Положение о структурных подразделениях

- порядок назначения  на должность руководителя структурного  подразделения и освобождения  от этой должности. Назначение  на должность руководителя и  освобождение от этой должности может осуществляться приказом руководителя предприятия либо с предшествующими процедурами представления на должность, избрания по конкурсу, утверждения в должности. Это должно быть отражено в Положении о структурном подразделении;

- порядок замещения руководителя структурного подразделения во время его отсутствия.

Если у руководителя один штатный заместитель, то в Положении  о структурном подразделении  описывается порядок передачи руководства  подразделением на случай отсутствия руководителя подразделения в связи с временной нетрудоспособностью, пребыванием в командировке или отпуске и др. Если заместителей несколько, описывается схема заместительства с участием всех заместителей;

- права и обязанности  руководителя структурного подразделения. Рассматриваются только те обязанности и права руководителя структурного подразделения, которые непосредственно связаны с руководством подразделением. Все иные обязанности и права руководителя подразделения должны быть вынесены в должностную инструкцию. Если обязанности и права руководителя структурного подразделения подробно описаны в должностной инструкции, то в Положении о структурном подразделении ограничиваются общим описанием функционального статуса и отсылкой к должностной инструкции.

В разделе "Ответственность" констатируется обязанность и готовность руководителя структурного подразделения отвечать за неисполнение или ненадлежащее исполнение функций, возложенных на подразделение.

В данном разделе должно быть четко определено, за нарушение  каких правил несет ответственность подразделение. Эта ответственность предусматривает применение санкций (мер ответственности) за совершенные действия (несвоевременное и ненадлежащее исполнение функций, необеспечение информацией, несоответствие законодательству разработанных актов, упущения, недостатки, ошибки в работе подразделения).

При определении персональной ответственности руководителя структурного подразделения основной акцент должен быть сделан на ответственности, связанной  с руководством подразделением.

В этом разделе Положения также желательно зафиксировать, что ответственность работников подразделения устанавливается должностными инструкциями.

Целесообразно конкретизировать, к какому виду ответственности могут  быть привлечены работники подразделения. Работодатель может привлечь работников только к дисциплинарной либо материальной ответственности. За административные правонарушения и уголовные преступления, совершенные в ходе выполнения ими функций, возложенных на подразделение, они могут быть привлечены к ответственности согласно действующему законодательству.

Организация работы подразделения. В данном разделе содержатся параграфы, посвященные условиям работы структурного подразделения (рабочему режиму), вопросам контроля и проверки его деятельности, оценки качества выполнения подразделением своих функций, имущества структурного подразделения.

Условия работы подразделения. Данный параграф необходим, если режим  работы (рабочее время, время отдыха) в структурном подразделении  отличается от установленного в правилах внутреннего трудового распорядка.

Оценка деятельности подразделения. Определяются объекты  оценки и ее критерии. В первую очередь  оценивается продуктивность деятельности подразделения, которая определяется через показатели объема произведенных  работ и показатели качества этих работ. Во вторую очередь оценивается эффективность деятельности подразделения, под которой понимается соотношение затрат к конечным результатам деятельности. В заключение оценивается активность деятельности подразделения, которая отражает динамику изменения результатов деятельности подразделения за определенный период времени.

В этом же разделе указывается, кто оценивает результаты деятельности подразделения и как используются итоги такой оценки. Если в организации  введены системы стимулирования труда персонала, то этот раздел должен быть согласован с локальными нормативными актами, определяющими виды и порядок применения стимулов (с Положением об оплате труда, Положением о мотивации, Положением о стимулировании или иными актами организации).

Контроль и проверка деятельности подразделения. В этом разделе Положения определяется, кто контролирует деятельность подразделения (должностное лицо, постоянно или  специально создаваемая комиссия и  т.д.), как осуществляются проверки (периодичность, инициатива и т.д.), какие меры принимаются по итогам проверок, как они оформляются и др.

Данный раздел включается в Положение о структурном  подразделении, наделенном значительной свободой принятия решений, в том  числе и в отношении выделенных подразделению материальных и финансовых ресурсов.

Имущество подразделения. Данный раздел может включаться в  Положение в том случае, если в  ведение подразделения передается дорогостоящее имущество. В остальных  случаях достаточно сделать отсылку  к документам, в которых перечисляется состав имущества, переданного подразделению для выполнения возложенных на него функций.

Делопроизводство и  отчетность подразделения. Решаются вопросы  об использовании бланков документов организации, о порядке подготовки документов, правилах использования печати структурного подразделения и различных штампов. При определении порядка предоставления отчетов о деятельности подразделения уточняется, в какой форме готовятся отчеты, кто, в какие сроки и с какой регулярностью представляет их руководству организации.

Заключительные положения  включаются в Положение о структурном  подразделении, если некоторые вопросы  остались неурегулированными и они  не могут быть включены ни в один из рассмотренных выше разделов. В  данном параграфе можно:

- определить порядок внесения изменений в Положение о структурном подразделении (если он не определен в инструкции по делопроизводству в организации);

- установить запрет  на возложение на работников  подразделения функций, не предусмотренных  Положением;

- определить дату введения Положения, если в акте об утверждении Положения (например, в приказе) определена дата, отличная от даты акта об утверждении и т.д.

Все сотрудники подразделения должны быть ознакомлены с Положением о  структурном подразделении под  расписку. Для этого на последней странице Положения приводится специальная таблица, в которой работники подразделения проставляют соответствующие отметки. Положение о структурном подразделении действует до его отмены или замены новым.

В процессе деятельности предприятия  может возникнуть необходимость пересмотра и изменения существующих положений. Обычно это происходит в случае переподчинения подразделения, расширения его функций, изменения внутренней структуры. Следует учитывать, что внесение изменений в Положение о структурном подразделении может, а в отдельных случаях должно, повлечь пересмотр должностных инструкций работников этого подразделения.

Основанием для внесения изменений  в Положение о структурном  подразделении является приказ руководителя организации. Порядок и способы оформления данного приказа аналогичны порядку оформления приказа о внесении изменений в должностную инструкцию.