Поняття “документ”: історія розвитку його значень

Лекція 4 – 5. Поняття “документ”: історія розвитку його значень (4 год.).

 

План

 

1. Поняття про документ.

2. Генеза терміна “документ” і розвиток його значень.

 

Поняття “документ” є центральним, фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реальних предметів, які слугують об`єктами практичної діяльності у створенні, зібранні, аналітико-синтетичній обробці, зберіганні, пошуках, поширенні та використанні документної інформації в суспільстві.

Це поняття широко використовується в усіх галузях суспільної діяльності. Майже у кожній галузі знання маємо одну чи кілька версій його розуміння згідно зі специфікою тих об`єктів, яким надається статус документів. Документ є об`єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття “документ” багатозначний і залежить від того в якій галузі та з якою метою його використовують.

Його  тлумачать по-різному у таких наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотекознавство, бібліографо-, архіво-, та музеєзнавство, а також у відповідних спеціальних галузях діяльності – бібліотечній, музейній, архівній справі та бібліографії. Звідси його багатозначність (полісемічність), яка ускладнює спілкування і взаєморозуміння між спеціалістами документно-комунікаційної сфери. Визначення загального значення поняття “документ” є завданням теоретичного документознавства, що має назву документології.

На міжнародному рівні найбільш узагальнюючим є визначення документа як записаної інформації, що може бути використана як одиниця у документаційному процесі. Таке визначення розроблене й затверджене Міжнародною організацією по стандартизації (ІСО) за участі Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, Міжнародної федерації документації, Міжнародної ради з архівів, Міжнародної організації з інтелектуальної власності. Відповідно до стандарту ІСО, інформація може бути записана у будь-який спосіб фіксування будь-яких відомостей, тобто за допомогою не тільки знаків письма, а й зображення, звуку тощо. Таке визначення дозволяє відносити до документів всі матеріальні об`єкти, які можна використати для передачі інформації у суспільстві (включаючи експонати музеїв, архітектурні пам`ятники, зразки порід тощо).

В Україні  офіційно прийняті три визначення документа, зафіксовані низкою державних стандартів (ДСТУ):

1. ДСТУ 2392-94. Документ I. Записана інформація, яка може розглядатися як одиниця у процесі здійснення інформаційної діяльності.

2. ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною засобом для її передачі у часі та просторі.

3. ДСТУ 2732-94. Документ III. Матеріальний об’єкт, який містить у закріпленому вигляді інформацію, оформлений встановленим порядком, і який має згідно з діючим законодавством правове значення.

Співвідношення  між різними значеннями документа  будується за принципом ієрархії – залежності одного поняття від  іншого, де кожне, більш широке, поглинає, включає в себе менш широке. Необхідність поетапного звуження обсягу поняття “документ” зумовлена практичною метою визначення предмета діяльності тієї чи іншої галузі. Визначення Документа І обов’язкове для використання у всіх видах нормативної документації: у довідковій, навчально-методичній та іншій літературі, що стосується сфери інформації та документації. Значення Документа ІІ використовується у сфері книжкового видавництва і поширення книг. Сфера використання визначення Документа ІІІ – діловодство та архівна справа.

Для документознавства  у даному випадку найбільш прийнятним є визначення Документа ІІ: він  є двосторонньою одиницею – поєднанням матеріального об’єкта з інформацією, закріпленою створеним людиною  способом. Без однієї з цих сторін не існує документа.

Це визначення допомагає обмежити коло основних документів – об’єктів документно-комунікаційної діяльності, сконцентрувати увагу на понятті, яким оперують документознавство, бібліографознавство, книгознавство та інші суміжні з ними галузі знань. У бібліотечній, бібліографічній, книжковій, інформаційній діяльності працюють зі спеціально виготовленими об’єктами, тобто документами, призначеними для одночасного виконання двох функцій, що є основними для документа, − зберігання і передача інформації у просторі і часі. Існує безліч предметів, на яких зафіксована інформація, наприклад, предмети побуту, вивіски, рекламні щити, будівлі і т.п. Вони теж зберігають і передають інформацію у часі, а деякі – і у просторі, проте для них ці функції є другорядними. Значення Документа ІІ вилучає з обліку документів предмети, які не можуть бути включені у визначений документний фонд і не призначені для поширення у суспільстві.

Перераховані  у визначенні документа ознаки передбачають: 1) наявність інформації, смислового змісту; 2) стабільну речову (матеріальну) форму, що забезпечує довготривале використання і зберігання документа; 3) функціональне призначення для передачі інформації у просторі і часі, тобто для використання у соціальних комунікаційних каналах.

