Первичные учетные документы

    О том, какие первичные документы служат основанием для начисления и выплаты зарплаты, вы узнаете из этой статьи.  
     Оплата труда работников, заключивших с работодателем трудовые договоры, производится главным образом в денежной форме в виде заработной платы. Основные правила оплаты труда являются общими для организаций всех форм собственности и изложены в Трудовом кодексе РФ.  
     В этой статье мы напомним о некоторых наиболее важных формах документов, которые должны заполняться при начислении заработной платы и выдаче ее работникам организации.

СИСТЕМЫ ОПЛАТЫ ТРУДА       

Состав  первичных документов, необходимых  для начисления заработной платы, зависит  от системы оплаты труда работников, установленной в организации. Поэтому  будет не лишним очень коротко напомнить о них.  
     Все организации, кроме государственных, самостоятельно устанавливают формы и системы оплаты труда. Они могут быть тарифными, бестарифными, системами плавающих окладов, системами оплаты труда на комиссионной основе и др. В бюджетных организациях система оплаты труда определяется государством.  
     При тарифной системе оплата труда работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, условий труда и ряда других факторов. Сложность выполняемой работы и квалификация работника определяется разрядом.  
     Размер заработной платы при такой системе может зависеть также и от условий труда (нормальные, тяжелые и вредные, особо тяжелые и особо вредные).  
     Например, за работы с вредными условиями труда устанавливаются доплаты к окладу (тарифной ставке). Эти доплаты устанавливаются на основании нормативно-правовых актов, отраслевых тарифных соглашений и коллективных договоров.  
     Тарифная система оплаты труда может применяться в повременной и сдельной форме. При такой системе вводятся определенные нормы труда, т.е. нормы выработки, времени, обслуживания, численности и т.д. Они устанавливаются в виде тарифно-квалификационных справочников, тарифных сеток, тарифных ставок, тарифных коэффициентов, надбавок и доплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных.  
     Тарифно-квалификационные справочники содержат подробные характеристики основных видов работ с указанием требований, предъявляемых к квалификации исполнителя, которая определяется разрядом. Тарифная сетка представляет собой таблицы с почасовыми или дневными тарифными ставками для каждого разряда, причем тарифные сетки для сдельщиков и повременных работников устанавливаются отдельно.  
     Тарифная ставка - это размер оплаты (в рублях) за работу данной сложности в единицу времени (час, день, месяц).  
     Организации, не относящиеся к бюджетной сфере, самостоятельно определяют перечень профессий работников, чей труд подлежит оплате на основе окладов, с указанием их размеров. Такие перечни могут быть оформлены в виде приложений к коллективному договору.  
     Оплата труда руководителей, специалистов и служащих при тарифной системе производится на основе схемы должностных окладов или согласно штатному расписанию. При этом организации могут устанавливать для таких категорий работников и иные виды оплаты труда (в процентах от выручки, в долях от прибыли и др.).  
     Бестарифная система оплаты труда основана на определении размера заработной платы каждого работника в зависимости от конечного результата работы всего коллектива, в состав которого входит работник.  
     Принцип бестарифной системы оплаты труда заключается в том, что работнику присваивается определенный квалификационный уровень, но никакого твердого оклада или тарифной ставки не устанавливается. Так, например, бестарифная система оплаты труда может строиться на основе двух коэффициентов: квалификационного и трудового участия (КТУ).  
     Квалификационный коэффициент комплексно отражает квалификацию работника, общий размер трудового вклада в общие результаты работы и определяется по данным о предыдущей деятельности работника и документах о специальности и квалификации работника. Этот коэффициент является постоянной величиной.  
     КТУ определяет вклад каждого члена трудового коллектива в конкретные результаты деятельности этого коллектива. Он устанавливается работнику по результатам работы за определенный период, например месяц. В следующем месяце КТУ работника определяется по результатам работы в этом месяце и т. д. Порядок определения и применения КТУ устанавливается коллективом, например бригады, в соответствии с положением об оплате труда в организации.  
     Сумма, которая начисляется работнику за труд, прямо зависит от этих двух коэффициентов и размера фонда оплаты труда, начисленной по результатам общей работы всего коллектива, т. е. каждый работник получит свою долю от общей оплаты.  
     Система плавающих окладов предполагает, что каждый раз в конце месяца по результатам труда за расчетный месяц для каждого работника формируется новый должностной оклад на следующий месяц. Размеры окладов повышаются (или понижаются) в зависимости от выручки или производительности труда в подразделении или по иным показателям.  
     Для руководителей и специалистов оклад может устанавливаться в процентах от прибыли. Порядок расчета заработной платы в этом случае также должен быть зафиксирован в трудовом или коллективном договоре или в положении об оплате труда.  
     Система оплаты труда на комиссионной основе предполагает вознаграждение за труд в виде фиксированного процента от дохода (объема продаж), получаемого организацией от продажи продукции, товаров (работ, услуг). Эта система представляется перспективной для менеджеров и торговых агентов. В этом случае бухгалтеру необходимо вести аналитический учет поступившей выручки не только в разрезе покупателей (как обычно), но и в разрезе менеджеров, работающих с каждым покупателем.  
     Отчеты о выручке, полученной от покупателей, закрепленных за данным менеджером, должны поступать в бухгалтерию ежемесячно и на их основе рассчитывается заработная плата. Такие отчеты и расчеты производятся по формам, разработанным организацией самостоятельно. Форма оплаты труда такого работника и процент от выручки также устанавливаются в трудовом договоре, приказе по организации или в положении об оплате труда.  
     На практике нередко для одного и того же работника применяются различные сочетания нескольких форм оплаты труда, например, повременная и процент от выручки.

