Понятие документооборота

Учреждение Образование 

Профсоюзов Беларуси

Международный Университет  «МИТСО»

Гомельский Филиал

 

 

 

 

 

Факультет экономики  и права

 

Кафедра правоведения

 

История Белоруссии

 

 

 

СУРС на тему: Документооборот 

 

 

 

 

 

                                             Работу выполнил: Студент группы 1273

Евсеенко Александр

 

                                                       Работа проверила: Скачкова В. А.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                              Гомель 2013                             

План:

Введение ……………………………………………………………………с. 3

1. Понятие документооборота………………………………………..с. 4

2. Организация работы с документами………………………………с. 6

2.1. Подготовка и регистрация поступающих документов…….с. 6

2.2. Подготовка и регистрация отправляемых документов…....с. 12

2.3. Прохождение внутренних документов……………………...с. 13

2.4. Учет объема документооборота……………………………..с. 15

3. Контроль за исполнением документов…………………………….с. 16

Заключение…………………………………………………………………..с. 20

Список литературы………………………………………………………….с. 21

Приложения………………………………………………………………….с. 22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Тема документооборота имеет большую актуальность, так  как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.

В современных условиях для повышения эффективности  управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Организация работы с  документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и  культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех  организации в целом.

Цель данной работы состоит  в том, чтобы исследовать документооборот  и ознакомиться с организацией работы с документами.

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие документооборота

 

Документооборот – это  движение документов в организации  с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки  информации (руководителями учреждений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической  обработки собственно документов (машинописным бюро, копировально-множительной службой и т.д.).

По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В учреждении поступающие документы, в сою очередь, делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения, – отправляемые документы, а другая циркулирует внутри учреждения – внутренняя документация.

При проектировании и  рационализации документооборота руководствуются  положениями, выработанными практикой  делопроизводства и совершенствования  организации управленческого труда.

При движении документов следует руководствоваться принципом  однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.

Различные операции по обработке  документа следует выполнять  параллельно, чтобы сократить время  его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям.

Копии с документа  снимают после рассмотрения его  руководителем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.

Схемы движения всех документов в организации разрабатываются  руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий  документов: поступающих в организацию, отправляемых из организаций и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.). Движение документов в организации, учреждении,  где есть служба документационного обеспечения управления, например канцелярия, показано на схеме в приложении.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Организация  работы с документами

 

Движение документов с момента их получения или  создания до завершения исполнения решений  по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки, информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

 

 

2.1. Подготовка и регистрация поступающих документов.

 

Все поступающие в  организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф, фельдсвязь, спецсвязь, факс, спринтсвязь  т.д.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.

При поступлении документа  по почте до вскрытия конверта проверяют  правильность их доставки по адресу, целостность  конвертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются отправителям. Конверты с корреспонденцией, поступившей в адрес конкретного работника с пометкой «лично», передаются работнику без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять и конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.

Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть. Предварительное рассмотрение документов работником службы делопроизводства существенно повышает эффективность управленческого процесса в целом. Главная цель предварительного рассмотрения документа – установить подразделение или должностное лицо, которому необходимо направить документ на рассмотрение. Надо всегда иметь в виду, что нет необходимости все документы передавать руководителю учреждения. Во многих учреждениях руководители получают 80-90% всех поступающих документов, а затем переадресовывают их своим заместителям. При этом решение принимается по 2-3% документов. Последующие резолюции ничего нового исполнителю не дают. На подпись также передаются 90— 95% отправляемых документов. Такой порядок снижает обоснованность решений и их оперативность (время ожидания рассмотрения в 2-3 раза превышает время работы над документом), инициативу и ответственность исполнителей.

При предварительном рассмотрении документа необходимо учитывать важность его содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, авторство, вид документа.

Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступающих документов. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией руководителя.

Предварительное рассмотрение документов осуществляют секретари-референты, заведующие канцелярией, секретариатами, общими отделами, помощники руководителя и т.д. После предварительного рассмотрения документы направляются на регистрацию или регистрируются этим же должностным лицом.

На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой его страницы проставляется регистрационный штамп:

Наименование организации Вх.№  От _______________________

 

Проставления  штампа, даты, регистрационного номера (по порядку номеров начиная с  календарного года) производится в  день поступления документа.

