Порядок составление документов

 

Министерство  образования и науки РФ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«БАШКИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

Институт  управления и  безопасности предпринимательства

Кафедра     

(наименование)

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

вариант №____

по дисциплине  Основы делопроизводства

 

на тему:    Порядок составление документов.

Выполнил(а) студент(ка)

Заочной формы обучения

направления (специальности)

___________ «Государственное и муниципальное управление»

  (код)                                       (наименование)

1 курса ГМУ(сз) -11-12  группы        _____________ /

                        (индекс)                         (подпись)                (Ф.И.О.)

Преподаватель-рецензент

Ассистент кафедры_____________  _____________ /

 (должность)            (наименование)   (подпись)              (Ф.И.О.)

Уфа

2013

Оглавление

1. Разновидности бланков       …………….…………..     3
2. Формат бланков………………………….……………   4
3. ГОСТ  реквизиты документов.………………………   5
4. Текст документа…………………………………………9
5. Библиографический список…………………………….16

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Документирование  управленческой деятельности заключается  в фиксации на бумаге и других носителях  по установленным правилам управленческих действий, т.е. создание управленческих документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное  и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источника информации.

Для того чтобы  документ отвечал своему назначению и имел юридическую силу, он должен быть оформлен в соответствии с формуляром, установленным для данной разновидности  документа.

Формуляр имеет  обязательный набор составных элементов документа (реквизитов), расположенных в определенной последовательности.

1. Разновидности бланков.

Как правило, документы  оформляются на бланках. ГОСТ Р 6.30-2003 установил три вида служебных  бланков для организационно-распорядительных документов: общий бланк; бланк служебного письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк  можно использовать при оформлении различных видов документов (кроме  письма).

Некоторые организации  имеют бланки для документов структурного подразделения, должностных лиц. Такие бланки, проектируют в том случае, если руководитель структурного подразделения или должностное лицо имеет право подписи.

III

Гербовые бланки (бланки документов с воспроизведенным на них 

Государственным гербом Российской Федерации или гербом субъекта

Российской  Федерации) выпускают полиграфические  предприятия, имеющие специальное  разрешение на их изготовление. Остальные  бланки изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или средств вычислительной техники непосредственно при оформлении документа.

2.Формат бланков.

Устанавливают два основных формата бланков  документов - А4 и А5 и два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный. Предпочтение отдают первому способу, т.к. угловой бланк позволяет экономно использовать площадь печатного листа.

Продольное  расположение реквизитов применяется  в случае, когда наименование организации  и вышестоящего органа содержит большое количество печатных знаков.

Документы, составляемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланков.

Государственный стандарт Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления органов государственной власти, предприятий, организации, их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

IV

3. ГОСТ реквизиты документов.

ГОСТ  предусматривает следующий состав реквизитов документов:

01 - Государственный  герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта  Российской Федерации;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы  документа;

08 - наименование  организации;

09 - справочные  данные об организации;

10 - наименование  вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный  номер документа;

13 - ссылка на  регистрационный номер и дату  документа;

14 - место составления  или издания документа;

15 - адресат;

V

16 - гриф утверждения  документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок  к тексту;

19 - отметка о  контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о  наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования  документа;

24 - визы согласования  документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о  заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело;

29 - отметка о  поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор  электронной копии документа.

Бланки документов должны иметь поля не менее: левое, нижнее и верхнее - 20 мм, правое - 10 мм.

При расположении реквизитов документа используют восемь контрольных положений. Счет при этом ведется от границы левого поля листа.

VI

0-е  положение (граница левого поля)

- наименование  организации;

- справочные  данные об организации;

- наименование  вида документа;

- место составления  или издания документа;

- дата документа;

- ссылка на  регистрационный номер и дату  документа;

- заголовок  к тексту;

- текст (кроме  начала абзацев);

- отметка о  наличии приложения;

- наименование  должности в реквизите «подпись»;

- гриф согласования (кроме расшифровки подписи);

- отметка о  заверении копии (кроме расшифровки  подписи);

- отметка об  исполнителе.

1-е  положение (5 ударов от границы  левого поля)

- начало абзацев  в тексте (в том числе и нумерованных).

2-е  положение (16 ударов от границы  левого поля)

- регистрационный  номер документа;

- расшифровка  подписи во втором грифе согласования.

VII

3-е  положение (24 удара от границы  левого поля)

- используют  при составлении таблиц.

4-е  положение (32 удара от границы левого поля)

- адресат (каждый  элемент реквизита печатают на  отдельной строке).

5-е  положение (40 ударов от границы  левого поля)

- гриф утверждения  (кроме расшифровки подписи);

- гриф ограничения  доступа к документу;

- второй гриф  согласования (кроме расшифровки подписи).

6-е  положение (48 ударов от границы  левого поля)

- расшифровка  подписи в реквизите «подпись»;

- расшифровка  подписи в грифе утверждения;

- расшифровка,  подписи во втором грифе согласования.

7-е  положение (56 ударов от границы  левого поля)

- нумерационный  заголовок в таблице;

- слово «копия»  при снятии копий с документов;

- код организации;

- код формы  документа.

При подготовке документов необходимо учитывать требования,

VIII

предъявляемые стандартом к составу и оформлению каждого реквизита документа.

4.Текст документа.

Содержание  управленческих действий в документах передается через текст, который является основной частью документа. Текст документа может

быть посвящен одному вопросу (в простых документах) или нескольким (в 

сложных документах). Информация, изложенная в тексте, должна быть достоверной и аргументированной. Ее излагают в краткой, убедительной и корректной форме.

Текст документов различных организаций составляется на русском или национальном языке  в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Все документы, направляемые в Федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации, обязательно пишут на русском языке.

Тексты служебных  документов могут оформляться в  виде анкеты (например, унифицированные формы приказов), в виде таблицы (номенклатура дел), в виде связного текста (уставы, инструкции), в виде соединения этих структур (различные виды актов, другие документы).

Анкета - унифицированный текст, в котором представлена характеристика одного объекта по определенным признакам. Анкетные тексты можно применять в различных видах документов.

IX

В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и

переменной  информации. В анкете постоянной информацией являются обобщенные наименования признаков, а переменной - их конкретные характеристики. Наименования признаков выражаются существительными в именительном падеже. Наименование признаков характеризуемого объекта можно выражать и глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени.

Таблица - унифицированный текст, содержащий словесную или цифровую информацию, которая характеризует несколько объектов по ряду признаков.

Табличный способ организации текста используется в тех случаях, когда требуется получить или отразить информацию по однотипным вопросам. Таблицы могут иметь нумерационный и текстовой заголовок. Нумерационный заголовок пишут в правом верхнем углу над таблицей (от 7-го положения). Текстовой заголовок, отражающий содержание таблицы, который, центруется относительно самой таблицы.

Текст таблицы  делится на графы по горизонтали  и на строки по вертикали. Заголовки  и подзаголовки строк и граф таблицы  формулируются в краткой форме  и выражаются отдельным словом в именительном падеже или словосочетанием с опорным словом в именительном падеже и единственном числе. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу  печатают на нескольких страницах, то графы таблицы нумеруются, а на втором и последующих листах печатают только номера этих граф.

Табличные формы  документов применяются в бухгалтерских, плановых, финансовых документах. Их используют и при оформлении организационно-

X

распорядительной  документации. Часто таблицы используются в соединении со связным текстом. Например, в акте - в заключительной части текста, в приказах - в распорядительной части.

Связный текст - это последовательная, грамматически и логически согласованная, хорошо изложенная информация. Каждую законченную мысль текста выделяют в отдельный абзац. Абзацы (в том числе и нумерованные) печатают с красной строки (1-е положение).

Тон связного текста служебных документов должен быть нейтральным. Таким образом, оформляют тексты приказов, служебных писем, инструкций и других организационно-распорядительных документов. Структура текста может быть самой разнообразной. Документ может состоять из одной или более частей. Наиболее часто встречается текст, состоящий из двух частей, когда в первой части излагаются факты и события, послужившие причиной для составления документа, а во второй части излагаются выводы, просьбы, предложения, решения и т.п. Но тексты документов могут содержать и одну часть: приказы - распорядительную без констатирующей части, письма - просьбу без пояснения, докладные записки - констатацию фактов без выводов и предложений.