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ  ДЛЯ НАЧИСЛЕНИЯ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ       

Разряды, присвоенные рабочим, и должностные  оклады, установленные работникам, указываются в контрактах, договорах  или в приказах по организации. Эти  документы наряду с документами  о фактическом использовании  рабочего времени (табель учета использования  рабочего времени, сдельные наряды и  т.д.), которые будут рассмотрены  далее, служат основанием бухгалтеру для  расчета оплаты труда работника.  
     Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы организация должна использовать унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" <*>.  
     Те формы первичных и учетных документов, которые необходимы организации для ведения учета, но не утверждены Госкомстатом России, каждая организация может разрабатывать и утверждать самостоятельно. В дальнейшем изложении приводятся номера форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России.

     ------------------------     

<*> Формы первичных документов опубликованы  в журнале "Официальные документы  и разъяснения" N 11 - 12, 2004.      

При приеме работника на работу по трудовому  договору (контракту) оформляется приказ о приеме на работу: форма N Т-1 - для  одного работника или T-1а - для нескольких работников. В этом приказе указываются: наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания (если работнику устанавливается  испытание при приеме на работу), а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения  временно отсутствующего работника, для  выполнения определенной работы и др.).  
     Разряды рабочих и должностные оклады могут указываться в контрактах, договорах или штатном расписании, тогда в приказе можно сделать ссылку на вышеперечисленные документы, например "оклад согласно штатному расписанию". Подписанный руководителем приказ объявляется работнику под расписку, а его копия передается в бухгалтерию.  
     На основании приказа вносится соответствующая запись в трудовую книжку, заполняется личная карточка (форма N Т-2) и открывается лицевой счет работника (форма N Т-54). Из этого приказа бухгалтер определяет, с какого числа будет начисляться зарплата работнику и каким образом будет оплачиваться его труд.  
     Работник может быть переведен на другую работу в организации или в другую местность вместе с организацией. В этом случае оформляется приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма N Т-5а), копии которых также передаются в бухгалтерию.  
     При этом могут изменяться тарифные ставки, оклады и другие показатели, необходимые для расчета заработной платы. На основании такого приказа делаются соответствующие записи в лицевом счете (форма N T-54 или Т-54а).  
     О расчете отпусков мы уже рассказывали в N 6 нашего журнала за 2004 г., поэтому напомним только о необходимости оформления приказа о предоставлении отпуска по формам N T-6 или Т-6а) и составлении графика отпусков (форма N Т-7). На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику".  
     Для оформления и учета увольнения работника (работников) применяются приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма N Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма N Т-8а), на основании которых производится расчет с работником и его результаты также вносятся в лицевой счет.  
     Как известно, при повременных формах оплаты труда заработная плата напрямую связана с количеством отработанного времени, поэтому учет рабочих дней (часов), дней отпуска, простоя, сверхурочной работы, дней, проведенных в командировке, и т.д. не только имеет чисто дисциплинарное значение, но и играет важную роль при начислении заработной платы.  
     Для учета фактически отработанного времени используется табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма N Т-12) и табель учета использования рабочего времени (форма N Т-13) <*>. Эти формы являются основными первичными документами при расчете заработной платы.

