Понятие и содержание комплектования архивного фонда Российской Федерации

              При проведении экспертизы нельзя забывать, что утраченное восполнить трудно, а часто и невозможно, поэтому надо тщательно отбирать документы на государственное хранение. Однако нельзя впадать и в другую  крайность: оставлять на хранение документы второстепенного значения. Особенно это важно в связи с ростом числа учреждений, организаций и предприятий и расширением сфер их деятельности. Ежегодно в учреждениях, предприятиях и организациях страны образуется примерно до 100 млрд. документов, что составляет не менее 1 млрд. дел.

              Поэтому одна из существенных задач экспертизы на современном этапе — изыскание путей уменьшения количества документов, оставляемых на хранение, но при условии обеспечения целей науки и государства необходимой информацией о политической, экономической, культурной и другой жизни страны. Сохранение оптимального объема ГАФ — проблема большого научного значения, которая должна решаться совместными усилиями архивистов, источниковедов и историков, а также специалистов других отраслей знаний.

              Экспертиза ценности документов проводится:

                 в делопроизводстве организации ;

                 в архиве (архивной службе) организации ;

                 в архиве.

Экспертиза ценности в архиве проводится: при поступлении документов в неупорядоченном состоянии; по фондам, содержащим значительное количество дублетных и малоценных документов; в процессе переработки описей; по заявлениям негосударственных юридических и физических лиц — собственников документов для отнесения их документов к составу Архивного фонда Российской Федерации, а также в случае их безвозвратного вывоза за рубеж; по решению суда.

Экспертиза ценности документов начинается с изучения истории организации (биографии физического лица) и архивного фонда, состава и содержания его документов. Для работы с документами объемных, сложных и нескольких однородных фондов могут составляться рабочие инструкции и примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих постоянному хранению.

Каждая единица хранения просматривается визуально и полистно; фонодокументы прослушиваются. Выделение к уничтожению документов с повторяющейся информацией проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на хранение. Кроме подлинников могут оставляться на хранение дублетные экземпляры особо ценных документов, а также варианты документов при наличии виз, резолюций, помет и правок текста.

Расшивка и переформирование дела осуществляется, как правило, при наличии в нем более половины документов временного хранения. Документы, содержащие ординарную (повседневную), повторяющуюся информацию, однородного происхождения и формы, создающиеся в больших количествах (например, обращения граждан), могут быть приняты в архив выборочно. Результаты работы по предварительному изучению всего массива документов, определению видов выборки, ее представительности, методике отбора отражаются в предисловии к соответствующей описи.

Документы, отложившиеся в период до 1922 года включительно, к уничтожению не выделяются. Личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве по 1945 год включительно, также уничтожению не подлежат. Уничтожение документов, отложившихся в период с 1922 по 1945 год включительно, осуществляется в установленном порядке только с разрешения Федеральной архивной службы России.

Основными, наиболее широко применяемыми в экспертизе критериями ценности текстовой документации являются:

1. К критериям происхождения относятся:

                 функционально-целевое назначение организации (с учетом как ее

особой роли так и типового характера);

                 значение лица в жизни общества;

                 время и место создания документа.

2.К критериям содержания относятся:

                 значимость информации документа (уникальность и типичность);

                 повторение информации документа в информации других

документов;

                 вид документа;

                 подлинность документа.

3.К критериям внешних особенностей относятся:

                 форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и

оформления документа;

                 физическое состояние документа.

При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской Федерации учитывается также фактор полноты сохранности фонда.

Определенную роль в экспертизе выполняют и такие критерии ценности, как автографичность, юридическая сила документ; внешние особенности документов (художественные особенности, материал, на котором они написаны, и т. п.), палеографические и языковые особенности, физическое состояние документов. В качестве критериев ценности могут также выступать объем фонда и делопроизводственная форма документов. Перечисленные критерии в экспертизе применяются неодинаково. Одни из них учитываются всегда, независимо от характера, времени происхождения, способа воспроизведения и других специфических особенностей документов. К их числу следует отнести значение содержания документов и значение учреждения или лица, в деятельности которого они образовались. Эти критерии применимы ко всякой документации и служат главными, определяющими ценность документов. Другие критерии такие, как, палеографические, языковые или художественные особенности документов, выступают значительно реже, главным образом при проведении экспертизы фондов личного происхождения, фондов учреждений ранних периодов или документации, на образовании которой сказались национальные черты и особенности фондообразователей.

              Из всего вышесказанного следует, что Экспертиза ценности документов выполняет роль своеобразного сита, пропуская через себя огромное количество документов, основная масса которых отсеивается и в дальнейшем переходит в разряд вторичного сырья, сдаётся в утиль. Это очень важно для комплектования Архивного фонда Российской Федерации, так как способствует сохранению оптимального объёма документации поступающей на хранение в архив.

ГЛАВА II. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

              Во время прохождения практики в Архивном отделе администрации Сергиевского района Самарской Области я участвовала в разработке программы по приёму, регистрации, контролю исполнения принятию решений по обращениям граждан. Устанавливала сроки исполнения предложений, заявлений и жалоб граждан. Составляла справки о работе с обращениями граждан. Организовывала приём посетителей, Применяла средства офисной техники. Оформляла заверительные надписи, внутренние описи, обложки дел.

