Отчет по преддипломной практике на примере ООО «Юнайтед Стадз Компани»

Введение

В соответствии с учебным  планом, с 31 января по 27 февраля 2011 года я проходила преддипломную практику по месту работы в обществе с ограниченной ответственностью «Юнайтед Стадз Компани» (ООО «Юнистад») г. Дзержинск Нижегородской области.

В организации я выполняю функции секретаря руководителя. В мои обязанности входит:

а) ведение организационно-распорядительной документации, а именно: регистрация, создание приказов и распоряжений по просьбе руководителя, ознакомление с ними исполнителей, хранение документов;

б)     ведение служебной переписки;

в) прием и регистрация входящих документов, передача их на резолюцию руководителю, отслеживание, где находится данный документ на исполнении, хранение оригиналов исполненных документов;

г)     регистрация  и отправка исходящей документации;

е)    прием и распределение  звонков, поступающих руководителю, прием гостей;

ж)   подготовка и документирование совещаний;

з)     взаимодействие с офисной техникой, организация работы офиса.

Совместно с руководителем  практики, были поставлены цели и задачи, которые следовало выполнить.

Целью практики является изучение структуры организации, ее нормативно-законодательной и локальной базы, нормативных документов по документированию.

Основные работы, выполненные  в процессе практики:

а) изучение истории организации, особенностей, связанных с направлением ее деятельности;

б)   изучение управленческой структуры организации;

  в) ознакомление с нормативно-законодательной и локальной базой, регулирующей деятельность общества;

          г) изучение нормативных документов  и стандартов предприятия по  документированию, выявление существующих  проблем;

         д)    выявление способов  и средств создания и размножения  документов;

         е)  ознакомление со способами придания юридической силы оригиналам документов и их копиям.

Также в время прохождения практики я научилась применять теоретические знания, полученные в процессе обучения, приобрела новые навыки в работе с документами, офисными программами и офисной техникой. Весь материал, полученный за время прохождения практики, я планирую использовать в своей дипломной работе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

История организации

ООО «Юнайтед Стадз Компании» (ООО «Юнистад») было создано в августе 2005 года в г. Дзержинск Нижегородской области. Компания занимается металлообработкой — производством оцинкованной стали в рулонах и изделий из нее (профили, штрипс, профнастил и комплектующие элементы). Основными владельцами компании являются австрийская Bollwerk Finanzierungsund Industrie management AG (владеет 50% долей), кипрская Tilden Enterprises Ltd. (владеет 41% долей) и нижегородское ООО «Мотор-инвест» (9% долей), подконтрольное бывшему вице-губернатору Нижегородской области Виктору Клочаю.

В декабре 2005 года организацией была приобретена первая производственная линия зарубежного производства. Производственный комплекс размещается на территории ФКП «Завод им. Я.М. Свердлова». По договоренности с руководством завода на его территории меньше, чем за год был построен специальный корпус, где находится производство ООО «Юнистад». В июне 2006 года ООО «Юнистад» состоялось официальное открытие производства. За 2006-2010 гг. было произведено  178  тысяч тонн  оцинкованной стали. Доля компании на рынке плоского покрытого проката по итогам 2009 года составила 3,5%. В 2008 году компания «Юнистад» произвела 2% от всего объема выпускаемой оцинкованной стали в России. Летом 2009 года была открыта линия по производству профнастила и армирующего профиля.

Потребителями продукции ООО «Юнистад» являются предприятия-переработчики и металлотрейдинговые организации. Продукция поставляется в Московскую (23%), Нижегородскую (17%), Тамбовскую (21%), Ленинградскую (15%) и другие области. В 2008 году продукция компании стала экспортироваться на Украину, в Белоруссию и Китай.

Одновременно с производственным комплексом развивался и офис компании. Сначала он состоял из нескольких сотрудников: директора Евсюкова А.М., являющимся инициатором создания ООО «Юнистад», офис-менеджера, который занимался, как кадровой, так и организационно-распорядительной документацией, вел служебную переписку организации,  и бухгалтера, ведущего бухгалтерский учет организации.

