Понятие и содержание комплектования архивного фонда Российской Федерации

На временное хранение (депонент) документы личного происхождения передаются на основании личного заявления владельца.

При приеме документов также составляется акт приема-передачи, к которому прилагается сдаточная опись.

Особое важное значение имеет договор между архивом и владельцем, поскольку на его основе документы передаются в государственную собственность. Поэтому следует детально обсудить с владельцем каждый его пункт.

В современных условиях архивисту зачастую необходимо использовать методы «активного комплектования»:

Проведение бесед с фондообразователями о важности сохранения их документов;

Выявление потенциальных источников комплектования в органах регистрации юридических лиц, а также на основе изучения хроники общественно-политической жизни;

Анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений, запись митингов и других событий общественно-политической жизни, запись устных воспоминаний;

Сбор воспоминаний, составление хроники событий;

Сбор документов, отражающих общественное мнение, участие во встречах, «круглых столах» с фондообразователями.

Основой работы по «активному комплектованию» является высокий профессионализм, компетентность, вежливость и активная жизненная позиция архивиста.

Передача дел на хранение в государственный архив.

На документы направляемые из Архивного отдела в Государственный архив составляется опись дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по акту приема-передачи.

В государственном архиве строго следят за соблюдением сроков передачи документов от источника комплектования в госархив. Передач дел из каждого учреждения – источника комплектования в государственный архив осуществляется ежегодно или раз в 3 – 5 лет (в зависимости от объема документов фондообразователя). Естественно, что если у архива 200 источников комплектования, регулярное комплектование возможно только при составлении графика приема документов из учреждений. комплектование государственного архива документами данного фондообразователя осуществляется в несколько этапов:

Сначала на заседании ЭПК госархива утверждается опись дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив (этот экземпляр описи остается в государственном архиве);

Затем в Архивный отдел администрации Сергиевского района Самарской области выезжает сотрудник государственного архива для проверки физического и санитарно-гигиенического состояния дел, оформления дел.

Наконец, на последнем этапе, в соответствии с описями поединично передаются дела на постоянное хранение. В особо ценных делах проверяется количество листов. Если количество дел в описи больше количества реально передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, а ведомственный архив составляет справку о причинах отсутствия дел.

Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается учреждение, передающее документы, и архив, в который они поступают, причина передачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвидация учреждения), а также реальное количество передаваемых копий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственных архивов.

Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи (в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверждения описи на ЭПК государственного архива). Один экземпляр описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах описи, переданных в государственный архив, делается отметка о передаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи.

2.2. ПРОБЛЕМЫ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Будучи одним из способов сохранения знаний, средств воздействия на общественное сознание, современные архивы способны активно участвовать в социально-культурном и научно-техническом процессах. Естественно, что вопросы комплектования архива занимают особое место в профессиональной печати, особенно в связи с изменившимися социально-экономическими условиями, происшедшими в России. Новая система финансирования архивов, появление новых источников и способов комплектования — вот круг вопросов, которые интересуют сегодня теоретиков и практиков архивоведения. Несмотря на тяжелое финансовое положение, архивы стараются выжить, изыскивая при этом нестандартные решения для финансирования комплектования архивов.

Технология комплектования архивов представляет собой комплекс взаимосвязанных циклов, от которых зависит преобразование предметов труда (документов, информации, знаний). Сама технология комплектования направлена на целенаправленные, последовательно осуществляемые действия с документами, сведениями о них, информацией для реализации целей и содержания деятельности архивов. Значение комплектования состоит в том, что, являясь входной подсистемой формирования архивного фонда, оно практически определяет собой не только остальные его процессы, но и вообще всю работу архивов.

В настоящее время существует ряд проблем, связанных с комплектованием архивов в условиях государственной монополии на архивные документы:

1. Необходимо законодательно закрепить льготы, независимо от форм собственности.

2. Архивные фонды, которые на протяжении многих лет были единственным источником документоснабжения, в настоящее время следует рассматривать как перспективные организации.

3. Нужно организовать внутрироссийский обмен информацией о документах и документообмене.