     ------------------------     

<*> Подробно о заполнении табеля  см. статью В. Егорова "Обновленное "табельное оружие" работодателя"- "Новая бухгалтерия", 2004, N 5, с. 108.

ДОКУМЕНТЫ ПРИ  СДЕЛЬНОЙ ОПЛАТЕ ТРУДА      

При сдельной оплате труда заработная плата  рассчитывается исходя из количества выполненной работы и сдельной расценки. Сдельная расценка - это величина заработной платы за каждое изделие, каждую выполненную  работу (ее этап) или оказанную услугу.  
     Сдельная расценка представляет собой сумму часовой (дневной) тарифной ставки, соответствующей разряду выполняемой работы, деленную на часовую (дневную) норму выработки. Норма выработки - это количество продукции, которое работник (группа работников) данной квалификации должен произвести в единицу времени в данных условиях.      

ПРИМЕР 1  
     Норма выработки работника - 3 детали в час. Его тарифная ставка - 120 руб. в час. Тогда сдельная расценка равна 40 руб. за одну деталь (120 руб. : 3).  
     Сдельная расценка может быть определена также путем умножения часовой или дневной тарифной ставки, соответствующей разряду выполняемой работы, на установленную норму времени в часах или днях. Нормы времени - это количество рабочего времени (в часах, минутах), которое должен затратить работник (группа работников) определенной квалификации на производство единицы продукции (операций, комплекса операций) в заданных условиях. Таким образом, норма времени - это величина, обратная норме выработки.      

ПРИМЕР 2  
     Норма времени на изготовление одной детали - 1/3 часа (или 20 мин.). Тарифная ставка работника 120 руб. в час. Тогда сдельная расценка равна 40 руб. за одну деталь (120 руб. х 1/3).  
     При коллективной сдельной оплате труда оплата производится на основе коллективных сдельных расценок. Для их определения необходимо знать размер тарифной ставки каждого члена бригады (по штату или нормам обслуживания) и комплексную норму выработки (норму выпуска продукции). Коллективная сдельная расценка составит частное от деления общей суммы тарифных ставок всех членов бригады на норму выработки продукции на данном объекте (агрегате, механизме) или на норму выпуска продукции всем участком. Изменение норм труда или тарифных ставок влечет за собой пересчет сдельных расценок.  
     Учет выработки рабочих в организациях ведут мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности. Для учета выработки продукции, объема выполненных работ и начисления заработной платы применяют различные формы первичных документов: наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ, маршрутные карты, наряд-книжки, акты о приемке выполненных работ, нормированные задания повременщиков и др.  
     Унифицированных форм документов для определения сдельной оплаты труда Постановление Госкомстата России N 1 не предусматривает. Все необходимые формы организация должна разработать и утвердить самостоятельно, используя накопленный опыт работы по данному виду деятельности. Указанное Постановление предусматривает только рапорт-наряд о работе строительной машины (механизма) по форме N ЭСМ-4.  
     Учет выработки, выбор той или иной формы первичного документа зависят от многих причин: вида деятельности, особенностей технологии производства, организации и оплаты труда, системы контроля и качества продукции, обеспеченности производства мерной тарой, весами, счетчиками и другими измерительными приборами.  
     При разработке форм нарядов на сдельные работы за основу можно взять старые формы нарядов, которые теперь не являются обязательными для применения, но отражают накопленный опыт работы предприятий разных отраслей промышленности, например, рапорт о выработке бригады (форма N Т-17), рапорт о выработке за смену (форма N Т-22), рапорт о выработке (накопительный) (форма N Т-28), ведомость учета выработки (на разнородные работы) (форма N Т-30), наряд на сдельные работы (форма N Т-40) и др. В строительстве, промышленных, вспомогательных и прочих производствах для бригад работников ранее использовался "Наряд на сдельную работу" по форме N 414-АПК.  
     В любом случае при самостоятельной разработке необходимых форм организация должна соблюдать требования к первичным документам, изложенные в Федеральном законе от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".  
     Все указанные выше первичные документы заполняются на основе технологических карт, действующих норм и расценок, с учетом производственной программы цеха (участка) и графика работ и выдаются бригаде или рабочему до начала работы.  
     Наряды на сдельную работу обычно выписываются мастером (прорабом или начальником подразделения) ежедневно или на определенный период (как правило, до одного месяца). В таком наряде обычно указываются: место работы (цех, участок, отделение), фамилия, инициалы работника, наименование задания, разряд работы, норма времени и расценка за единицу работ.  
     При заполнении бригадного наряда указываются фамилии всех рабочих в бригаде, их табельные номера (если они имеются) и разряды. Для бригадного наряда заработок каждого рабочего обычно определяется пропорционально объемам выполненных работ, отработанному времени, разряду работ и установленным за нее расценкам.  
     При оформлении первичных документов по учету выработки продукции (выполненных работ, оказанных услуг) проставляются данные об установленных нормах времени, нормах выработки, расценках и т.п. Все эти нормы могут периодически распечатываться на компьютере и оформляться в виде справочников и тогда в нарядах их можно не указывать.  
     Нередко в форме наряда предусматривается таблица в виде табеля отработанного времени для каждого работника. Однако табель учета рабочего времени может и не включаться в форму наряда, а заполняться отдельно.  
     После выполнения задания мастер закрывает наряд и вписывает в него количество принятых изделий или выполненных работ, указывает отработанное время, общую сумму оплаты труда и процент доплаты, шифры учета затрат, на которые относится начисленная заработная плата, а также наличие брака.  
     Там, где это целесообразно, обычно используют укрупненные, комплексные нормы и расценки, а также многодневные (накопительные) первичные документы (на неделю, декаду, две недели, месяц, на цикл операции или работ) вместо разовых и однодневных нарядов.  
     Состав необходимых первичных документов и их содержание существенно зависят от вида сдельной оплаты труда.  
     Обычно при прямой сдельной оплате труда расценки за единицу выработанной продукции являются постоянными и заработок работника равен произведению объема выработанной продукции на расценку за единицу данной продукции. В этом случае для расчета зарплаты необходимо иметь документ (например, приказ), в котором установлены сдельные расценки на каждый вид продукции (работ) и наряд на сдельную работу.      

ПРИМЕР 3  
     Сдельная расценка за одну деталь - 40 руб. Работник изготовил за месяц 500 деталей. Тогда его заработная плата за месяц составит 20 000 руб. (40 руб. х 500).  
     При сдельно-прогрессивной оплате труда, как правило, в пределах выполнения норм выработки оплата производится по нормальным сдельным расценкам, а вся продукция, изготовленная сверх нормы, оплачивается по повышенным расценкам по специальной шкале. В этом случае оформляется также наряд на сдельную работу и устанавливаются сдельные расценки на продукцию, произведенную в пределах нормы и сверх нормы.      

ПРИМЕР 4  
     Норма выработки рабочего - 20 деталей в день. Сдельная расценка в пределах нормы выработки составляет 40 руб. за одну деталь, а при превышении нормы сдельная расценка увеличивается на 25% (или на 1,25). За месяц, состоящий из 20 рабочих дней, работник изготовил 500 деталей.  
     Рассчитаем заработную плату за данный месяц. По норме работник за месяц должен изготовить 400 деталей (20 дет. в день х 20). Сверх нормы работник изготовил 100 деталей (500 - 400).  
     Сдельная расценка за сверхнормативную продукцию - 50 руб. за деталь (40 руб. х 1,25). Тогда зарплата работника за месяц составит 21 000 руб. (40 руб. х 400 + 50 руб. х 100).  
     При сдельно-премиальной системе работнику-сдельщику кроме заработка по прямым сдельным расценкам выплачивается премия за выполнение и перевыполнение установленных количественных и качественных показателей. Заработная плата при этом складывается из заработка по основным сдельным расценкам за фактическую выработку и премии за выполнение и перевыполнение норм. Для начисления зарплаты в этом случае бухгалтеру необходимо иметь оформленный наряд на сдельную работу и приказ (распоряжение) о премировании.      

ПРИМЕР 5  
     Норма выработки рабочего - 20 деталей в день. Сдельная расценка - 40 руб. за одну деталь. По положению о премировании за выполнение нормы выработки при отсутствии брака работнику выплачивается месячная премия - 30% от заработка. За месяц, состоящий из 20 рабочих дней, работник изготовил 500 деталей (брак в работе допущен не был).  
     Рассчитаем заработную плату за данный месяц. По норме работник за месяц должен был изготовить 400 деталей (20 дет. х 20), а он сделал 500. Это превышение нормы.  
     Тогда зарплата работника за месяц составит:  
     - по сдельным расценкам - 20 000 руб. (40 руб. х 500);  
     - премия - 6000 руб. (20 000 руб. х 30%);  
     - всего заработок за месяц - 26 000 руб. (20 000 руб. + 6000 руб.).  
     Косвенно-сдельная оплата обычно применяется на производстве при оплате труда вспомогательных рабочих (наладчиков, ремонтников, электриков, а также инженерно-технического и управленческого персонала).  
     Их заработная плата устанавливается в зависимости от результатов труда обслуживаемых ими основных работников, бригад или участков и определяется по сдельным расценкам по каждому объему обслуживания на единицу работы, выполняемой основными работниками.  
     При такой форме оплаты труда для начисления заработной платы у бухгалтера должны быль следующие документы: цеховой наряд (наряд подразделения) на выполнение задания, тарифная ставка (оклад) основного работника, табель учета рабочего времени.      