Регистрации подлежат не все документы. Необходимо регистрировать документы, поступающие из вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма других организаций, обращения граждан и др. Не надо регистрировать: поздравительные телеграммы, проспекты, приглашения, программы, извещения, а также документы, поступающие в копиях для сведения. В каждой организации перечень таких документов разрабатывается руководителем службы делопроизводства и дается в инструкции по делопроизводству, утвержденной руководителем организации.

Все документы (поступающие, отправляемые, внутренние) в организации регистрируются централизованно. Децентрализованная регистрация документов допускается в учреждениях, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы.

В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. документов и более, где нельзя осуществлять централизованную регистрацию, важнейшие документы необходимо регистрировать в канцелярии, остальные — в структурных подразделениях.

Документы регистрируются на карточках (см. приложения). (Программа в компьютере предусматривает все данные, имеющиеся на карточке.)

На первом этапе регистрации заполняют разделы карточки (машинописным или рукописным способом):

• входящий номер и дата регистрации. Например: № 150 от 15.01.2000 (№ 150 - порядковый номер поступающего документа, начиная с 1 января текущего года, 15.01.2000 - дата поступления регистрируемого документа). Этот номер и дата должны быть указаны и в регистрационном штампе на документе;
• от кого поступил документ (Кемеровское объединение «Оксид»);
• количество листов и экземпляров (2 л. в 1 экз.);
• дата полученного документа и исходящий номер (20.12.2000 № 259/10);
• краткое содержание документа. Например: просьба заключить договор на поставку строительных материалов.

После первого этапа регистрации документы передаются на рассмотрение руководителю учреждения или руководителям структурных подразделений.

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом карточек: контрольных, справочных, по вопросам, по географии и т.д. Для визуального различия карточки могут изготавливаться из бумаги разного цвета либо с цветными полосами по верхнему полю. Использовать их можно следующим образом: входящие – один цвет, отправляемые – другой, внутренние – третий цвет; или: поступающие на имя первого руководителя – один цвет, в структурные подразделения – другой, контрольные – третий, неконтрольные – четвертый, отправляемые – пятый, внутренние – шестой цвет.

При передаче документов руководителю карточки после первого этапа регистрации помещаются временно в справочную картотеку в раздел «Документы на докладе».

Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления (как нежелательное исключение – на следующий день) и возвращать секретарю-референту или помощнику с резолюцией. Поступать к руководителю и возвращаться к секретарю-референту документы должны в строго определенное время, резолюция должна быть конкретной. Например:

Г.В.Иванову

Прошу подготовить ответ

_____________________

        подпись

Дата

Руководитель не должен задерживать документы, а тем более оставлять их у себя в кабинете на определенное время. При необходимости использования документа в будущем для руководителя делается ксерокопия документа. Кроме того, руководитель не должен сам принимать документы от посетителей, подчиненных, это, как правило, делает референт (или канцелярия, общий отдел, секретариат и т.д.).

Согласно резолюции документ передается исполнителю, если их в резолюции несколько, то подлинник передается главному исполнителю (его фамилия в резолюции первая), а ксерокопии – другим исполнителям. Текст резолюции сразу же при возвращении документа от руководителя переносится в регистрационную карточку в раздел «Кто направил документ. Резолюция». Например:

И.П. Иванову, Г.В. Петрову

Прошу подготовить ответ

_____________________

Подпись руководителя

Дата 

Затем на оборотной стороне  заполняются следующие разделы  карточки: «Дата передачи на исполнение»  – 15.02.2005; «Кому направлен документ»  –     Г. В. Петрову; «расписка  в получении» – роспись Петрова Г.В., дата.

В соответствии с Положением Регистрационной государственной  системы документов (РГСД) документ после рассмотрения руководителями направляется в канцелярию, которая переносит резолюцию, а затем передает документ вместе с одной карточкой в приемную структурного подразделения, остальные экземпляры карточек остаются в канцелярии в картотеках: 1-я – справочная (по порядку номеров); 2-я – контрольная (по срокам исполнения); 3-я – основные вопросы деятельности организации; 4-я – переписка с организациями по территориям или по конкретным учреждениям. Использование таких карточек позволяет быстро дать точную информацию по любому документу, поступившему в организацию. Эту поисковую систему также можно использовать при составлении компьютерных программ.