4. Совершенствование комплектования невозможно без активного внедрения национальной информационной системы.

Особая проблема — финансирование архивов. В России на протяжении многих десятилетий действовала лишь одна форма финансирования архивов — государственная (бюджетная). К сожалению, в настоящее время невозможно комплектовать фонд исключительно на бюджетные средства, поскольку их объем недостаточен для архивов. Поэтому на сегодняшний день целесообразно использовать две формы финансирования: бюджетную (федеральная и муниципальная) и внебюджетную.

Рассматривая сегодняшнее состояние экономики в России, мы наблюдаем постоянный спад промышленного производства и, как следствие, — снижение доходов государства. Ожидать роста расходов на культуру не приходится (доля расходов на архивы из федерального бюджета обычно не превышает 0,25-0,30%), поэтому бюджет архивов всегда зависел и зависит от местных органов самоуправления. На цели комплектования деньги из бюджета любого уровня, к сожалению, почти не выделяются, а если и выделяются, то в недостаточном объеме. Властные структуры, Государственная дума, Минфин - отовсюду приходит стандартный ответ, смысл которого заключается в одной фразе: к сожалению, на комплектование выделить средства не имеется возможности.

Действительно, комплектование многих архивных фондов пущено на самотек. Крупнейшие архивы регионов России комплектуются от случая к случаю (соответственно случайными документами) и в несколько раз хуже, чем заурядные архивы маленьких городов на Западе. Даже в главных архивах страны комплектование все больше приобретает провинциальный характер (в худшем смысле этого слова). Пополнение архивных фондов поддерживается на минимально допустимом уровне, в основном за счет бесплатного обязательного экземпляра изданий, находящихся в ведении Министерства культуры России.

Многие архивы самостоятельно находят выход из создавшейся ситуации. И здесь на помощь приходят внебюджетные источники финансирования. Архивы стали переходить на новый хозяйственный механизм, новый способ организации архивной сферы: широко внедряются платные формы обслуживания; реализуются различные инициативные направления хозяйственно-коммерческой деятельности и т. д. Альтернативные же источники самофинансирования архивов можно разделить на две большие группы: реализационные поступления и внереализационные поступления. Грамотное сочетание различных источников и способов комплектования, понимание принципов составления бюджета позволяет перераспределить имеющиеся ресурсы для укрепления уже существующих программ комплектования архивов, а также дает возможность более эффективно использовать внебюджетные источники финансирования.

Таким образом, качество комплектования сегодня определяется состоянием архивов и способом управления комплектованием. При этом вопросы финансирования, по мнению большинства специалистов, являются первоочередными, поскольку архивы в сегодняшней рыночной ситуации не в состоянии приобрести необходимый документ, а вести речь о качестве комплектования архивных фондов совершенно бессмысленно.

Отдельной проблемой стоит вопрос комплектования государственных архивов аудиовизуальной документацией. Основные источники комплектования этими видами документов: газеты и телерадиокомпании - отказываются от сотрудничества. Комплектование архивов аудиовизуальной документацией - одной из важнейших с точки зрения создания источниковой базы современности, требует новых подходов, в частности через законодательное закрепление права архивов на получение обязательного экземпляра аудиовизуального документа.

Внедрение делопроизводственных систем в электронном формате и перспектива приема на государственное хранение машиночитаемых документов ставит перед архивистами ряд проблем: на сегодняшний день не определен юридический статус электронных документов, не разработаны технические параметры их приема и хранения. Все это сдерживает работу архивов с электронной документацией.

Качественно изменились состав и содержание документов, образующихся в деятельности организаций, учреждений, предприятий. Методическое обеспечение отбора документов на вечное хранение не вполне соответствует темпам этих изменений. Особенно это касается ведомственных перечней документов. Вследствие этого, архивные учреждения много времени уделяют контролю за разработкой, пересмотром, уточнением номенклатур дел; полнотой состава документов в описях, представленных на утверждение, определению сроков хранения отдельных видов и комплексов документов.