Головною  складовою  документа є інформація, тобто різноманітні дані, свідчення, повідомлення, знання, призначені для передачі у процесі комунікації. Інформація, що міститься у документі, має певну специфіку, що полягає у наступному:

1. Документ є носієм соціальної інформації, створеної людиною для використання у суспільстві.

2. Документ передбачає наявність семантичної (смислової) інформації, яка є результатом інтелектуальної діяльності людини. Наявність змісту – одна з головних відмінних ознак документа. Інформація без смислу документом бути не може.

3. Інформація передається дискретно, тобто у вигляді повідомлень. Повідомлення, зафіксоване на будь-якому матеріальному носії (папірусі, папері, пластмасі, фотоплівці), стає документом. Для документа характерна завершеність повідомлення. Незавершене, фрагментарне повідомлення не може бути повноцінним документом. Винятком є незакінчені літературні твори, ескізи, чернетки, що характеризують творчий процес їх творця (письменника, вченого, художника).

4. Як будь-який об’єкт, що має знакову природу, повідомлення є закодованим текстом. Значення або зміст закодованого тексту можна зрозуміти, лише знаючи знакову систему кодування і декодування інформації.

Фіксоване повідомлення має знакову форму  тому, що тільки в такому вигляді можна передати у повідомленні знання, емоції, вольовий вплив автора (комуніканта), надаючи читачу (реципієнту) можливість декодувати та оволодівати відповідними знаннями. Знаковість – обов’язкова ознака будь-якого документного повідомлення.

Документ – це інформація, що зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною, − письмо, графіки, фотографія, звукозапис і т.п.

Документ має субстанціональність (він є річчю). Для документа важлива стабільна речова форма. Запис “вилами по воді” документом вважати не можна.

Інформація може бути недокументною – не закріпленою – і документною – закріпленою на речовому носії  (папір, магнітна стрічка, дискета, лазерний диск, пергамент, папірус, глиняна табличка і т. ін.), спеціально створеному для її зберігання та передачі у просторі й часі.

Матеріальний  об’єкт, спеціально створений для запису, зберігання і передачі, прийнято називати матеріальним носієм або носієм інформації. Існування документа поза матеріального носія неможливе.

Функція матеріальних об’єктів обумовила їх особливу, специфічну матеріальну конструкцію (форму), представлену переважно у вигляді книг, брошур, журналів, газет, листівок, буклетів, магнітних дискет, оптичних дисків і т.п. Були також історичні форми документів у вигляді глиняних табличок, папірусів, пергаментних свитків. Така конструкція дає можливість документам бути зручними для переміщення, зберігання і використання (читання, перегляд, прослуховування) у соціальних документних комунікаціях. Але спеціальна форма об’єкта також не може служити одиничним критерієм для того, щоб вважати його документом (чистий лист паперу, дискета чи фотоплівка), така ідентифікація можлива лише за наявності зафіксованого на ньому повідомленні, тексту.

Документ  спеціально створюється з метою зберігання й передачі соціальної інформації у просторі й часі. Саме тому його розглядають як джерело інформації та засіб соціальної комунікації.

Існує також інтерпретація поняття “документ” якої дотримуються ІСО і яка відображена у ДСТУ 3017-95: це забезпечення взаєморозуміння між основними соціальними інститутами по зберіганню і організації користування документами – бібліотеками, архівами, музеями, інформаційними центрами.

Поняття “документ“ виступає як родове для видових: опублікований, неопублікований, ізодокумент, кіно-, фоно-, фотодокумент. З цієї точки зору різновидом документа є: рукопис, книга, журнал, газета, буклет, листівка, карта, ноти, фільм, грамплатівка, мікрофільм, магнітна стрічка, магнітний та оптичний диск і т.п.

Наявність узагальнюючого поняття “документ” не виключає можливості існування вузькоспеціальних трактувань, які можна застосувати до різних галузей суспільної діяльності і науковим дисциплінам: історичному джерелознавству, діловодству, дипломатії, юридичній науці. Деякі спеціалісти не вважають документами художні твори, пам’ятки писемності минулих років. Інші визнають такими лише об’єкти, які мають правове значення і т.п.

