Особенности работы секретаря-референта. Деловые встречи, их виды и правила проведения.

При встрече прибывших для ведения  переговоров делегаций в аэропорту, на вокзале руководитель принимающей стороны представляется первым и затем представляет свою супругу, если прибыла с ним, чтобы встретить супругу делового партнера своего мужа. Затем представляется глава прибывшей делегации и представляет свою супругу.

При официальном знакомстве нужно называть фамилию, а иногда и должность.

При частном знакомстве – достаточно одного имени. Человек, которого кого-то представляют, назвав свое имя.

Члены своей  семьи представляют (знакомят), называя только имя, без фамилии. Использовать слова «супруг(а)» при представлении не рекомендуется.

При знакомстве с новым человеком, предполагаемым партнером, очень важно  произвести положительное первое впечатление, т.к. именно в первые минуты формируется  основное мнение о вас, и первое впечатление очень много значит для дальнейшего контакта. Проявлять заинтересованность, слушая собеседника, задавать вопросы, чтобы поддержать беседу.

 

Понятие и формы делового общения

 

Деловое общение – это двусторонний процесс, взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели. Его содержанием является то, чем заняты люди, а не те проблемы, которые затрагивают их внутренний мир.

В современных условиях деловое  общение реализуется в различных  формах:

• телефонное общение;
• деловая переписка;
• деловая беседа;
• коллективные формы общения – совещания, собрания;
• деловые переговоры;
• публичные выступления.

От неформального общения деловое отличается тем, что в его процессе ставятся цели и конкретные задачи, которые требуют своего решения.

Деловое общение предполагает наличие  умения грамотно и разумно строить  человеческие отношения.

 

Деловая встреча. Подготовка и тактика проведения деловой беседы

 

Деловая встреча и деловые переговоры в общении имеют одно определение  – это деловое взаимное общение  с целью достижения совместного  решения. Для достижения успеха во время  деловой встречи необходимо побудить собеседника к общению, создать  максимальное поле возможностей для дальнейшего делового обсуждения и принятия решения.

Деловая встреча происходит обычно в официальной обстановке, и намерения  собеседников сводятся к следующему:

1. дать, получить нужную информацию или обменяться ею. Получение информации можно считать основной целью деловой встречи;
2. договориться по интересующему собеседников вопросу;
3. убедить собеседников в правильности принимаемого решения, выгодности избранного способа действий и т.п.;
4. установить контакт, укрепить деловые отношения, а иногда и заключить какое-либо соглашение, закрепив его по возможности письменным протоколом о дальнейших намерениях;
5. динамика любой деловой встречи проходит 4 фазы: контакт, ориентация, решение и оценка, результат.

Первая фаза встречи – это контакт – те секунды, когда вы входите в помещение, здороваетесь и обмениваетесь первыми фразами. Основная цель этой фазы общения – это создание условий для установления партнерских отношений. 

Основная задача, которую вы должны решить в первой фазе, это установление эмоционального контакта с вашим собеседником.

Беседу на деловой встрече нужно  строить последовательно, придерживаясь  намеченного плана.

Позитивное отношение и заинтересованность можно показать такими фразами: «Рады  видеть вас!», «Спасибо, что вы нашли время с нами встретиться!».

Чтобы беседа была продуктивной с  самого начала, надо уметь:

1. установить контакт с собеседником;
2. создать благоприятную атмосферу для беседы;
3. привлечь внимание партёра и пробудить у него интерес к вашей теме.

Если вы хотите, чтобы ваша беседа при первой деловой встрече была результативной, то следует избегать:

1. проявления признаков неуверенности в себе и в необходимости встречи;
2. проявления неуважения в начале встречи, даже в мягкой форме;
3. возбуждения оборонительной позиции собеседника первым же вопросами.

Вторая фаза- ориентация. Основная цель-выяснение сути проблемы, из-за которой произошла встреча.

Эта фаза наиболее длительная, поэтому  вашей задачей является поддержание  контакта с собеседником.

Большое влияние на результат вашей  деловой встречи оказывают стиль и подходы ведения беседы.

Существуют три разных подхода  к ведению бесед: жёсткий, мягкий и принципиальный. Выбор наилучшего для вас подхода зависит от следующих факторов:

1. от ваших целей
2. от того, на чьей стороне реальна сила
3. от умений и навыков сторон

Успешное проведение деловых встреч, бесед и переговоров во многом зависит от соблюдения этических норм и принципов, как точность, честность, корректность и такт, умение выслушать, конкретность.

В случае положительного течения беседы вторая фаза переходит в третью, которая предполагает решение и оценку. Здесь потребуется активное общение с собеседником, т.к. начнётся подбор наиболее устраивающего обе стороны варианта принятия решений. Главная задача на этом этапе - понять, почему возражает собеседник, в чём вы не учли его интересы, про как все это исправить и улучшить решение.

Самая последняя фаза- достижение согласованного решения.

Встречу лучше завершить фразой: «Спасибо за то, что у вас нашлось  время обсудить наши предложения», стандартными фразами: «Мы благодарим вас за то, что нашли время для встречи», «Спасибо за время, которое вы мне уделили».

 

 

 

 

 

 

 

 

Национальные особенности  делового общения

 

Деловое международное  общение  предусматривает необходимость  понимания и учёта особенностей характера и отличительных черт поведения народов, представителей разных стран.

Знание некоторых национальных и психологический особенностей разных стран поможет вам вести  себя в каждой стране сообразно её правилам и главное- добиться успеха.

При налаживании деловых контактов с зарубежными партнёрами и поездках за границу следует обязательно ознакомиться с обычаями и этикетом этих стран. Важно учитывать, где участник переговоров родился, получил образование, живёт и работает в настоящее время. Существует несколько типов переговоров, такие как, американский стиль ведения переговоров, немецкий и английский стили ведения переговоров, французский и испанский стили ведения переговоров, а также многие другие. Остановимся на последних двух.

 

Французский стиль ведения переговоров

 

Переговоры с французскими предпринимателями  значительно отличаются более медленным  темпом. Они не сразу позволяют убедить себя в целесообразности сделанного предложения, предпочитают,  аргументировано и всесторонне обсудить каждую деталь предстоящей сделки.

Они не склонны к торгу и компромиссам, в результате оказывается, что французы достаточно жёстко ведут переговоры, как правило, не имеют «запасной» позиции.

Французы много внимания уделяют  предварительным договорённостям, предпочитают по возможности заранее определить вопросы, которые могут возникнуть в ходе официальной встречи, провести предварительные консультации по ним.

Немаловажным фактором  при проведении переговоров и во время деловых  встреч с ними становится использование  французского языка в качестве официального.

Французы вежливы, учтивы, скептичны  и расчётливы, склонны к непринуждённому  общению, эмоциональны и находчивы. Что же касается одежды - она должна быть из натурального материала.

 

Испанский стиль  ведения переговоров

Стиль ведения переговоров с представителями испанских фирм менее динамичен. Так же, как и предприниматели других стран, испанские бизнесмены большое значение придают тому, чтобы переговоры велись между людьми, занимающими практически равное положение в деловом мире или обществе. Поскольку испанцы очень любят много говорить, то регламент встреч часто не соблюдается.

В Испании любят устраивать деловые  встречи за обеденным столом, при  этом первым начать переговоры должен организатор встречи.

По своему характеру испанцы серьёзны, открыты, галантны, обладают большим чувством юмора  и способностью работать в команде.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

 

1. Сорокина А.В. Основы делового  общения. Конспект лекций.-Ростов  н/Д: Феникс, 2004.-224 с. (Серия «Сессия  без депрессии».)