Вызывает обеспокоенность положение с состоянием документов государственной части Архивного фонда, находящихся на временном хранении на приватизированных предприятиях, а так же сохранность документов по личному составу в негосударственных организациях. Принятие в ряде регионов законодательных актов об административной ответственности лиц, допустивших нарушение архивного законодательства, сыграло положительную роль, но проблемы полностью не решило. При отсутствии у архивных учреждений возможности отслеживать жизнеспособность организации, административные меры часто принимаются уже по факту утраты документов.

ВВЕДЕНИЕ

              Архивы являются хранилищами опыта цивилизации, накопленного на протяжении веков. Они делают этот опыт для всех и, в том числе обеспечивают базу исторических исследований.

Через доступ к архивной информации историки, краеведы получают возможность пролить свет на факты прошлого и развить у молодого поколения интерес к истории и традициям стран и всего человечества.

Беречь и сохранить для истории документальные богатства нашей страны - важнейшая задача государственных и негосударственных архивов, общественных организаций, граждан России и, конечно, долг, и обязанность Архивной службы России всех уровней.

Пополнение Архивного Фонда Российской Федерации идет непрерывно. При этом учитываются изменения, происходящие в обществе во всех аспектах его жизнедеятельности. Меняется состав документов, меняется их содержание, меняются наши представления и возможности в отборе документов. В каждый период времени мы имеем дело с двумя большими группами документов: созданными ранее и по тем или иным причинам, нормативно обусловленным или субъективным, не принятыми в архивы и создаваемыми в настоящий момент.

Создаваемая в настоящий момент и в будущем современная документация с точки зрения ее отбора на хранение требует от нас решения ряда проблем, которые традиционно объединяются в две большие группы: определение источников комплектования архивов и определение состава принимаемых документов. Все остальные вопросы или входят в данные группы или непосредственно связаны с ними.

CПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ-125 от 22 октября 2004 г. Вступил в силу 27 октября 2004 г.). - М.: Смарт, 2004

2. Положение об Архивном фонде Российской Федерации (утверждено Указом Президента Российской Федерации от 17.03.1994 г. N 552) - М.: Смарт, 2004

3. Положение о Федеральном архивном агентстве (утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 г. N 290) - М.: Смарт, 2004

4. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19, зарегистрированым в Минюсте РФ 06.03.2007, регистрационный № 9059). - М.: Смарт, 2004

5. Примерное положение об архиве негосударственной организации, общественного объединения / ЦДНИ УР. – Ижевск, 2004

6. Примерные методические рекомендации по организации текущего архива и последующей передаче документов общественно-политических партий и движений на государственное хранение / ЦДНИ НО.–Н.Новгород,1993.
 

7. Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения. М., 2001.

3. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Комплектование архива в современных условиях // Делопроизводство. 2002. № 4.

3. Андреева Л.С., Бакалинская Г.Г. О пересмотре отраслевого состава источников комплектования Архивного Фонда РФ // Отечественные архивы. 1992. № 3.

4. Бачило И.Л. Современные правовые проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив. Доклады и сообщения на шестой международной научно-практической конференции, 24-25 ноября 1999 г. М., 2000.

5. Болдина А.Н. Комплекстование государственных и частных архивов. – М.: Смарт, 2005

6. Вестник архивов России//2005, № 12

7. Воробьева Ю.С. Теоретическое осмысление принципов отбора важно, но терминология требует обсуждения // Отечественные архивы. 2001. № 3.

8. Еремченко В.А. К вопросу о стратегии формирования Архивного фонда Российской Федерации // Отечественные архивы. - 2004. № 1.

9. Еремченко В.А. Понимание «вечности» для архивного дела изменяющейся России // Изменяющаяся Россия и российские архивы на рубеже: Материалы конференции 1-2 марта 2001 г. - М., 2002.

10. Еремченко В.А. Современные проблемы комплектования государственных архивов РФ // Вестник архивиста. 2002. № 6 (72).

11. Жукова М.П. К разработке нового перечня типовых управленческих документов // Отечественные архивы. 2000. № 4.

