Понятие классификации документов, виды классификации документов

ИСПОЛНИТЕЛЬ	ДАТА	ИСХОД №
КОМУ	№ ДЕЛА
КЕМ ПОДПИСАН
ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИ
РАССЫЛКА	КОЛ-ВО ЛИСТОВ
ФОНД №	ОПИСЬ №	ДЕЛО №

оборотная сторона

 

Рисунок 3. Примерный вид формы регистрационно-контрольной карточки

    

     На верхнем поле регистрационно-контрольной карточки кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции.                                                             На нижнем поле есть графа для проставления фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

     Классификация документов - одна из наиболее давних и до сих пор окончательно нерешенных проблем.

     До сих пор разработка общей классификации документов представляет собой одно из ведущих, но недостаточно разработанных теоретических направлений документоведения.

     Выяснилось, что классификация документов является методом познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам.

     Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах.

     Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно - коммуникационной деятельности.

     Немаловажную роль для классификаций играет и знание функций. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения.

     Существует различные классификации  документов. Наиболее распространенными являются видовая классификация, классификация по способу документирования, классификация документов по направлению и т.д.

     Но как таковые классификации  в чистом виде не используются  в работе организации, и это  является и недостатком и одновременно  достоинством.       Однако это не является окончательным выбором, поиск наиболее эффективной организации документопотока ведется.

     Регистрация - составная часть делопроизводственного процесса. Она является одной из наиболее трудоемких делопроизводственных операций.   Количество поступающих и отправляемых документов во многих учреждениях измеряется десятками и сотнями тысяч, и не менее 80% из них регистрируются.

     Организация регистрации документов  в значительной степени определяет  трудоемкость всего делопроизводства.

     Рациональная организация регистрации  не только способствует повышению  оперативности работы административного  аппарата, но и создает резерв  для значительной экономии трудовых  затрат в сфере делопроизводства.

     Система регистрации, созданная в учреждении, определяющим образом влияет на всю систему делопроизводства - технологию контроля за исполнением документов, организацию справочно-информационной работы, оперативное хранение документов, их систематизацию в период оперативного хранения в структурных подразделениях и в архиве.

     Многие виды документов, создаваемые  в государственных учреждениях  и организациях, приобретают юридическую  силу только после их регистрации  специальными службами.

     Как уже отмечалось выше регистрация - это один из трудоемких процессов делопроизводства, включающий в себя не только технические операции. Сотрудник, осуществляющий регистрацию, должен хорошо знать структуру и функции организации, распределение обязанностей исполнителей, систему делопроизводства, хорошо владеть организационной и вычислительной техникой, уметь пользоваться всеми видами справочников, которые применяются при регистрации, особенно при применении автоматизированной регистрации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Литература

1. Андреева  В.И. Делопроизводство: Практ. пособие  / Издание 6-е, перераб. и дополненное  - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2005 г.

2. Баласанян  В. Концепция автоматизации отечественного  документооборота  Открытые системы  - 2001. - №1.

3. Барановский  В.П. Автоматизация ДОУ. Учебное  пособие. - М.: Изд.-во Экмос, 2004 г.

4. Григорьев  С.В. Автоматизация документооборота. - М. Технология, 2004 г.

5. Кирсанова  М.В. Курс делопроизводства: Документационное  обеспечение управления. Учебное пособие.-2-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2005 г.

6. Электронный  документооборот. - М. Новый век, 2001 г.