Понятие классификации документов, виды классификации документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

 

по дисциплине «Основы документационного обеспечения управления »

 

на тему: «Понятие классификации документов, виды классификации документов»

 

 

 

 

 

Выполнил:

                                                     

 

 

Проверила:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Тольятти 2010г.

 

 

 

Содержание

 

                                                                                                                               

                                                                                                                              

  

    Введение                                                                                                               3

1. Понятие классификации документов. Виды классификации документов     4

1.1 Понятие классификации документов                                                               4

1.2 Виды классификации  документов                                                                    6

1.2.1 Классификация по информационной составляющей документа               6

1.2.2 Классификация по материальной составляющей документа                     11

1.2.3 Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде                                                                                                    13

2. Понятие регистрации документов. Формы регистрации                                14

2.1 Понятие регистрации документов                                                                   14

2.2 Формы регистрации                                                                                          17

    Заключение                                                                                                         21

     Литература                                                                                                          23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

 

 

     Документы, точнее официальные документы, или, как говорили раньше, «бумаги», сопровождают человека с самого начала его жизни.

     Еще не успев взять на руки ребенка, родители в роддоме получают справку о том, когда и у кого этот еще безымянный человек действительно родился.   В загсе на основании этой справки ребенку выпишут свидетельство о рождении с указанием его персональных фамилии, имени, отчества.

     Сама справка тоже появляется не «с неба», а как результат обработки нескольких больничных документов. И так один документ вытекает из другого, за ним следует третий, пятый, десятый…

     Число документов в мире увеличивается в геометрической прогрессии, но каждый, как биллиардный шар, находит свою лунку, т.е. то место, где он необходим.

     Конечно, практика не идеальна. Бывают и лишние «бумаги», и появляются они медленнее, чем хотелось бы, и не хватает порой какой-нибудь самой важной. Вот в таких случаях вспоминают про делопроизводство, ругают чиновников, бюрократию, плохо разбираясь, в чем дело.

     А ведь работа с официальными документами и сами документы - это важнейшая часть государственной, хозяйственной и общественной деятельности.

     Конституция, президентский указ, устав кооператива, программа политической партии - документы, оформленные очень строго, с выполнением всех действующих делопроизводственных требований.

     Делопроизводство, или «вершение дел», еще очень долго будет оставаться основой отношений отдельных людей и коллективов.

     Рыночные экономические отношения только усилили роль документа в обществе. И как бы мы не насыщали наши офисы техникой, началом и итогом оформления всех хозяйственных операций остается документ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     1. Понятие классификации документов. Виды классификации документов

 

 

 

1.1 Понятие классификации документов

 

 

     Понятие "классификация" используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т.е. понимается как группировка и как полученная в ее результате схема.

     Для разграничения процесса классификации и его результата предлагается употреблять два термина:

     - классифицирование документов процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы;

     - классификация (лат. Classic – разряд, группа) документов – это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы.

     Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам.

     Комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно - коммуникационной деятельности.

     Для проведения классификации документов особенно важно иметь в виду, как минимум, следующие положения:

     - признак, по которому производят деление, называется основанием деления, а образующиеся при этом понятия - членами деления;

     - одно и то же деление должно осуществляться на одном и том же основании (требование непересекаемости);

     - сумма всех членов деления должна быть равна общему объему делимого понятия, т.е. деление должно быть исчерпывающим;

     - ни недостаточность, ни избыточность деления недопустимы (требования соразмерности);

     - члены деления должны взаимно исключать друг друга (требования взаимоисключаемости);

     - члены деления должны быть ближайшими к делимому понятию, не допускается перескакивать из следующего в ряду подкласса в отдаленный выше- или нижележащий (требование непрерывности).

     Классифицировать документы - значит проводить многоступенчатое, иерархическое и дихотомическое деление их на роды, виды, подвиды, разновидности.

     Род (класс) - это совокупность (множество) документов, имеющих определенный общий признак, отличающий эту совокупность от других объектов.

     В качестве классификационного деления можно принять различные признаки, зависящие от цели классификации. В основу класса всегда кладут наиболее важный признак документа, отвечающий цели классификации.   Класс, включающий в себя другие, будет по отношению к ним родом, а классы, входящие в него, по отношению к нему - видами.

     Один и тот же класс может быть родом по отношению к низшему классу и видом по отношению к высшему. Так, класс "кинофотофонодокументы" является видом по отношению к классу "документы" и родом по отношению к классу "кинодокументы", "фотодокументы" и "фонодокументы". 

     Род (класс) - это первый уровень деления, который раскрывается с помощью видовых делений документа.

     Вид - второй уровень деления. При этом родовое понятие "документ" делится на видовые понятия, т.е. на виды документов.