ПРИМЕР 6  
     Заработная плата инженера-программиста, обслуживающего станки с программным управлением в данном подразделении, составляет 5% от суммарного фонда заработной платы рабочих, изготовляющих продукцию на этих станках. Эти рабочие находятся на простой сдельной оплате труда. В расчетном месяце в цехе было произведено 10 000 деталей по сдельным расценкам 40 руб. за каждую.  
     Рассчитаем заработную плату инженера-программиста.  
     Фонд зарплаты всех производственных рабочих составит 400 000 руб. (40 руб. х 10 000). Зарплата инженера-программиста - 5% от этого фонда зарплаты, т.е. 20 000 руб. (400 000 руб. х 5%).  
     В первичных документах по учету выработки продукции и выполненных работ за отчетный период отражается также время, установленное по норме на выполнение данного объема работы. Фактическое время, затраченное на его осуществление, за отчетный период определяется по данным табеля учета рабочего времени.  
     Использование того или иного вида первичных документов по учету выработки продукции зависит также от специфики производственного процесса или вида деятельности.  
     Так, например, в цехах с мелкосерийным и индивидуальным характером производства при разовых и ремонтных работах для учета выработки используются накопительные, или разовые, наряды. Приемка изготовленной продукции (выполненных работ) производится мастером, бригадиром или контролером отдела технического контроля и заверяется их подписями в соответствующих документах.  
     При серийном характере производства учет выработки продукции нередко осуществляется с помощью маршрутных карт (листов), которые составляются на основе технологических карт, принятых на данном производстве.  
     Маршрутная карта может использоваться не только как документ по учету выработки продукции, но и для расчета заработной платы. Тогда в ней предусматриваются необходимые показатели. Маршрутные карты, как правило, выписываются заранее работниками диспетчерской службы подразделения на партии деталей. Маршрутная система учета выработки может применяться в сочетании с рапортом о выработке за смену.  
     При бригадной организации работ в условиях поточного и крупносерийного производства учет выработки целесообразно производить в ведомости приемки продукции на конечной операции.  
     Учет выработки продукции по этому методу производится в тех подразделениях, в которых применяется оплата труда работников бригады за продукцию, принятую на конечной операции, по полным суммарным расценкам всех фактически выполняемых операций, закрепленных за бригадой.  
     Ведомость по приемке служит документом о фактическом выполнении производственного задания бригадой и используется для определения количества продукции, принятой на конечной операции за отчетный месяц, установления количества бракованной продукции, а также определения выработки по суммарным расценкам. В этом же документе определяется общая сумма заработной платы, причитающаяся производственной бригаде.  
     Учет выработки продукции каждого члена бригады ведется мастером или бригадиром. Распределение общей суммы заработной платы между отдельными членами бригады может производиться пропорционально отработанному времени, их тарифным ставкам или коэффициентам трудового участия.  
     В строительных организациях для учета выполненных работ и заработной платы применяются наряды на сдельные (аккордные) работы, наряд-книжки, табели-расчеты и акты о браке.  
     Для строительных рабочих наиболее распространенной является сдельная или сдельно-премиальная система оплата труда по аккордным нарядам, которые расцениваются по предварительно составленным калькуляциям трудовых затрат исходя из действующих норм времени и расценок на весь комплекс работ.  
     Аккордные наряды-задания в строительстве выдаются на срок выполнения всего комплекса работ по наряду. Как правило, наряды выписываются или на отдельные рабочие процессы, предусмотренные нормами, или на комплекс работ (как правило, приведенный к единому укрупненному измерителю), или на каждый учетный объект и выдаются бригаде или рабочему до начала работы.  
     Наряды на вспомогательные работы (очистка территории и др.) или работы по исправлению брака в строительстве (по переделкам выполненных работ) обычно составляются отдельно.