Порядок составление документов

При разработке структурной схемы сложных документов (уставов, правил, инструкций и т.п.) текст следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Например:

1. - первый раздел.

1.1. - первый раздел, первый подраздел.

1.2.1. - первый  раздел, второй подраздел, первый  пункт.

XI

1.2.2.2. - первый  раздел, второй подраздел, второй  пункт, второй подпункт.

Служебные документы, составленные на основании других документов, должны содержать в тексте ссылку на них (название этого документа, наименование организации, издавшей документ, дату документа, его индекс и заголовок) или иметь приписку «основание» с указанием названия документа, даты номера и заголовка к тексту. Например:

Основание: Приказ генерального директора ЗАО «Кварт»  от 12.12.2003. № 43

Слово «Основание»  печатают от левого поля, а относящийся  к нему текст через один межстрочный интервал.

При выборе слов и терминов для текста служебного документа следует руководствоваться следующими правилами:

1. Слово в  тексте документа должно употребляться  в том значении, в котором оно  употребляется в общелитературном  языке.

2. Слова не  должны иметь неопределенное, двоякое  толкование или быть многозначными.

3. В тексте  документов не употребляются  архаизмы и канцеляризмы. Следует избегать употребления неологизмов, терминов, профессионализмов, иностранных слов. При необходимости их употребления следует в скобках дать их объяснение.

4. В тексте служебных документов встречаются довольно большое

число сокращений, как лексических, так и графических. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому необходимо употреблять

XII

 

общепринятые  сокращения или дать в скобках  их расшифровку.

При построении словосочетаний следует иметь в виду, что слова в деловой речи часто употребляются только с ограниченной группой слов, поэтому важно в тексте делового документа правильно подбирать слова. Приведем несколько примеров сочетаний слов в деловой речи:

ДОГОВОР- аннулировать, заключить, нарушать, подписывать, продлевать, разрывать, расторгать, ратифицировать, соблюдать.

ПЛАН - выполнять, корректировать, намечать, осуществлять, перевыполнять, принимать, разрабатывать, составлять, срывать.

ПРИКАЗ - вносить изменения в, выполнять, давать, доводить до сведения, издавать, исполнять, нарушать, объявлять, отдавать, отменять, получать, разъяснять, требовать исполнения, уточнять.

При построении словосочетаний и выборе устойчивых оборотов необходимо учитывать особенности фразеологии, сложившейся в деловой речи, для которой характерно широкое употребление отглагольных существительных («внедрение», «развитие»), глагольно-именных сочетаний («оказать поддержку»), отыменных предлогов («на основании», «в соответствии», «в целях»), сложных союзов («в связи с тем, что»).

При построении предложений следует учитывать  характерные черты синтаксиса управленческой документации. Наиболее распространенными являются односоставные предложения со сказуемым в качестве главного члена предложения, с которого, как правило, предложение начинается. Например.

 

XIII

«Просим оказать  помощь...». В двусоставном предложении  преобладает прямой порядок слов, т.е. подлежащее предшествует сказуемому («Комиссия считает возможным...»). Для текстов документов характерно также преобладание пассивных конструкций над активными. Например: «УМО разработаны программы...», а не «УМО разработало программы...». Форма изложения текстов в служебных документам может быть разнообразной.

Управленческие  ситуации часто повторяются, поэтому тексты для некоторых видов организационно-распорядительной документации унифицированы. Трафаретные, типовые тексты - это информационно емкие, ясные и убедительные тексты, которые получают широкое распространение в современном делопроизводстве.

Трафаретные тексты - это тексты, содержащие постоянную информацию, и пробелы, необходимые для заполнения их конкретной информацией. Как правило, их печатают типографским путем (например, справки, доверенности). Применение трафаретных текстов значительно сокращает время на подготовку документов.

Составив текст  документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления служебных документов определяет ГОСТ Р6.30-2003 Требования к  оформлению документов, в котором излагаются правила оформления каждого реквизита документа. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки: оригинальность, подлинность, формат бумаги, способ изготовления документа и т.д.

 

XIV

Многие документы  имеет строгое ограниченное число  реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает его недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома и т.п.

Так как документы  складываются из одних и тех же составных частей (реквизитов), изучив порядок составления и оформления этих реквизитов можно грамотно оформить любой документ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

XV

Библиографический список

1. Постановление  Правительства Российской Федерации  от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об  упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

2. Государственная  система документационного обеспечения  управления. Основные положения.  Общие требования к документам  и службам документационного  обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991.

3. ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

4. Унификация  текстов управленческих документов: Методические рекомендации. - М.: ВНИИДАД, 1998. - 243с.

5. Андреева В.  И. Делопроизводство. - 6-е изд., перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2000. - 187 с.

6. Кузнецова  Т. В. Делопроизводство (Документационное  обеспечение управления): Учебное пособие. - 2-е изд. испр. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2002. - 328 с.

 

 

 

 

 

XVI