Постепенно в компанию стали привлекаться ведущие топ-менеджеры со всей России, с открытием производства стал происходить набор рабочего персонала. Часть офиса перевели на производство. Появился отдел качества, который должен следить, чтоб качество выпускаемой продукции, соответствовало гос. стандартам. Стал происходить набор менеджеров в отдел продаж оцинкованной стали и в отдел закупок. Были назначены заместители директора по различным направлениям деятельности. В компании появился секретарь руководителя.

Весной 2008 года сформировался  новый отдел – отдел рекламы и маркетинга. Появились специалисты, которые могли профессионально заняться рекламой выпускаемой ООО «Юнистад» продукции, а также мониторингом рынка реализации продукции.

В октябре 2009 года, начала свою работу Служба Клиентского Сервиса (СКС). Основной задачей данного отдела является разрешение, возникающих в процессе  сотрудничества с клиентами и поставщиками, вопросов. Это позволило организации выйти на новый уровень на рынке сбыта продукции, сэкономить большое количество денежных средств, завоевать расположение клиентов и поставщиков, улучшить качество выпускаемой продукции.

В марте 2010 закончен процесс  добровольной сертификации выпускаемой  компанией «Юнистад» продукции.

Компания получила «Сертификата соответствия» на строительный профиль по ТУ1121-004-77828689-2009. Сертификат соответствия № РСС  RU.ПР44.Н00071. Получение сертификата говорит о том, что производимая продукция максимально приближенна к ГОСТу.

За время работы ООО «Юнистад» не раз участвовало в различных строительных и других выставках, металлургических конференциях.

В мае 2009 года ООО «Юнистад» приняло участие во Всероссийском Архитектурно-Строительном форуме, который проходил на Нижегородской Ярмарке. 
Всероссийский Архитектурно-Строительный форум представляет собой значимое событие строительной отрасли. На Нижегородской Ярмарке ежегодно встречаются представители компаний застройщиков, поставщики и производители строительных материалов, дизайнеры, архитекторы и люди, интересующиеся новинками в сфере строительства. Всего в форуме приняло участие 205 компаний, представивших свои выставочные стенды. ООО «Юнистад» получило Диплом участника Архитектурно-Строительном форума.

В апреле 2010 года компания «Юнистад» получила Диплом участника ежегодной крупнейшей строительной и интерьерной выставки «Мосбилд-2010», проходившей в Москве. Значительную часть посетителей выставки составили представители регионов России и СНГ. Было проведено огромное количество деловых встреч и переговоров с новыми партнерами компании, что способствовало расширению бизнеса.

11 ноября 2010 года в рамках  конференции «ИТ в металлургии» проводился конкурс на “Лучший интернет-проект 2010 года среди металлургических и металлоторговых компаний России и стран СНГ”. Сайт компании «Юнистад» занял  3-е место в категории «Производители» и завоевал «Приз зрительских симпатий». Представителям компании были вручены памятные дипломы и кубок. Участие в этом конкурсе позволило продвинуть сайт организации в международном рейтинге, что помогло расширить PR-компанию ООО «Юнистад».

Таким образом, мы видим, как  постепенно развивается компания, ее офис, производство, происходит расширение штата организации, рынка сбыта  продукции. Соответственно происходит, изменение усовершенствование структуры организации, в связи с этим изменение в оформлении управленческой, бухгалтерской и других видов документации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Структура управления организации

В Приложении А. графически изображена структура управления ООО  «Юнистад».

До 01 марта 2010 года директором ООО «Юнистад» был Евсюков А.М. Но по решению Внеочередного общего собрания участников ООО «Юнистад» (Протокол № 26 от 26 февраля 2010 года) была создана управляющая организация ЗАО «УК «Вектрон», которой были переданы все управленческие функции над ООО «Юнистад». На этом же собрании директором Управляющей Компании был избран Евсюков А.М., также был утвержден Договор на оказание услуг по руководству текущей деятельностью Общества между ЗАО «УК «ВЕКТРОН» и ООО «Юнистад», вступающий в действие с 01 марта 2010 года. Причиной создания Управляющей Компании было существование нескольких равноправных организаций, созданных теми же учредителями. Управленческие функции были возложены на ЗАО «УК «ВЕКТРОН».

К весне 2010 года в г. Дзержинске Нижегородской области был зарегистрирован  Филиал ЗАО «УК «ВЕКТРОН».

