Понятие о документах

9. Название вида документа.

10. Дата.

11. Индекс.

12. Ссылка на индекс  и дату входящего документа.

13. Место составления  или издания.

14. Гриф ограничения  доступа к документу.

15. Адресат.

16. Гриф утверждения.

17. Резолюция.

18. Заголовок к тексту.

19. Отметка о контроле.

20. Текст.

21. Отметка о наличии  приложения.

22. Подпись.

23. Гриф согласования.

24. Визы.

25. Печать.

26. Отметка о заверении  копии.

27. Фамилия исполнителя  и номер его телефона.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

29. Отметка о поступлении.

Реквизиты:

Код организации и  Код формы документа располагаются  в правом верхнем в две строки. Сначала код организации, а потом  код управленческой документации.

Наименование министерства и Наименование предприятия указывается в полном соответствии с правовыми актами.

Наименование структурного подразделения – применяется  только внутри предприятия.

Адресные данные предприятия  – используются только при переписке.

Название вида документа – приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается во всех служебных документах, кроме писем.

Дата – оформляются  цифровым способом, арабскими цифрами, в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

Индекс – регистрационный  номер, присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации.

Ссылка на индекс и  дату входящего документа – проставляется  только на ответных исходящих письмах, ниже даты и индекса письма.

Место составления или  издания – указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес.

Гриф ограничения доступа  к документу – указывается, если документ содержит сведения ограниченного  распространения. Используются грифы: "Для служебного пользования", "Секретно" и т.п.

Адресат – располагается  в правом верхнем углу документа.

Гриф утверждения –  должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица утверждающего  документ, личной подписи, ее расшифровки  и даты.

Резолюция – включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается и проставляется в правом верхнем углу, между реквизитами Адресат и Текст.

Заголовок к тексту –  содержит краткое содержание документа.

Отметка о контроле –  только тех документов, которые взяты на контроль.

Текст – содержательная часть документа представленная связным текстом. Требования к текстам  служебных документов:

- краткость и точность  изложения информации, исключение  двоякого толкования;

- объективность и достоверность информации;

- составление, по возможности,  простых, т.е. содержащих один  вопрос, документов для облегчения  и ускорения работы с ними;

- структурирование текста  документа, деление его на такие  смысловые части, как: введение, доказательство, заключение.

- широкое использование  трафаретных и типовых текстов  при описании повторяющихся управленческих  ситуаций.

Отметка о наличии  приложения – указывается количество листов и количество экземпляров  при наличии в документе приложения.

Подпись – входит наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. При подписи документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Гриф согласования –  состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласован документ.

Виза – используют для внутреннего согласования документов.

Печать – ставится на наиболее важных документах, подтверждая  их подлинность.

Отметка о заверении  копии – проставляется ниже реквизита подпись и включает заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверяющего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

Фамилия исполнителя  и номер его телефона – располагают  на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа.

Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело –  для последующего хранения и использования  в справочных целях.

Отметка о поступлении  – проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки.

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидностью. Отдельные  реквизиты являются обязательными  для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа.

Основные правила при  оформлении документов:

- текст документа печатается  через 1,5 межстрочных интервала;

- первую строку каждого  абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы  левого поля;

- реквизиты (кроме  текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал;

- реквизиты документа  отделяют друг от друга 2-3 межстрочными  интервалами;

- расшифровку подписи  в реквизите "Подпись" печатают  на уровне последней строки  наименования должности без пробела  между инициалами и фамилией;

- если заголовок к  тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до  границы правого поля;

- точку в конце заголовка  не ставят;

- в документах, оформленных  на двух и более листах, нумеруются  второй и последующие листы;

- номера страниц проставляются  посередине верхнего поля листа  арабскими цифрами без слова  "страница" на расстоянии не  менее 10 мм от верхнего края  листа.

1.6 Служба документационного  обеспечении управления

Службой документационного  обеспечения управления является организационное  обособленное структурное подразделение  учреждения, выполняющее работу с  документами. Своевременная обработка  и передача на разные уровни управленческой информации, которая необходима для осуществления функций являются главными задачами данной службы.

Основные операции, проводимые СДОУ:

1. Учётно-справочная работа  и регистрация документов.

2. Оформление и выпуск  распорядительной документации учреждений.

3. Проверка соблюдения  стандартов на документы.

4. Изготовление, размножение,  копирование служебных документов.

5. Доставка документов  исполнителям и их экспедиционная  обработка.

6. Контроль за исполнением  документов.

7. Использование, формирование, оформление, хранение дел.