     Каждое звено видовой классификации можно назвать видом документа по тому или иному признаку (по характеру знаковых средств, предназначенности для восприятия человеком, способу документирования, материальному носителю и т.д.).

     Третий уровень деления - подвид. За ним следует разновидность и т.д., пока не определится окончательное место конкретного документа (индивида) в этой классификации.

     Иерархия - расположение документов в порядке от высшего к низшему. Соответственно иерархическое расположение документов выглядит следующим образом: документ издание непериодическое издание книга.

     Дихотомия - последовательное деление документов одного класса на два противоположных вида, подвида, разновидности и т.д.

     Например: опубликованный и неопубликованный документ, периодический и непериодический документ и т.д.

  

     1.2 Виды классификации документов

     1.2.1 Классификация по информационной составляющей документа

 

     Основные признаки классификации по информационной составляющей документа - содержание документа; степень обобщения информации; тип знаков, использованных для записи информации; предназначенность для восприятия информации человеком; канал восприятия знаков, использованных для записи содержания; степень распространенности информации; способ записи информации и т.д.

а) Классификация документов по содержанию. Классификации, в основу которых положен признак содержания (смысла) документа, называют семантическими.

В них производится деление  на виды и подвиды в соответствии с признаком содержания документа  по отраслям знаний, темам, предметам, проблемам. Классификация документов по содержанию осуществляется в практической деятельности с помощью рубрикаторов, классификаторов, классификационных таблиц и т.д.

Тематика, предмет, а также  основные смысловые аспекты могут  быть описаны при помощи лексических  единиц (ключевых слов, дескрипторов), которые также могут служить  основой для построения классификации  документов.

     Семантические классификации документов имеют большое практическое значение в подразделениях документно - коммуникационной сферы и потому являются наиболее разработанными.

     К ним относятся пять вариантов Библиотечно-библиографической классификации (ББК), Универсальная десятичная классификация (УДК), Десятичная классификация Дьюи, Единая классификация литературы для книгоиздания и другие.

     Существуют содержательные классификации и для отдельных видов документов: например, классификатор государственных стандартов, Международная классификация изобретений. На этих классификациях основана организация большинства информационно-поисковых систем и документных массивов.

б) Классификация документов по уровню обобщения информации. По уровню обобщения информации документы делят на первичные и вторичные.

Первичный документ содержит информацию, которая является изложением (описанием) результатов изучения, исследования, разработок и т.д. и оригинальна по своему характеру.

     Такой документ представляет собой результат непосредственного отражения научной, производственной, управленческой, творческой и другой деятельности (официальный, научный, учебный, справочный, рекламный, литературно-художественный и т.д.). Его задача состоит в обеспечении общества первичной информацией.

Вторичный документ является результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных документов.

Вторичный документ (иначе - информационный) содержит сведения о  первичных документах, полученные путем  их информационного анализа (библиографический, реферативный, обзорный).

Его назначение - обеспечение  общества вторичной информацией.

в) Классификация документов по характеру знаковых средств фиксации информации. Отличительной особенностью документа является то, что содержащаяся в нем информация передается посредством тех или иных знаков.

В классификациях, учитывающих  особенности знаковых средств фиксирования, передачи и восприятия человеком  информации, различают текстовые  и нетекстовые документы.

В текстовом документе знаком служит алфавит (буквы) естественного языка. Текстовые документы часто называют вербальными или словесными.         Вербальный документ, как правило, существует в письменном виде - слова (речь) закреплены на материальном носителе условными знаками письма.   Благодаря словесному способу кодирования информации обеспечивается наиболее точная передача смысла.

Понятие "текстовой документ" может применяться не только к письменным, но и к фонодокументам, содержащим речь, иначе говоря, ко всем текстовым документам.

Одним из основных видов  текстового документа, в котором  информация воплощена любым способом письма, является письменный документ - это чаще всего литературный документ, содержание которого выражено словесно в письменно зафиксированной форме. Т.е. синонимами термина "текстовой документ" могут выступать "письменный" или "литературный документ".

 К письменным документам  могут быть отнесены рукописный, машинописный и печатный документы,  поскольку в них речевая информация  зафиксирована посредством письменных знаков. А способ нанесения этих знаков на носители - это их видовое отличие.

Нетекстовой документ оформлен в виде записи с помощью нотных, картографических и других неречевых знаков. Сюда можно отнести: иконический, идеографический, звучащий и матричный документы. Их часто называют невербальными (неречевыми).

Иконический документ - тот, в котором знак подобен отражаемому объекту (рисунок, фотография, кинофильм, т.д.) Разновидностью этого класса документов является изографический документ, в котором изображение передано системой изобразительных средств живописи, графики, фотографии.