Понятие документооборота

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Информационно-документационное  обеспечение,  являясь  важнейшей  обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения  информации,  необходимой для  выработки  решения. Несвоевременная  обработка  документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении.

Несмотря на высокие  темпы компьютеризации в работе предприятий и организаций, их деятельность пока невозможна без огромного количества бумажной документации, циркулирующей  в сфере производства или в  процессе принятия управленческих решений.

Благодаря четко организованному  делопроизводству руководители могут  в любое время получить реальную картину деятельности организации, в противном случае работа ее сотрудников  и все дальнейшее ее развитие будет  носить хаотичных характер.

При отсутствии четко  установленного порядка работы с  документами руководство предприятия  не сможет принимать юридически и  организационно выверенные решения, в  результате чего предприятие рано или  поздно утратит свои позиции на рынке.

 

 

 

Литература:

 

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные  системы документации. Система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов.

2. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. 2-е изд., испр. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. – 288 с. – (Серия «Высшее образование»).

3. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция / М.И. Басаков. – Ростов н/Д, 2000

4. Сотов П.В., Тихоморов  А.Н. – М.: ПБОЮЛ Гриженко Е.М., 2001. – 80 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложения

 

Движение документов в учреждении

 

Руководство организации				Руководство структурных  подразделений
…→ ←… ––→ ←–– ←---				←… ←--- ––→ ←–– ---→ …→
Секретарь-референт руководителя			←----- ←……	Секретарь-референт структурного подразделения	……→ ←------ ––––→ ←……	Исполнители
←… ––→ ←–– ←---
Канцелярия	____________________________↑          ↑ ……………………………………………↑

 

–––––––– – поступающие  документы,

------------ – документы,  отправляемые из организаций

………...  – внутренние документы.

 

Карточка регистрации  поступающих документов

Дата регистрации и  входящий номер	От кого поступил документ	Количество листов и  экземпляров	Дата получения документа, исходящий номер
10.01.2000 № 35	Министерство образования  РФ	2 л. в 1 экз.	25.12.1999 №2054-02/5
Краткое содержание документа Просьба направить в  адрес Министерства информацию об организации  горячего питания учащихся профучилищ области. Кто направил документ. Резолюция. Кирсановой М.В. Подготовить  ответ. 20.01.2000

Оборотная сторона

Дата передачи на исполнение	Кому направлен документ	Расписка в получении	Дата возврата, расписка принявшего документ	Номер дела, в котором  хранится документ, или отметка об уничтожении
10.01.2000	Кирсановой М.В.	Подпись	20.01.2000 Подпись	Д №02-36
Отметка о контроле и  исполнении Заказной почтой отправлена справка об организации горячего питания. Подписал: председатель Я.Я. Боргено Когда и кем документ снят с контроля: председатель комитета Я.Я. Боргенко 20.01.2000

Регистрация отправляемого документа

Дата и порядковый регистрационный номер	Количество листов и экземпляров	Кому направлен документ	Расписка в получении  или номер реестра, отправлен, дата
20.01.2000 №259-02/36	2 л. в 1 экз.	Министерство образования  РФ	Заказное № 36 от 20.01.2000
Краткое содержание документа Информация об организации горячего питания учащихся профучилищ области. Кем подписан документ: председатель        Я.Я. Боргено                                                                           20.01.2000

 

 

Справка о  работе с документами

 

Наименование организации

по состоянию на ____________ 2000 г.

Всего передано документов	Всего поставлено на контроль	Из них		Находятся на исполнении	В том числе		Всего отправлено документов
		Исполнено с начала года	В т.ч. с нарушением срока		С нарушением срока	На дополнительном контроле