопросы:

в чем заключается  идеальное (независимо от условий реализации) решение поставленной проблемы в комплексе?

от каких аспектов идеального решения (с учетом всей проблемы в комплексе, партнера и его предположительной реакции) можно отказаться?

в чем следует видеть оптимальное (высокая степень вероятности  реализации) решение проблемы при дифференцированном подходе к ожидаемым последствиям, трудностям, помехам?

какие аргументы необходимы для  того, чтобы должным образом отреагировать  на ожидаемое предположение партнера, обусловленное несовпадением интересов  и их односторонним осуществлением (сужение или соответственно расширение предложения при обеспечении взаимной выгоды, новые аспекты материального, финансового, юридического характера и т.д.)?

какое вынужденное решение можно  принять на переговорах на ограниченный срок?

какие экстремальные предложения партнера следует обязательно отклонить и с помощью каких аргументов?

Такие рассуждения выходят за рамки  чисто альтернативного рассмотрения предмета переговоров. Они требуют обзора всего предмета деятельности, творчества и реалистичных оценок.

Метод интеграции. Предназначен для того, чтобы убедить партнера в необходимости оценивать проблематику переговоров с учетом общественных взаимосвязей и вытекающих отсюда потребностей развития кооперации. Применение этого метода, конечно же, не гарантирует достижения соглашения в деталях; пользоваться им следует в тех случаях, когда, например, партнер игнорирует общественные взаимосвязи и подходит к осуществлению своих интересов с узковедомственных позиций.

Пытаясь добиться того, чтобы партнер осознал необходимость интеграции, не упускайте, однако, из виду его законные интересы. Поэтому избегайте нравоучительных призывов, оторванных от интересов партнера и не связанных с конкретным предметом обсуждения. Наоборот, изложите партнеру свою позицию и подчеркните, каких действий в рамках совместной ответственности за результаты переговоров Вы от него ожидаете.

Несмотря на несовпадение Ваших ведомственных интересов  с интересами партнера, особо отметьте необходимость и отправные точки решения обсуждаемой на переговорах проблемы.

Попытайтесь выявить  в сфере интересов общие для  всех аспекты и возможности получения взаимной выгоды и доведите все это до сознания партнера.

Не предавайтесь иллюзиям и не считайте, что можно прийти к согласию по каждому пункту переговоров; если бы так было на самом деле, то переговоры вообще были бы не нужны: можно было бы сразу переходить к заключению соглашений.

Метод уравновешивания. При использовании этого метода учитывай приведенные ниже рекомендации.

Какие доказательства и  аргументы (факты, результаты расчетов, статистические данные, цифры и т. д.) целесообразно использовать, чтобы побудить партнера принять Ваше предложение?