              Архивный отдел администрации Сергиевского района Самарской области – ведомственный архив созданный для хранения дел постоянного срока хранения учреждений и организаций, находящихся на территории Сергиевского района Самарской области.             

В архиве хранятся документы по личному составу действующих и ликвидированных учреждений и организаций, находящихся на территории Сергиевского района Самарской области, документы личного происхождения. Так же Архивный отдел администрации Сергиевского района Самарской области занимается исполнением запросов социально-правового характера, согласованием номенклатуры дел, положений об архивах и экспертных комиссиях организаций – источника комплектования архивного отдела. Консультирует по работе с документами сотрудников организаций - источника комплектования архивного отдела.

              Архивный отдел администрации Сергиевского района Самарской области оказывает практическую помощь подведомственным организациям и учреждениям в упорядочении документов.

Большое значение Архивный отдел администрации Сергиевского района Самарской области придет комплектованию Архивных Фондов и проведению экспертизы ценности документов.

Во время прохождения практики я участвовала в составлении  номенклатуры дел на документы поступающие в Архивный отдел. При её составлении я руководствовалась  учредительными документами организации, направляющей документы (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.

Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям. Первым разделом должна быть служба документационного обеспечения управления, так как там хранятся документы руководства организации. В небольших организациях, где не существует четкой структуры, разделами номенклатуры могут быть основные направления деятельности (организационно-распорядительная, планирование, финансирование, управление персоналом и т. п.).

В номенклатуру включают заголовки дел для группировки всех документов, поступающих или создаваемых в организации. Свои индексы имеют справочные журналы и картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Не включаются в номенклатуру заголовки печатных изданий.

Также я выполняла работы по организации комплектования Архивных фондов: приёму документов на хранение в Архивный отдел Сергиевского района самарской области и отправку документов в Государственный архив.

2.1. ОРГАНИЗАЦИЯ КОМПЛЕКТОВАНИЯ

Рассмотрим процесс принятия документов на хранение в Архивный отдел администрации Сергиевского района Самарской области.

              После оперативной работы с документами, дела структурных подразделений Сергиевского района должны быть переданы на хранение в Архивный отдел администрации Сергиевского района Самарской области. В архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в Архивный отдел администрации Сергиевского района Самарской области осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

В процессе передачи дел мне было необходимо проверить:

      Правильность формирования и оформления дел;

     Соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись.

Проверка формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. Принципы формирования дел отражены в их заголовках, которые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения.

Дела, передаваемы в Архивный отдел,  подвергаются в структурном подразделении полному оформлению. Это означает, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно оформлена, т.е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме того, на особо ценные, личные дела, а также другие категории дел составляется внутренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номер листов дела, на которых находится документ.

Сопоставление количества дел в номенклатуре и в описи – очень ответственная задача. Если в описи дел постоянного и долговременного хранения меньше, чем было заведено в соответствии с номенклатурой, об этом следует составляется справка и предпринимаются все меры к розыску недостающих дел. Проверяется также правильность отнесения дела к фонду.

В случае неправильного определения фондовой принадлежности дела и включения его в опись составляется акт об обнаружении а дело изымается из сдаваемого комплекса материалов для присоединения к соответствующему фонду. После утверждения акта об обнаружении описи в графе «примечание» делается запись об исключении дела и составляется новая итоговая запись. В итоговой записи делают пометки об ошибках в подсчете дел и других недостатках учета.

По окончанию приёма дел заведующая Архивным отделом расписывается в трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах долговременного хранения.

Все дела подготовленные на архивное хранение делят на две группы:

1)     по основной деятельности;

2)     по личному составу .

На каждую группу дел составляют отдельные описи.

Впоследствии по материалы долговременного хранения по личному составу используются в Архивном отделе администрации Сергиевского района Самарской области для исполнения множества социально-правовых запросов граждан.

Сроки хранения документов в Архивном отделе администрации Сергиевского района Самаркой области, по отраслевым фондам, определяются специальным соглашением между Архивным отделом и Росархивом.

Прием документов от источников комплектования негосударственной части Архивного фонда РФ имеет свою специфику. Как показывает опыт, сохранность документов у этих фондообразователей оставляет желать лучшего, поэтому рекомендуется принимать документы через пять лет после окончания их делопроизводства. Собственники документов могут передавать свои документы в собственность государства на хранение в учреждения Федеральной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки. При этом передача права собственности на документы оформляется соглашением (договором) с архивным учреждением.

В случае необходимости условия хранения и использования документов могут включать ограничения права доступа и использования документов, содержащих тайну личной жизни, коммерческую тайну, являющихся объектом авторского права и др.

Документы личного происхождения также могут поступать в Архивный отдел по договору дарения, по завещанию, по решению суда или нотариальных органов о признании документов бесхозными, по договору купли-продажи.