Понятие о документах

Номенклатура дел составляет по установленной форме и включает в себя реквизиты:

- наименование предприятия;

- наименование вида документа;

- дату;

- индекс;

- место составления;

- гриф утверждения;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- гриф согласования.

Типовая форма номенклатуры дел и принципы формирования заголовков дел, а также порядок согласования и утверждения данного документа разработаны Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Для облегчения работы по составлению номенклатуры дел разрабатываются  типовые и примерные номенклатуры. Они устанавливают унифицированный состав заводимых дел и единую систему их индексации в отрасли, поэтому обязательны для подведомственных организаций. Примерные номенклатуры дел разрабатываются на основе типовых с добавлением дел, специфичных для данной отрасли.

Заключение

Проблема документационного  обеспечения управления в настоящее  время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:

• существует явное отставание темпов научно-технического прогресса  от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.

• Способы и методы обработки документов, имеющиеся  ныне в распоряжении сотрудников  многочисленных предприятий, ежедневно  пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.

Организация работы с документами  влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех  управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ – устав, протокол, приказ, справка и др., – имеет свои особенности и правила работы с ними.

Документы надо не только правильно  составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.

Список литературы

1. Кудрявцев В.А. и  др. "Организация работы с документами: учебник – М.: ИНФРА-М, 1998.

2. Андреева В.И. Образцы документов  в делопроизводстве/ – М.: ЗАО  "Бизнес-школа" Интел-Синтез", 1997.

3. Глухов В.В. Менеджмент: Учебник  для вузов. 3-е изд. – СПб.: Питер, 2007. – 608с.: ил.

4. Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа. – Саратов, 2005.

5. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М.  Курс делопроизводства: Документационное  обеспечение управления: Учебное  пособие.-2-е изд.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск:  НГАЭ и У., 1997.

6. Кузнецова Т.В. Справочник по  делопроизводству.- М.: "ПРИОР", 1997.

7. Номенклатура дел ООО "ФОРЕСТАЙЛ" 10.10.2003 №1.

8. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения