Положение о структурных подразделениях

"…кадровое обеспечение  деятельности организации". Структурное  подразделение может иметь как  одну, так и несколько целей,  которые должны быть перечислены  в Положении.

Основные задачи создания структурного подразделения – это определенное направление его деятельности, обеспечивающее достижение поставленной перед подразделением цели. В качестве основы для определения этих задач можно использовать квалификационные характеристики руководителей структурных подразделений из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Почти в каждой характеристике основная задача сформулирована в первом предложении. Например, в квалификационной характеристике начальника юридического отдела указано: "Обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и защиту его правовых интересов". Исходя из этого основные задачи юридического отдела могут быть сформулированы следующим образом:

- обеспечение законности  деятельности предприятия;

- защита правовых интересов  предприятия.

Целесообразно составить  так называемую матрицу распределения  функций управления, на основе которой  производится структурирование организации  и расписываются задачи каждого  структурного подразделения.

Задачи подразделения могут выходить за пределы должностных обязанностей его руководителя (например, в объединенных подразделениях: рекламно-информационном отделе, отделе маркетинга и сбыта).

Если в состав подразделения  входят структурные единицы, отвечающие за отдельные направления деятельности, то задачи определяются подробно и условно структурируются таким образом, чтобы их можно было легко закрепить за этими структурными единицами.

Перечисление задач  структурного подразделения начинается с главных и заканчивается второстепенными. Требования, предъявляемые к задачам:

- предельная точность  и определенность;

- решаемость;

- адекватность основным  целям подразделения.

Задачи, поставленные перед  отделом кадров, можно сформулировать следующим образом:

- подбор и расстановка кадров;

- формирование стабильно  работающего коллектива;

- создание кадрового  резерва;

- учет кадров;

- контроль дисциплины труда;

- обеспечение трудовых прав  работников.

Функции структурного подразделения  должны быть сформулированы таким образом, чтобы они отвечали на главный вопрос: "Что и как нужно делать для того, чтобы выполнить задачу?" Они должны быть ориентированы на конечные результаты деятельности.

При разработке данного раздела  обычно используется матрица распределения  функций управления организацией. Если на предприятии матрица не составлялась, то за основу берется раздел "Должностные обязанности" квалификационной характеристики руководителя соответствующего структурного подразделения.

Разрабатывая этот раздел Положения  о структурном подразделении, необходимо руководствоваться следующими правилами:

- функции должны быть сформулированы  так, чтобы обозначить конкретные  действия, при помощи которых  решаются задачи, поставленные перед  подразделением;

- функции должны быть изложены  максимально полно (чтобы не вносить изменения по мере выявления "неучтенных");

- перечисление функций желательно  начинать с основных, постепенно  переходя ко второстепенным и  текущим функциям;

- функции разных структурных  подразделений не должны дублироваться;

- функции структурного  подразделения должны быть увязаны  с функциями тех подразделений,  с которыми у подразделения  существуют функциональные связи;

- функции должны структурироваться  (т.е. разделяться на должностные  обязанности работников подразделения);

- функции должны быть сформулированы таким образом, чтобы была возможность оценить результаты деятельности подразделения;

- функции не должны  выходить за пределы задач  подразделения и должны корреспондировать  с правомочиями и правами подразделения.

Данный раздел Положения может разрабатываться не только как "генеральный план" работы структурного подразделения, но и как инструкция (когда наряду с конкретными действиями указываются способы их осуществления).

Если перед структурным  подразделением поставлено несколько задач, то функции желательно группировать в соответствии с этими задачами.

В случае если подразделение  не структурировано на более мелкие единицы, но вместе с тем его функции  четко распределены между работниками, в Положении можно отразить данное распределение. Это поможет впоследствии составить должностные инструкции на работников подразделения.

Функции структурного подразделения  могут быть представлены в текстовой  или табличной форме. Табличный  способ изложения более нагляден и позволяет быстро подвести итоги работы структурного подразделения.

Права и полномочия. Для  выполнения функций подразделениям предоставляются определенные права. Необходимо различать понятия "права" и "полномочия", так как в  данном разделе находят отражение  и те, и другие.

Под правом понимается свобода субъекта совершать определенные действия или воздерживаться от их совершения по своей воле и по своему усмотрению, при наличии конкретных условий или вне зависимости от каких-либо условий. Подразделение может, например, принять к исполнению документы, а может не принять, если в них найдены какие-либо изъяны (несоответствие законодательству, отсутствие соответствующего распоряжения руководителя организации и подразделения и т.д.).

Предписать же работникам выполнение определенных действий можно путем определения их полномочий, т.е. закрепления и возможности, и обязательности совершать конкретные действия при конкретных условиях.

При формулировании прав и полномочий необходимо соблюдать  следующие правила:

- права и полномочия  должны соотноситься с определенной функцией или группой функций, так как они предоставляются подразделению для надлежащего выполнения стоящих перед ним задач;

- право должно быть  сформулировано таким образом,  чтобы оно отражало возможность  совершения определенных действий, а полномочие – и возможность, и обязанность предпринимать определенные действия;

- если для реализации  прав и полномочий рядовыми  работниками структурного подразделения  необходимо разрешение руководителя  подразделения, то порядок его  получения должен быть описан в Положении;

- при составлении данного  раздела вначале нужно перечислить  полномочия, затем – права, а  внутри этих блоков – вначале  основные полномочия (права), а потом  второстепенные;

- если отделить право  от полномочия сложно, то лучше  закрепить это действие как право.