 

2. Історія виникнення та еволюції тлумачення поняття “документ” вивчена недостатньо. Серед спеціалістів, котрі досліджували це питання, варто назвати Х. Арнтца, Г. Воробйова, М. Комарова, С. Кулешова, Ю. Столярова, А. Суски, Г. Швецову-Водку та ін.

Слово “документ” (лат documentum – зразок, доказ, свідчення) походить від дієслова “docere” – вчити, навчати.

Коріння цього слова бере початок від  індоєвропейської прамови, де воно позначало жест витягнутих рук, пов'язаний із прийняттям, передачею або отриманням будь-чого.

За іншою  версією слово “dek” походить від числа “десять” і пов’язане з тим, що на розкритих долонях витягнутих рук нараховується десять пальців.

Поступово корінь “dek” було замінено на “dоk” у слові “doceo” – вчу, навчаю, від якого були утворені слова “doctor” – учений, “doctrina” – вчення, “documentum”− той, що навчає, подає повчальний приклад. У цьому значенні слово документ використовувалось Цезарем і Цицероном. Пізніше воно набуло юридичного звучання і почало означати “письмовий доказ”, “доказ, вилучений з книги, підтверджуючих записів, офіційних актів”. У значенні письмового свідчення слово “документ” вживалося від середньовіччя до ХІХ століття. З латини його запозичили усі європейські мови.

У російську  мову слово “документ” прийшло у часи Петра І, як запозичене з польської та німецької мов, − у значенні письмового свідчення. На початку ХХ століття воно мало два значення: 1)будь-який папір, складений у законному порядку і здатний слугувати доказом прав на щось (майнових, на вільне проживання) або на виконання якихось зобов’язань (умови, договори, боргові зобов’язання); 2) взагалі будь-яке письмове свідчення.

Збільшення  кількості юридичних документів призвів до виникнення у другій половині ХVІІ століття у Франції особливої науки під назвою “дипломатика”. Назва науки походить від грецького слова “diploma” – лист, документ (складений удвоє). Дипломатика почала вивчати усі публічні (суспільні) документи, на відміну від документів особистісного походження. Її засновником вважається Жан Мобільйон, який видавав у Парижі 1681 року “Книгу про мистецтво дипломатики”.

Базове  поняття “документ” тлумачилося дипломатикою як будь-яке письмове свідчення, яке слугує виникненню, доказу і виконанню прав або володінню певними правами. Документ виконував одну з трьох функцій: 1) затвердження нового правового положення (акт дарування, продажу і т.п.); 2) засіб доказу перед судом (письмові свідчення сторін); 3) перенесення повноважень з однієї особи на іншу (вексель, купон акцій тощо).

У другій половині ХІХ століття у довідкових виданнях деяких країн світу з’являються похідні від слова “документ” терміни: документація – у значенні підготовки і використання підтверджених документами доказів і повноважень; документний – той, що стосується документа. У “Тлумачному словнику” В. Даля подається тлумачення документа як будь-якого важливого паперу, а також диплома, свідоцтва. Похідний термін “документний” укладач тлумачив як “такий, що стосується документа”.

Таким чином, наприкінці ХІХ століття тенденція  до звуження меж поняття “документ”: спочатку воно розглядалося як будь-який предмет, що потрібен для повчання і доказу, потім – як письмове свідчення, що підтверджує певні правові відносини. Поняття використовувалось переважно в юридичному значенні.

На початку  ХХ століття історія становлення  поняття “документ” пов’язана з ім’ям бельгійського ученого Поля Отле.

Концепція П. Отле розглядає документ як носій соціальної інформації. Проте у довідкових виданнях того часу продовжує існувати вузьке тлумачення значення цього слова: крім юридичного, вводиться поняття “історичний документ” (фіксоване свідчення про будь-яку епоху, особу і т.д.) і “рахунковий документ” (слугує основою для господарчих дій – прийому та видачі цінностей). Узагальнене визначення не подавалося.

Починаючи з 1950-х років в офіційній термінології слово “документ” трактується у вузькому, широкому і більш широкому значеннях.

Вузьке  значення обмежувалося діловим папером, письмовим посвідченням, історичним джерелом.

У широкому значенні поняття про документ було поширене у 1960 – 1970-ті роки. У загальному вигляді воно було зафіксоване в “Большой советской энциклопедии”, “Українській радянській енциклопедії”, в енциклопедичних словниках. Наприклад, у БСЭ документ визначається як матеріальний об’єкт, що містить інформацію для її поширення у просторі і часі (в тому числі і тривимірні твори мистецтва – архітектуру та скульптуру).