К организации труда  работников СДОУ предъявляют общие  требования. Это централизует работу СДОУ под единым руководством. Централизация  разрешает обеспечить оперативное  выполнение документационных работ, образовывает чёткие взаимодействия между структурным подразделением, которое входит в СДОУ, повышает качество обработки документов.

Для этого необходимо чёткое организационное построение СДОУ, предпочтение более рациональной формы работы с документами: все  учреждения делятся на 4 категории в зависимости от объёма документооборота (количество документов, обрабатываемых учреждением за год) в учреждении первой, второй и третьей категорий. Обработку документов должна осуществлять канцелярия, а в учреждениях 4 категории – секретариат.

Для целесообразной организации  рабочих мест и предоставления благоприятных  условий труда могут быть использованы методические рекомендации по научной  организации труда инженерно  технических работников и служащих.

Производительность и качество труда, работоспособность человека, его здоровье зависят от организации рабочего места, обеспечения благоприятных условий труда.

Выделяют следующие  функции служб документационного  обеспечения управления:

1. Контроль за своевременным  применением документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя; информирование руководства о процессе исполнения документа и поручения.

2. Предварительный разбор  и подготовка к документационному  руководству поступающей корреспонденции по наиболее значимым вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, бездокументационное обслуживание работы руководства являются функциями секретаря-руководителя и его заместителей.

3. Зачисление поступающей  корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, разделение по структурным подразделениям учреждения; ведение количественный учёт документов; доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам, отправка исходящей корреспонденции.

4. Хранение, учёт, приём, использование дел, подлежащих сдаче в архив; подготовка дел к передаче в архив; контроль за правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях все это является функциями архива.

5. Приём и учёт предприятий,  заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей.

2. Документационное обеспечение  управления в ООО "ФОРЕСТАЙЛ"

В качестве примера рассмотрено  ООО "ФОРЕСТАЙЛ" – небольшая строительная компания, специализирующаяся на проведении ремонта и отделочных работ в квартирах домов-новостроек. По окончании строительных работ, владелец квартиры (заказчик) получает Паспорт квартиры – документ, содержащий информацию о его собственности (особенностям эксплуатации конструкций и материалов, правовую информацию и т.д.). Для разработки паспортов в фирме создан специальный отдел. В работе рассмотрены основные виды деятельности фирмы, как осуществляется процесс управления и функционирования фирмы с помощью различной документации. Также раскрыты теоретические аспекты, посвященные номенклатуре дел: ее назначению, оформлению, структуре. Описаны состав документов, которые подшиты в дела разделов номенклатуры дел: их назначение, структуру, особенности составления, подписания и оформления.

Общество с ограниченной ответственностью "ФОРЕСТАЙЛ" занимается проектированием, строительством и  ремонтом.

В структуру организации  входит 5 отделов

1) административный отдел;

2) производственный отдел;

3) отдел паспортизации;

4) бухгалтерия;

5) отдел кадров.

Функции отделов:

1) анализ рынка; управление  структурой в целом и развитие  деятельности;

2) заключение договоров  на проведение строительных работ;  разработка проекта и календарного  плана; согласование проекта; проведение работ, контроль качества и приемка;

3) разработка паспортной  документации; согласование;

4) проведение финансовых  операций организации; систематизация  финансовой документации;

5) проведение кадровой  политики организации; социальная  защита сотрудников.

Основные виды документов, с помощью которых выполняются  данные функции:

1) административный отдел

- Приказ;

- Отчет;

- Протоколы;

- Устав;

- Инструкции;

- Штатное расписание;

2) производственный отдел

- Договор на проведение  работ;

- Акт о приемке работ;

3) отдел паспортизации

- Договор на проведение  работ;

- Акт о приемке работ;

4) бухгалтерия

- Счета;

- Банковские документы;

5) отдел кадров

- Личные дела;

- Трудовые книжки;

- Трудовые договоры;

- Приказы о приеме  на работу.

Виды и состав номенклатуры дел

Номенклатура дел –  это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке.

Номенклатура дел обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации. Ответственность за разработку номенклатуры дел в организациях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом – на секретаря.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Группировка документов в дела осуществляется по следующим  признакам:

- номинальному (по виду  – приказы, акты и т.д.);

- предметно-вопросному (по  вопросу – "Судебное дело");

- авторскому (по автору, комиссии, учреждению и т.п.);

- корреспондентскому (по  корреспонденту);

- географическому (по  географическому признаку);

- хронологическому (по  временным параметрам);

- экспертному (с учетом  сроков хранения).

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течение календарного года на предприятии. Если появляются документы, дело для которых не предусмотрено номенклатурой, на них заводится самостоятельное дело, название которого дописывается в номенклатуру под резервным номером.