До 12 мая 2010 года должность  директора ООО «Юнистад» звучала так: «Директор ЗАО «УК «ВЕКТРОН» - управляющего ООО «Юнистад». Фактически директором был Евсюков А.М. Но на Очередном общем собрании участников ООО «Юнистад» (Протокол № 27 от 07 апреля 2010 года) было решено принять на должность директора Филиала ЗАО «УК «Вектрон» в г. Дзержинске Колобова С.Ю. Приказом № 6 от 12 мая 2010, подписанным директором ЗАО «УК «ВЕКТРОН», Колобов С.Ю. назначается на должность директора филиала. Теперь должность директора ООО «Юнистад» звучит так: «Директор филиала ЗАО «УК «ВЕКТРОН» в г. Дзержинске Нижегородской области – управляющего ООО «Юнистад». Фактически директором ООО «Юнистад» является Колобов С.Ю. Он действует на основании двух доверенностей от 12 мая 2010 года, подписанных директором Управляющей Компании. Согласно первой доверенности Колобов С.Ю. имеет право представлять интересы Филиала ЗАО «УК «ВЕКТРОН», подписывать финансовые и внутренние документы Филиала, принимать на работу и увольнять сотрудников и т.д. Согласно второй доверенности он имеет право распоряжаться денежными средствами ООО «Юнистад», осуществлять прием на работу и увольнение сотрудников  ООО «Юнистад», подписывать внутренние и финансовые документы общества и т.д.

Директору ООО «Юнистад» подчиняются его заместители и руководители ряда отделов и служб, а именно: Зам. Директора по экономике и финансам, Зам. Директора по безопасности, юрист, который взаимодействует Зам. Директора по безопасности, руководитель Службы Клиентского Сервиса (СКС), Руководитель отдела рекламы, Руководитель отдела IT, Зам. Директора по административно-кадровой работе, Руководитель отдела продаж, Руководитель отдела закупок, Зам. Директора по качеству, Зам. Директора по операциям.

Зам. Директора по экономике  и финансам занимается всею финансовой деятельностью Общества, имеет право  вести переговоры, подписывать различные  финансовые документы, отвечает за взаимодействие с банками. Ему подчиняются экономисты и бухгалтерия, которая ведет учет заработной платы сотрудникам, расчетную деятельность с поставщиками и клиентами.

Зам. Директора по безопасности отвечает за проверку сведений о вновь  принятых сотрудниках компании, о  поставщиках, клиентах, курирует судебные дела с клиентами и поставщиками по дебиторской задолженности. Он взаимодействует  также с юристом компании, который  ведет все судебные дела организации. Решение некоторых судебных вопросов, особенно связанных с банкротством клиентов, может длиться несколько  лет.

Отдел СКС, как уже сказано  выше, непосредственно взаимодействует  с поставщиками и клиентами, решает различного рода претензии клиентов, либо составляет претензии по качеству продукции или услуг, которые  были оказаны компании. Цель этого отдела – решить все вопросы максимально быстро и выгодно для организации, не доводя их до суда, сохранив при этом хорошие отношения с партнерами и сэкономив максимум денежных средств общества.

Отдел IT курирует вопросы, связанные с сетью Internet, работой офисной техники, программ, установленных на компьютерах сотрудников офиса, а также вопросы связанные со стационарной и мобильной связью. Также существует ряд менеджеров, непосредственно занимающихся 1С-программированием. Для компании очень выгодно иметь своего 1С-специалиста, чем несколько раз в месяц оплачивать вызовы 1С-специалиста и другой фирмы, специализирующейся на этих услугах. В последнее время разрабатывается проект «Бизнес-офис». Это упростит работу компании, позволит многим сотрудникам работать, не выходя из дома.

Отдел рекламы и маркетинга отвечает за вопросы, связанные с  PR-деятельностью компании. Этот отдел контактирует с редакциями журналов, газет, размещающих рекламу и другую информацию о деятельности ООО «Юнистад», договаривается об участии компании в различных профильных форумах, конференциях, выставках, что также привлекает внимание к организации партнеров и способствует ее продвижению на рынок металла. Часть менеджеров отдела занимается мониторингом рынка сбыта, прогнозирует поведение покупательной способности клиентов.