12. Жукова М.П. Комплектование архивов электронными документами // Отечественные архивы. 2000. № 2.

13. Жукова М.П. От какого наследия мы отказываемся: перспективные исследовательские проекты Изменяющаяся Россия и российские архивы на рубеже: Материалы конференции 1-2 марта 2001 г. - М., 2002.

14. Зубкова Л.Е. Опыт работы госархива Тульской области с организациями, сдающими документы на государственное хранение // Секретарское дело. 2003. № 7.

15. Ивин А.С. Совершенствование функционирования работы государственных архивов на основе их автоматизации. – М.: Литера, 2002

16. Иноземцева З.П. Комплектование и экспертиза ценности документов в свете исторического опыта // Вестник архивиста. 1999. № 1 (49).

17. Киселев И. Н. Электронные документы на пороге архива // Вестник архивиста. 1998. №3.

18. Козлов В.П. Тайны фальсификации. Анализ подделок исторических источников XVIII - XIX веков. 2-е изд. М„ 1996.

19. Козлов В.П. Доклад «Об итогах работы архивных учреждений в 2002 г. и задачах на 2003 г.» - М.: Смарт, 2004

20. Круглый стол по проблеме «Историк, источник, Интернет» // Информационный бюллетень Ассоциации «История и компьютер». №26/27, ноябрь 2000 г. М., 2000. С

21. Круглый стол: Главное хранилище звуковых документов России // Отечественные архивы. - 1992. №6.-

22. Леваков Александр. Шифрование как средство информационной гигиены // Известия. 2001, 26 апреля

23. Макдональд Гленн, Кротти Кэмерон. Цифровое будущее // Мир ПК. 2000. №2.

24. Милославская Н.Г., Толстой А.И. Интрасети: обнаружение вторжений. М., 2001.

25. Мирный А.Н.. Сохранить и преумножить. – М.: МР3 Пресс, 2003

26. Мишина О.Е. «Макулатурные» кампании на Урале. Автореферат. – М., 2005.

27. Общая теория государства и права. Академический курс в 2-х томах. Под ред. проф. М.Н.Марченко. Том 2. Теория права. - М.: Издательство "Зерцало", 1998

28. Отчет о выполнении «Основных направлений развития архивного дела в РФ на 2002 г.» - М.: Смарт, 2004

29. Семенова Н.И. Делопроизводство и архивное дело. – М.: ПРИОР, 2002

30. Теория и практика экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов СССР // Труды ВНИИДАД, т. IV, ч. 1,2. М., 1974.

31. Тибодо К. Хранение и миграция электронных документов: положение на сегодняшний день // Вестник архивиста. 2000. №5-6.

32. Тимофеева А.К. Развитие архивоведения//Краевой вестник, 1998, № 12

33. Тихонов В.И. Когда наступит время «компьютерной палеографии»? // Круг идей: Историческая информатика в информационном обществе. Труды VII конференции Ассоциации «История и компьютер». М., 2001. С

34. Умаров С.Ю. Архивы и оптимизация их комплектования. – М.: Литера, 2006

35. Черешня А.Г. Об усилении источниковедческой составляющей в практике отбора современных документов в государственные архивы // Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. Доклады и сообщения на четвертой Всероссийской конференции 24-25 апреля 2002 года. – М., 2002

36. Черешня АГ. Стратегия формирования Архивного фонда Российской Федерации // Отечественные архивы. - 2003. № 5

37. Шибанов А.И. История развития архивного дела в России.- М.: Смарт, 2000

38. Яковлев П.А. Архивное дело. – М.: ПРИОР, 2007 Выдержка из работы Актуальность проблемы. Изменения общественно-политических условий в стране вызвали необходимость пересмотреть круг источников комплектования государственных архивов. Без документов, находящихся в ведении архивов, история нашего времени не может быть воссоздана с достаточной объективностью и полнотой. Однако в настощий момент государственные архивы столкнулись с проблемами, которые на протяжении почти всего ХХ в. не возникали перед архивной службой и действовать приходилось в условиях отсутствия как правового, так и методического обеспечения этого направления комплектования.