Права подразделяются следующим  образом:

- распорядительные (право  использовать имеющиеся у подразделения  ресурсы – информационные и  материальные, запрашивать у других  структурных подразделений необходимые  документы и информацию и др.);

- организационные (право  проводить совещания по вопросам  работы подразделения, знакомиться  с проектами решений руководства  организации, касающимися подразделения,  и др.).

Полномочия обычно носят  распорядительный характер, например:

- представлять интересы предприятия и структурного подразделения во взаимоотношениях с государственными органами и органами местного самоуправления, сторонними организациями;

- по согласованию с  руководством предприятия привлекать  внешних специалистов и консультантов для реализации согласованных с руководством проектов и др.

Необходимо, чтобы данный раздел Положения о структурном  подразделении ориентировался как  на подразделение в целом (общий  для всего подразделения перечень прав), так и на конкретных работников. В отдельный блок можно выделить права и полномочия руководителя подразделения, которые он может делегировать своим подчиненным.

Соответственно должен быть определен порядок передачи прав и наделения полномочиями рядовых  сотрудников подразделения.

Если на предприятии существуют должностные инструкции, то в данном разделе формулируются в первую очередь функциональные права, а не трудовые, предусмотренные ст. 21 ТК РФ.

Взаимодействие (служебные  связи). В процессе решения задач, поставленных перед структурным  подразделением, выполнения возложенных на него функций и реализации предоставленных ему прав оно взаимодействует с другими структурными подразделениями организации.

Как правило, связи между  структурными подразделениями выражаются в совершении определенных действий, имеющих различные характеристики, а именно:

- совместные действия. Проект общего локального нормативного  акта может разрабатываться совместно  несколькими подразделениями (рабочей  группой, созданной из работников  этих подразделений);

- согласованные действия – одновременное, а также поочередное (поэтапное) выполнение действий несколькими подразделениями для достижения конечного результата;

- встречные действия. Хозяйственный отдел, например, предоставляет  отделу кадров канцелярские принадлежности, а отдел кадров выполняет встречное действие – представляет в хозяйственный отдел отчет об их использовании;

- односторонние действия. Все структурные подразделения  организации представляют в финансовый  отдел отчеты о расходовании  средств, выделенных на содержание подразделения. В этом случае финансовый отдел не обязан совершать встречное действие по тому же вопросу.

Все эти действия отображают существующие в организации связи, как вертикальные, так и горизонтальные.

Более детально совместные и согласованные действия могут регламентироваться в специальных локальных нормативных актах, например, в приказе руководителя организации о каком-то новом проекте может подробно описываться участие каждого из структурных подразделений в этом проекте. Если совместные действия описываются в этом разделе Положения (а не в разделе "Функции"), то желательно указать, какой результат должен быть достигнут в результате этой совместной работы (например, создание какого-то конкретного документа (Положение о стимулировании оплаты труда работников производственного подразделения)).

В Положении о структурном  подразделении подробно рассматривается  регламентация встречных действий, в первую очередь организация  передачи и получения различной  информации (управленческих решений  и отчетов об их выполнении, статистических и аналитических данных, проектов документов и заключений по ним и т.д.), односторонних действий в адрес функционального структурного подразделения.

Встречные действия обычно описываются по схеме "предоставление – получение" или "передача – получение" информации (устной и документированной) и материальных ценностей.

Если такие связи  постоянны, то в этом же разделе по каждой связи можно определить периодичность  и сроки предоставления и получения  сведений, документов или ценностей.

Если разрабатывается Положение о структурной единице, входящей в состав более крупного подразделения, то порядок определения взаимодействия будет еще более сложным, так как необходимо определить несколько уровней горизонтальных и вертикальных связей.

В этом разделе также может быть описан порядок урегулирования разногласий, возникающих между структурными подразделениями.

При разработке раздела "Взаимодействие (служебные связи)" необходимо руководствоваться следующими правилами:

- в Положении о структурном  подразделении должны быть зафиксированы только постоянные и устойчивые связи между структурными единицами;

- встречные действия  структурных единиц должны найти  одинаковое отражение в положении  о каждой из этих структурных  единиц (аналогично – для структурных подразделений);

- в документе отражаются  связи между структурными подразделениями  (единицами), а не между отдельными  сотрудниками, соответственно необходимо  ориентироваться на контакты  руководителей взаимодействующих  подразделений.

Взаимоотношения конкретных исполнителей обычно находят свое отражение в должностных инструкциях. Хотя, если есть необходимость, в данном разделе можно зафиксировать, например, что работник должен санкционировать свои действия у непосредственного руководителя, согласовывать свои действия с руководителем другого структурного подразделения (непосредственно или через своего руководителя).

Данный раздел может  быть представлен в виде текста или  таблицы (матрицы), второй способ более  наглядный.

В разделе "Руководство" необходимо рассмотреть следующие положения:

- руководство подразделением. Может быть определен один  руководитель (руководитель подразделения)  либо общий руководитель (заместитель  руководителя предприятия) и непосредственный (руководитель подразделения). Аналогично  оформляется пункт руководства структурной единицей (руководитель службы, руководитель структурной единицы);